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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:51
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,295 +1,411 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 +== Réglementation ==
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
31 31  
32 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
33 33  
34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 37  
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 +
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 +
25 +
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 +
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 +
30 +
31 +== Modalités pratiques ==
32 +
33 +
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 +
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
40 +
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 +
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 +
45 +
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 +
48 +
49 +(% class="box warningmessage" %)
50 +(((
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 +)))
53 +
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 +
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
58 +
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 +
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 +
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
65 +
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
41 41  )))
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 54  
55 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 66  
67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
70 70  
71 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 -Entrée : 2025.1
75 75  
76 -Bien : 2025.1.1
82 +
83 +== Attention : le registre papier fait foi ==
84 +
85 +
86 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
87 +
88 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
89 +
90 +(% class="box warningmessage" %)
91 +(((
92 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
77 77  )))
78 -|(((
79 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 -)))|(% style="width:209px" %)(((
81 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
82 82  
83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
84 84  
85 -Si biens remarquables : saisie individuelle
86 -)))|(% style="width:302px" %)(((
87 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 -- Joindre un document descriptif
96 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
89 89  
90 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
91 91  
92 -- Numérotation :
93 -• Ensemble : année.numérolot.0
94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 -)))|(% style="width:257px" %)(((
96 -Entrée : 2011.3
99 +=== Nouvelles acquisitions ===
97 97  
98 -Ensemble : 2011.3.0
99 99  
100 -1er bien : 2011.3.1
102 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
101 101  
102 -2eme bien : 2011.3.2
104 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
103 103  
104 -
106 +
107 +(% class="box infomessage" %)
108 +(((
109 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
105 105  )))
106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
108 108  
109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 -Entrée : D2025.1
113 113  
114 -Bien : D2025.1.1
115 -)))
116 -|(((
117 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
113 +=== Inventaire rétrospectifs ===
118 118  
115 +
116 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
117 +
118 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
119 119  
120 -)))|(% style="width:209px" %)(((
121 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 122  
123 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
121 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
124 124  
125 -Si biens remarquables : saisie individuelle
126 -)))|(% style="width:302px" %)(((
127 -- Saisie immédiate ou différée
128 -- Joindre un document descriptif
123 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
129 129  
130 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 -- Numérotation :
132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 -)))|(% style="width:257px" %)(((
135 -Entrée : D2011.1
125 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
136 136  
137 -Ensemble : D2011.1.0
138 138  
139 -1er bien : D2011.1.1
128 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
140 140  
141 -2eme bien : D2011.1.2
130 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
131 +* le numéro de lot : 0
132 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
133 +
134 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
135 +
136 +
137 +[[image:1747723638621-244.png]]
138 +
139 +(% style="text-align: center;" %)
140 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
141 +
142 +
143 +
144 +[[image:1747723844014-278.png]]
145 +
146 +(% style="text-align: center;" %)
147 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
148 +
149 +
150 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
151 +
152 +
153 +(% class="box infomessage" %)
154 +(((
155 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
156 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
157 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
142 142  )))
143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
145 145  
146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 -)))|(% style="width:302px" %)(((
148 -- Entrée liée : année.0
149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
150 150  
161 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
151 151  
152 -- Numérotation biens :
153 -• Bien simple : année.0.numérobien
154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 -)))|(% style="width:257px" %)(((
157 -Entrée : 2011.0
158 158  
159 -Bien : 2011.0.35
164 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
160 160  
161 161  
162 -**Ensembles complexes **:
167 +=== Récolement décennal ===
163 163  
164 -Entrée : 2011.0
165 165  
166 -Ensemble : 2011.0.36.0
170 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
167 167  
168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
172 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
173 +
174 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
175 +
176 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
177 +
178 +
179 +=== Ensembles complexes ===
180 +
181 +
182 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
183 +
184 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
185 +
186 +(% class="box successmessage" %)
187 +(((
188 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
169 169  )))
170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
191 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
179 179  
180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
193 +* 2011.0.1               bien simple
194 +* 2011.0.2               bien simple
195 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
196 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
197 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
198 +* 2011.0.4               bien simple
199 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
200 +* etc.
