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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:50
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À la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -52,10 +52,10 @@
52 52  |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 53  |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 54  
55 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 61  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
... ... @@ -197,7 +197,7 @@
197 197  
198 198  == Champs obligatoires dans la table Biens ==
199 199  
200 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
201 201  
202 202  * Numéro d’inventaire
203 203  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
... ... @@ -218,7 +218,6 @@
218 218  
219 219  
220 220  
221 -
222 222  
223 223  )))
224 224  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -249,72 +249,165 @@
249 249  
250 250  
251 251  
251 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
252 252  
253 253  
254 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
254 254  
255 255  
257 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
256 256  
257 257  
260 +[[image:1747723969669-261.png]]
258 258  
259 -
262 +(% style="text-align: center;" %)
263 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
260 260  
261 -
262 262  
263 -
266 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
264 264  
265 -
266 266  
269 +[[image:1747724102358-210.png]]
267 267  
268 -
271 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
272 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
269 269  
270 -
271 271  
275 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
276 +(((
277 +(% style="text-align: left;" %)
278 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
279 +)))
272 272  
273 -
274 274  
275 -
282 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
276 276  
277 -
278 278  
279 -
285 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
280 280  
281 281  
282 -
288 +[[image:1747724180433-782.png]]
283 283  
284 -
290 +(% style="text-align: center;" %)
291 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
285 285  
286 -
287 287  
288 -
294 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
289 289  
290 -
296 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
291 291  
292 -
293 293  
294 -
299 +[[image:1747724251875-618.png]]
295 295  
296 -
301 +(% style="text-align: center;" %)
302 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
297 297  
298 298  
305 +(% class="box infomessage" %)
306 +(((
307 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
308 +)))
299 299  
300 -
301 301  
302 -
311 +=== Biens ===
303 303  
304 304  
305 -
314 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
306 306  
307 -
308 308  
309 -
317 +[[image:1747724329047-588.png]]
310 310  
311 -
319 +(% style="text-align: center;" %)
320 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
312 312  
313 313  
323 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
314 314  
315 315  
326 +(% class="box infomessage" %)
327 +(((
328 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
329 +)))
316 316  
331 +[[image:1747724385543-970.png]]
317 317  
333 +(% style="text-align: center;" %)
334 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
335 +
336 +
337 +(% class="box warningmessage" %)
338 +(((
339 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
340 +)))
341 +
342 +
343 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
344 +
345 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
346 +
347 +
348 +[[image:1747725032932-364.png]]
349 +
350 +
351 +=== Biens : Ensembles complexes ===
352 +
353 +
354 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
355 +
356 +
357 +[[image:1747725129124-544.png]]
358 +
359 +
360 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
361 +
362 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
363 +
364 +
365 +[[image:1747725362450-684.png]]
366 +
367 +
368 +(% class="box infomessage" %)
369 +(((
370 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
371 +)))
372 +
373 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
374 +
375 +[[image:1747725317402-667.png]]
376 +
377 +
378 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
379 +
380 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
381 +
382 +
383 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
384 +
385 +
386 +=== Entrée ===
387 +
388 +
389 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
390 +
391 +
392 +[[image:1747725797202-722.png]]
393 +
394 +
395 +=== Biens ===
396 +
397 +
398 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
399 +
400 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
401 +
402 +
403 +[[image:1747725926983-893.png]]
404 +
405 +
406 +
407 +[[image:1747727404840-527.png]]
408 +
409 +
318 318  = Intégration des notices biens au registre =
319 319  
320 320  
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Auteur
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1 -XWiki.DBA
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1 -XWiki.DBA
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