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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:51
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/20 15:44
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,38 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +La gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
9 +Qu’il s’agisse :
10 +
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 +
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
16 +
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 +)))
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
32 += Exploiter les outils de Flora =
23 23  
34 +== Connaître les règles de base ==
35 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,31 +27,24 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
31 31  
32 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
33 33  
34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
37 37  
48 +Ces grilles dédiées :
49 +
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
54 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 40  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 41  )))
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 -
55 55  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
... ... @@ -58,82 +58,71 @@
58 58  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
66 66  
67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
70 70  
71 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 -Entrée : 2025.1
75 -
76 -Bien : 2025.1.1
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
77 77  )))
78 -|(((
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
79 79  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 -)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
81 81  Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
85 +(((
86 +
87 +)))
82 82  
83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
84 -
85 -Si biens remarquables : saisie individuelle
86 -)))|(% style="width:302px" %)(((
89 +(((
87 87  - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
91 +
88 88  - Joindre un document descriptif
89 89  
90 90  - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 +)))
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
91 91  
92 -- Numérotation :
93 -• Ensemble : année.numérolot.0
94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 -)))|(% style="width:257px" %)(((
96 -Entrée : 2011.3
97 -
99 +
100 +)))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
98 98  Ensemble : 2011.3.0
99 99  
100 100  1er bien : 2011.3.1
101 101  
102 102  2eme bien : 2011.3.2
103 -
104 -
105 105  )))
106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
107 107  Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
108 -
109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
112 112  Entrée : D2025.1
113 -
114 -Bien : D2025.1.1
115 115  )))
116 -|(((
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 117  **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
118 118  
119 119  
120 -)))|(% style="width:209px" %)(((
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 121  Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 -
123 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
124 -
125 -Si biens remarquables : saisie individuelle
126 -)))|(% style="width:302px" %)(((
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
127 127  - Saisie immédiate ou différée
128 128  - Joindre un document descriptif
129 129  
130 130  - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 -- Numérotation :
132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 -)))|(% style="width:257px" %)(((
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
135 135  Entrée : D2011.1
136 -
129 +)))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
137 137  Ensemble : D2011.1.0
138 138  
139 139  1er bien : D2011.1.1
... ... @@ -140,52 +140,35 @@
140 140  
141 141  2eme bien : D2011.1.2
142 142  )))
143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
144 144  Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
145 -
146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 -)))|(% style="width:302px" %)(((
148 -- Entrée liée : année.0
149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
150 -
151 -
152 -- Numérotation biens :
153 -• Bien simple : année.0.numérobien
154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 -)))|(% style="width:257px" %)(((
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
157 157  Entrée : 2011.0
158 -
159 -Bien : 2011.0.35
160 -
161 -
162 -**Ensembles complexes **:
163 -
164 -Entrée : 2011.0
165 -
142 +
143 +)))
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
166 166  Ensemble : 2011.0.36.0
167 -
168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
169 169  )))
170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
171 171  Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
175 175  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
156 +== Garantir la complétude des données ==
179 179  
180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
182 182  
183 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
160 +En cas d’information absente :
184 184  
185 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
165 +=== Table Entrées ===
189 189  
190 190  * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 191  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -195,7 +195,7 @@
195 195  * Date de l’acte d’acquisition
196 196  * Mention des concours publics (AS / ANS)
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
175 +=== Table Biens ===
199 199  
200 200  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 201  
... ... @@ -210,417 +210,245 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -(% class="box infomessage" %)
214 -(((
215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 -)))
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
217 217  
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
218 218  
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
219 219  
196 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
220 220  
221 -
222 -
223 -
224 -)))
225 -)))|(% style="width:300px" %)(((
226 -(% class="box" %)
227 227  (((
228 -**Sommaire**
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
229 229  )))
230 230  
231 -(% class="box" %)
232 -(((
233 -**Aller plus loin**
203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
236 -* Saisir une entrée
237 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
238 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
239 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
240 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
241 -)))
205 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
242 242  
243 -(% class="box" %)
244 244  (((
245 -**Icônes principales**
246 -)))
247 -)))
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
248 248  
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
249 249  
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
250 250  
251 251  
252 252  
219 +
220 +)))
253 253  
222 +(((
223 +
224 +)))
254 254  
226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 256  
229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 257  
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
258 258  
233 +=== Valider la saisie ===
259 259  
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
260 260  
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
261 261  
240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 262  
263 263  
243 +=== Refuser la saisie ===
264 264  
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
265 265  
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
266 266  
251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  
268 -
269 -
270 -
271 -
272 -
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -
292 -
293 -
294 -
295 -= Intégration des notices biens au registre =
296 -
297 -
298 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
299 -
300 -
301 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
302 -
303 -
304 -[[image:1747732762213-559.png]]
305 -
306 -
307 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
308 -
309 -(% class="box infomessage" %)
310 310  (((
311 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
312 -
313 -* Avis des instances scientifiques
314 -* Prix
315 -* Inscriptions
316 -* Constat d’état initial
317 -
318 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
319 -
320 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
254 +
321 321  )))
322 322  
323 -[[image:1747732693654-638.png]]
324 -
325 -
326 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
327 -
328 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
329 -
330 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
331 -
332 -
333 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
334 -
335 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
336 -
337 -
338 -[[image:1747733244856-550.png]]
339 -
340 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
341 -.