182 182  
183 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
202 += Saisie des données nécessaires au registres =
184 184  
185 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
205 +== Champs obligatoires en saisie ==
189 189  
190 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
207 +
208 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
209 +
210 +(% class="box warningmessage" %)
211 +(((
212 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
213 +)))
214 +
215 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
216 +
217 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
218 +
219 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
220 +
221 +* Mode acquisition (thésaurus)
222 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
192 192  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 193  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 194  * Référence de l’acte
195 -* Date de l’acte d’acquisition
196 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
226 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
227 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
229 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
199 199  
200 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 -
202 202  * Numéro d’inventaire
203 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
232 +* Date d’affectation
233 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
234 +* Prix d’achat
204 204  * Domaine (thésaurus)
205 205  * Dénomination (thésaurus)
206 206  * Matières/techniques (thésaurus)
207 207  * Dimensions
208 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
209 -* Prix d’achat
210 -* Inscriptions (thésaurus)
211 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
239 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
240 +* Date du constat état (assistant datation)
241 +* État de conservation (liste de contrôle)
212 212  
213 213  (% class="box infomessage" %)
214 214  (((
215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
245 +(% style="text-align: center;" %)
246 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
216 216  )))
217 217  
249 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
218 218  
219 219  
252 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
220 220  
221 221  
255 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
222 222  
223 -
224 -)))
225 -)))|(% style="width:300px" %)(((
226 -(% class="box" %)
257 +
258 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
259 +
260 +
261 +[[image:1747723969669-261.png]]
262 +
263 +(% style="text-align: center;" %)
264 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
265 +
266 +
267 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
268 +
269 +
270 +[[image:1747724102358-210.png]]
271 +
272 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
273 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
274 +
275 +
276 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
227 227  (((
228 -**Sommaire**
278 +(% style="text-align: left;" %)
279 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
229 229  )))
230 230  
231 -(% class="box" %)
232 -(((
233 -**Aller plus loin**
234 234  
235 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
236 -* Saisir une entrée
237 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
238 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
239 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
240 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
283 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
284 +
285 +
286 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
287 +
288 +
289 +[[image:1747724180433-782.png]]
290 +
291 +(% style="text-align: center;" %)
292 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
293 +
294 +
295 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
296 +
297 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
298 +
299 +
300 +[[image:1747724251875-618.png]]
301 +
302 +(% style="text-align: center;" %)
303 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
304 +
305 +
306 +(% class="box infomessage" %)
307 +(((
308 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
241 241  )))
242 242  
243 -(% class="box" %)
311 +
312 +=== Biens ===
313 +
314 +
315 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
316 +
317 +
318 +[[image:1747724329047-588.png]]
319 +
320 +(% style="text-align: center;" %)
321 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
322 +
323 +
324 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
325 +
326 +
327 +(% class="box infomessage" %)
244 244  (((
245 -**Icônes principales**
329 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
246 246  )))
247 -)))
248 248  
332 +[[image:1747724385543-970.png]]
249 249  
334 +(% style="text-align: center;" %)
335 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
250 250  
251 251  
338 +(% class="box warningmessage" %)
339 +(((
340 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
341 +)))
252 252  
253 253  
344 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
254 254  
346 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
255 255  
256 256  
349 +[[image:1747725032932-364.png]]
257 257  
258 258  
352 +=== Biens : Ensembles complexes ===
259 259  
260 260  
355 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
261 261  
262 262  
358 +[[image:1747725129124-544.png]]
263 263  
264 264  
361 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
265 265  
363 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
266 266  
267 267  
366 +[[image:1747725362450-684.png]]
268 268  
269 269  
369 +(% class="box infomessage" %)
370 +(((
371 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
372 +)))
270 270  
374 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
271 271  
376 +[[image:1747725317402-667.png]]
272 272  
273 273  
379 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
274 274  
381 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
275 275  
276 276  
384 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
277 277  
278 278  
387 +=== Entrée ===
279 279  
280 280  
390 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
281 281  
282 282  
393 +[[image:1747725797202-722.png]]
283 283  
284 284  
396 +=== Biens ===
285 285  
286 286  
399 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
287 287  
401 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
288 288  
289 289  
404 +[[image:1747725926983-893.png]]
290 290  
291 291  
292 292  
408 +[[image:1747727404840-527.png]]
293 293  
294 294  
295 295  = Intégration des notices biens au registre =
... ... @@ -393,11 +393,15 @@
393 393  = Édition des registres =
394 394  
395 395  
396 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
397 397  
398 -[[image:1747734834496-206.png]]
399 399  
515 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
