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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:50
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À la version 71.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -210,283 +210,240 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -(% class="box infomessage" %)
214 -(((
215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 -)))
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
217 217  
216 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
218 218  
218 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 -
221 -
222 -
223 -)))
224 -)))|(% style="width:300px" %)(((
225 -(% class="box" %)
226 226  (((
227 -**Sommaire**
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
228 228  )))
229 229  
230 -(% class="box" %)
231 231  (((
232 -**Aller plus loin**
225 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
226 +)))
233 233  
234 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
235 -* Saisir une entrée
236 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
237 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
238 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
239 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
228 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +
230 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
231 +
232 +(((
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
240 240  )))
241 241  
242 -(% class="box" %)
243 243  (((
244 -**Icônes principales**
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
245 245  )))
246 -)))
247 247  
245 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 249  
248 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 250  
250 +== Valider ou refuser la notice ==
251 251  
252 +Dans la barre d’outils :
252 252  
254 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
253 253  
257 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
254 254  
259 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 256  
262 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
257 257  
264 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 258  
266 +(((
259 259  
268 +)))
260 260  
261 -
270 +(((
271 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 +)))
262 262  
263 -
264 264  
265 -
275 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 266  
267 267  
268 -
278 +== Lancer l’intégration au registre ==
269 269  
270 -
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
271 271  
282 +(((
283 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
272 272  
273 -
285 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
274 274  
275 -
287 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
276 276  
277 -
290 +(% class="box infomessage" %)
291 +(((
292 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
293 +)))
294 +)))
278 278  
279 -
296 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 280  
281 281  
282 -
299 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
283 283  
284 -
301 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 285  
286 -
287 287  
288 -
304 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
289 289  
290 -
306 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 -
293 293  
294 -
309 +== Confirmer l’intégration ==
295 295  
296 -
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
297 297  
314 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
299 299  
300 -
317 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -
303 303  
320 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -
306 306  
307 -
323 += Consulter et éditer les registres =
308 308  
309 -
325 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
310 310  
311 -
327 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
312 312  
329 +== Consulter le registre ==
313 313  
331 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
332 +1. (((
333 +Renseignez les critères de filtrage :
314 314  
335 +* **Année d’inscription au registre**
336 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
337 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
338 +)))
339 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
315 315  
341 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
316 316  
343 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 -= Intégration des notices biens au registre =
319 319  
346 +== Éditer le registre ==
320 320  
321 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
348 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
322 322  
350 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
351 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
352 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
353 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
323 323  
324 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
325 -
326 -
327 -[[image:1747732762213-559.png]]
328 -
329 -
330 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
331 -
332 332  (% class="box infomessage" %)
333 333  (((
334 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
357 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
358 +)))
335 335  
336 -* Avis des instances scientifiques
337 -* Prix
338 -* Inscriptions
339 -* Constat d’état initial
340 -
341 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
342 -
343 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
360 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  )))
345 345  
346 -[[image:1747732693654-638.png]]
347 347  
348 348  
349 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
350 350  
351 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
352 352  
353 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
354 354  
368 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 355  
356 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
357 357  
358 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
371 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359 359  
360 360  
361 -[[image:1747733244856-550.png]]
374 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  
363 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
364 -.
365 365  
366 -[[image:1747733341634-347.png]]
377 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
367 367  
368 -(% class="wikigeneratedid" %)
369 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
379 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
370 370  
381 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
371 371  
372 -[[image:1747733457810-510.png]]
383 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
385 +
386 +)))
374 374  
375 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
388 +(((
389 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
377 377  
378 378  
379 -[[image:1747734678656-824.png]]
380 380  
381 381  
382 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
383 383  
384 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
385 385  
386 386  
387 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
388 388  
399 +
400 +)))
401 +)))|(% style="width:300px" %)(((
402 +(% class="box" %)
403 +(((
404 +**Sommaire**
389 389  
390 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
406 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
407 +)))
391 391  
392 -
393 -
394 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
395 -
396 -[[image:1747733892872-758.png]]
397 -
398 -
399 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
400 -
401 -[[image:1747733938343-251.png]]
402 -
403 -(% class="box warningmessage" %)
409 +(% class="box" %)
404 404  (((
405 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
411 +**Aller plus loin**
412 +
413 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
414 +* Saisir une entrée
415 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
416 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
417 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
418 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
419 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
406 406  )))
407 407  
408 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
409 -
410 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
411 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
412 -
413 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
414 -
415 -
416 -= Édition des registres =
417 -
418 -
419 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
420 -
421 -[[image:1747734834496-206.png]]
422 -
423 -
424 -(% class="box infomessage" %)
422 +(% class="box" %)
425 425  (((
426 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
424 +**Icônes principales**
427 427  )))
426 +)))
428 428  
429 -Il est possible de sélectionner :
430 430  
431 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
432 -* L’année d'inscription au registre
433 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
434 434  
435 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
436 436  
437 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
438 438  
439 439  
440 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
441 441  
442 -[[image:1747734875829-175.png]]
443 443  
444 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
445 445  
446 -[[image:1747734980868-601.png]]
447 447  
448 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
449 449  
450 -[[image:1747735028293-815.png]]
451 451  
452 452  
453 453  
454 -Résultat :
455 455  
456 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
457 457  
458 458  
459 -(% class="wikigeneratedid" %)
460 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
461 461  
462 462  
463 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
464 464  
465 465  
466 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
467 -
468 -(% class="box successmessage" %)
469 -(((
470 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
471 -)))
472 -
473 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
474 -
475 -(% class="box successmessage" %)
476 -(((
477 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
478 -)))
479 -
480 -
481 -[[image:1747735219379-682.png]]
482 -
483 -
484 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
485 -
486 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
487 -
488 -
489 -
490 490  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
491 491  
492 492  
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