342 -
343 -[[image:1747733341634-347.png]]
344 -
345 -(% class="wikigeneratedid" %)
346 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
347 -
348 -
349 -[[image:1747733457810-510.png]]
350 -
351 -
352 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
353 -
354 -
355 -
356 -[[image:1747734678656-824.png]]
357 -
358 -
359 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
360 -
361 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
362 -
363 -
364 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
365 -
366 -
367 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
368 -
369 -
370 -
371 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
372 -
373 -[[image:1747733892872-758.png]]
374 -
375 -
376 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
377 -
378 -[[image:1747733938343-251.png]]
379 -
380 -(% class="box warningmessage" %)
381 381  (((
382 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 383  )))
384 384  
385 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
386 386  
387 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
388 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
391 391  
265 +== Lancer l’intégration au registre ==
392 392  
393 -= Édition des registres =
267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
394 394  
269 +(((
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
395 395  
396 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
397 397  
398 -[[image:1747734834496-206.png]]
399 399  
400 400  
401 401  (% class="box infomessage" %)
402 402  (((
403 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
404 404  )))
284 +)))
405 405  
406 -Il est possible de sélectionner :
286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
409 -* L’année d'inscription au registre
410 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
411 411  
412 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
413 413  
414 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415 415  
416 416  
417 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
418 418  
419 -[[image:1747734875829-175.png]]
296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
422 422  
423 -[[image:1747734980868-601.png]]
299 +== Confirmer l’intégration ==
424 424  
425 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
426 426  
427 -[[image:1747735028293-815.png]]
428 428  
429 429  
307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 430  
431 -Résultat :
432 432  
433 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 434  
435 435  
436 -(% class="wikigeneratedid" %)
437 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 439  
440 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
316 += Consulter et éditer les registres =
441 441  
318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
442 442  
443 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
444 444  
445 -(% class="box successmessage" %)
446 -(((
447 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
448 -)))
322 +== Consulter le registre ==
449 449  
450 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 +1. (((
326 +Renseignez les critères de filtrage :
451 451  
452 -(% class="box successmessage" %)
453 -(((
454 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
328 +* **Année d’inscription au registre**
329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
455 455  )))
332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
456 456  
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
457 457  
458 -[[image:1747735219379-682.png]]
336 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 460  
461 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
339 +== Éditer le registre ==
462 462  
463 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
464 464  
343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
465 465  
466 -
467 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
468 -
469 -
470 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
471 -
472 -(% class="box successmessage" %)
348 +(% class="box infomessage" %)
473 473  (((
474 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
475 475  )))
476 476  
477 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +)))
478 478  
479 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
480 -* Radier le bien du registre des dépôts
481 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
482 482  
483 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
484 484  
485 485  
486 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
487 487  
360 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 488  
489 -[[image:1747739157175-278.png]]
490 490  
363 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 491  
492 -[[image:1747739231189-417.png]]
493 493  
366 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
494 494  
495 495  
496 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
369 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
497 497  
371 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
498 498  
499 -==== Attachement unitaire ====
373 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
374 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
500 500  
501 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
376 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 502  
503 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
504 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
378 +
379 +)))
505 505  
506 -[[image:1747740793119-487.png]]
507 -
508 -
509 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
510 -
511 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
512 -
513 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
514 -
515 -* Sélectionner les notices à rattacher
516 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
517 -
518 -[[image:1747740946609-961.png]]
519 -
520 -
521 -Première association à effectuer :
522 -
523 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
524 -* Lancer le traitement
525 -
526 -[[image:1747741015186-251.png]]
527 -
528 -
529 -Seconde association à effectuer :
530 -
531 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
532 -* Lancer le traitement
533 -
534 -[[image:1747741041295-431.png]]
535 -
536 -
537 -== Radiation du registre des dépôts ==
538 -
539 -
540 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
541 -
542 -
543 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
544 -
545 -[[image:1747739687774-731.png]]
546 -
547 -
548 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
549 -
550 -
551 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
552 -
553 -[[image:1747739728922-844.png]]
554 -
555 -
556 -(% class="box successmessage" %)
557 557  (((
558 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
559 -)))
382 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
560 560  
561 -
562 -[[image:1747739870875-332.png]]
563 -
564 -
565 -(% class="box warningmessage" %)
384 +
385 +)))
386 +)))|(% style="width:300px" %)(((
387 +(% class="box" %)
566 566  (((
567 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
389 +**Sommaire**
390 +
391 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
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570 -
571 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
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573 -[[image:1747739908497-919.png]]
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576 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
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579 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
580 -
581 -
582 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
583 -
584 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
585 -
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587 -[[image:1747740027614-948.png]]
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589 -
590 -[[image:1747740075472-359.png]]
591 -
592 -
593 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
594 -
595 -
596 -[[image:1747740216286-288.png]]
597 -
598 -
599 -(% class="box warningmessage" %)
394 +(% class="box" %)
600 600  (((
601 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
396 +**Aller plus loin***
397 +
398 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
399 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
400 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
401 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
402 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
403 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
404 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
602 602  )))
603 603  
604 -
605 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
606 -
607 -
608 -(% class="box warningmessage" %)
407 +(% class="box" %)
609 609  (((
610 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
409 +**Icônes principales**
410 +
411 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
412 +
413 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
414 +
415 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
416 +
417 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
418 +
419 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
424 +
425 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
426 +
427 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
611 611  )))
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613 -[[image:1747740258746-408.png]]
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619 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
620 -
621 -[[image:1747733815373-706.png]]
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