400 400  
517 +
518 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
519 +
520 +
401 401  (% class="box infomessage" %)
402 402  (((
403 403  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -414,23 +414,25 @@
414 414  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
415 415  
416 416  
417 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
537 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
418 418  
419 -[[image:1747734875829-175.png]]
539 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
420 420  
421 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
422 422  
423 -[[image:1747734980868-601.png]]
542 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
424 424  
425 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
544 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
426 426  
427 -[[image:1747735028293-815.png]]
428 428  
547 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
429 429  
549 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
430 430  
551 +
552 +
431 431  Résultat :
432 432  
433 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
555 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
434 434  
435 435  
436 436  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -442,28 +442,29 @@
442 442  
443 443  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
444 444  
567 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
568 +
445 445  (% class="box successmessage" %)
446 446  (((
447 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
571 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
448 448  )))
449 449  
450 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
451 451  
575 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
576 +
452 452  (% class="box successmessage" %)
453 453  (((
454 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
579 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
455 455  )))
456 456  
457 457  
458 -[[image:1747735219379-682.png]]
583 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
459 459  
460 460  
461 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
586 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
462 462  
463 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
464 464  
465 465  
466 -
467 467  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
468 468  
469 469  
... ... @@ -483,13 +483,13 @@
483 483  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
484 484  
485 485  
486 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
609 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
487 487  
488 488  
489 -[[image:1747739157175-278.png]]
612 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
490 490  
491 491  
492 -[[image:1747739231189-417.png]]
615 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
493 493  
494 494  
495 495  
... ... @@ -496,44 +496,9 @@
496 496  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
497 497  
498 498  
499 -==== Attachement unitaire ====
622 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
500 500  
501 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
502 502  
503 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
504 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
505 -
506 -[[image:1747740793119-487.png]]
507 -
508 -
509 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
510 -
511 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
512 -
513 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
514 -
515 -* Sélectionner les notices à rattacher
516 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
517 -
518 -[[image:1747740946609-961.png]]
519 -
520 -
521 -Première association à effectuer :
522 -
523 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
524 -* Lancer le traitement
525 -
526 -[[image:1747741015186-251.png]]
527 -
528 -
529 -Seconde association à effectuer :
530 -
531 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
532 -* Lancer le traitement
533 -
534 -[[image:1747741041295-431.png]]
535 -
536 -
537 537  == Radiation du registre des dépôts ==
538 538  
539 539  
... ... @@ -542,17 +542,20 @@
542 542  
543 543  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
544 544  
545 -[[image:1747739687774-731.png]]
546 546  
634 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
547 547  
636 +
637 +
548 548  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
549 549  
550 550  
551 551  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
552 552  
553 -[[image:1747739728922-844.png]]
554 554  
644 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
555 555  
646 +
556 556  (% class="box successmessage" %)
557 557  (((
558 558  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -559,7 +559,7 @@
559 559  )))
560 560  
561 561  
562 -[[image:1747739870875-332.png]]
653 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
563 563  
564 564  
565 565  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -570,10 +570,9 @@
570 570  
571 571  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
572 572  
573 -[[image:1747739908497-919.png]]
574 574  
665 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
575 575  
576 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
577 577  
578 578  
579 579  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -581,21 +581,21 @@
581 581  
582 582  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
583 583  
584 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
585 585  
675 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
586 586  
587 -[[image:1747740027614-948.png]]
588 588  
678 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
589 589  
590 -[[image:1747740075472-359.png]]
591 591  
681 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
592 592  
683 +
593 593  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
594 594  
686 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
595 595  
596 -[[image:1747740216286-288.png]]
597 597  
598 -
599 599  (% class="box warningmessage" %)
600 600  (((
601 601  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -605,22 +605,13 @@
605 605  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
606 606  
607 607  
608 -(% class="box warningmessage" %)
609 -(((
610 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
611 -)))
698 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
612 612  
613 -[[image:1747740258746-408.png]]
614 614  
701 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
615 615  
616 -[[image:1747740398485-927.png]]
617 617  
618 -
619 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
620 -
621 -[[image:1747733815373-706.png]]
622 -
623 -
624 -Résultat :
625 -
626 -[[image:1747740624210-211.png]]
704 +(% class="box warningmessage" %)
705 +(((
706 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
707 +)))
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