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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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À la version 90.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -19,8 +19,10 @@
19 19  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 20  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
23 23  
25 +== Principe général ==
26 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,7 +27,7 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
31 31  
32 32  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
33 33  
... ... @@ -40,7 +40,7 @@
40 40  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 41  )))
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
46 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 44  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 45  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 46  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -52,17 +52,15 @@
52 52  |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 53  |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 54  
55 -[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
66 66  
67 67  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 68  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -175,17 +175,22 @@
175 175  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 176  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
179 179  
180 180  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 181  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
182 182  
184 +(% class="box warningmessage" %)
185 +(((
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 +)))
188 +
183 183  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
184 184  
185 185  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 186  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
194 +=== Table Entrées ===
189 189  
190 190  * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 191  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -195,9 +195,9 @@
195 195  * Date de l’acte d’acquisition
196 196  * Mention des concours publics (AS / ANS)
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
204 +=== Table Biens ===
199 199  
200 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
206 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 201  
202 202  * Numéro d’inventaire
203 203  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
... ... @@ -210,532 +210,339 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -(% class="box infomessage" %)
214 -(((
215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 -)))
219 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
217 217  
221 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
218 218  
223 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 -
221 -
222 -)))
223 -)))|(% style="width:300px" %)(((
224 -(% class="box" %)
225 225  (((
226 -**Sommaire**
226 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
227 227  )))
228 228  
229 -(% class="box" %)
230 230  (((
231 -**Aller plus loin**
232 -
233 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
234 -* Saisir une entrée
235 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
236 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
237 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
238 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
230 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
239 239  )))
240 240  
241 -(% class="box" %)
242 -(((
243 -**Icônes principales**
244 -)))
245 -)))
233 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
235 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
247 247  
248 -
249 -
250 -
251 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
252 -
253 -
254 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
255 -
256 -
257 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
258 -
259 -
260 -[[image:1747723969669-261.png]]
261 -
262 -(% style="text-align: center;" %)
263 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
264 -
265 -
266 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
267 -
268 -
269 -[[image:1747724102358-210.png]]
270 -
271 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
272 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
273 -
274 -
275 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
276 276  (((
277 -(% style="text-align: left;" %)
278 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
279 279  )))
280 280  
241 +(((
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
281 281  
282 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
283 283  
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
248 +)))
284 284  
285 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
250 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 287  
288 -[[image:1747724180433-782.png]]
253 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -(% style="text-align: center;" %)
291 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
255 +== Valider ou refuser la notice ==
292 292  
257 +Dans la barre d’outils :
293 293  
294 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
259 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
260 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
295 295  
296 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
262 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
297 297  
264 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
299 -[[image:1747724251875-618.png]]
300 300  
301 -(% style="text-align: center;" %)
302 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
267 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
303 303  
269 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -(% class="box infomessage" %)
306 306  (((
307 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
272 +
308 308  )))
309 309  
310 -
311 -=== Biens ===
312 -
313 -
314 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
315 -
316 -
317 -[[image:1747724329047-588.png]]
318 -
319 -(% style="text-align: center;" %)
320 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
321 -
322 -
323 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
324 -
325 -
326 -(% class="box infomessage" %)
327 327  (((
328 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
276 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  )))
330 330  
331 -[[image:1747724385543-970.png]]
332 332  
333 -(% style="text-align: center;" %)
334 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
280 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 336  
337 -(% class="box warningmessage" %)
338 -(((
339 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
340 -)))
283 +== Lancer l’intégration au registre ==
341 341  
285 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
342 342  
343 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
287 +(((
288 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
344 344  
345 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
290 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
346 346  
292 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
293 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
347 347  
348 -[[image:1747725032932-364.png]]
349 -
350 -
351 -=== Biens : Ensembles complexes ===
352 -
353 -
354 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
355 -
356 -
357 -[[image:1747725129124-544.png]]
358 -
359 -
360 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
361 -
362 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
363 -
364 -
365 -[[image:1747725362450-684.png]]
366 -
367 -
368 368  (% class="box infomessage" %)
369 369  (((
370 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
297 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
371 371  )))
299 +)))
372 372  
373 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
301 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  
375 -[[image:1747725317402-667.png]]
376 376  
304 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
377 377  
378 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
306 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 379  
380 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
381 381  
309 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
382 382  
383 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
311 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
385 385  
386 -=== Entrée ===
314 +== Confirmer l’intégration ==
387 387  
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
388 388  
389 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
390 390  
320 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 -[[image:1747725797202-722.png]]
393 393  
323 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 -=== Biens ===
396 396  
326 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 397  
398 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
399 399  
400 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
329 += Consulter et éditer les registres =
401 401  
331 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
402 402  
403 -[[image:1747725926983-893.png]]
333 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
404 404  
335 +== Consulter le registre ==
405 405  
337 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
338 +1. (((
339 +Renseignez les critères de filtrage :
406 406  
407 -[[image:1747727404840-527.png]]
341 +* **Année d’inscription au registre**
342 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
343 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
344 +)))
345 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
408 408  
347 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
409 409  
410 -= Intégration des notices biens au registre =
349 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 411  
412 412  
413 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
352 +== Éditer le registre ==
414 414  
354 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
415 415  
416 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
356 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
357 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
358 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
359 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
417 417  
418 -
419 -[[image:1747732762213-559.png]]
420 -
421 -
422 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
423 -
424 424  (% class="box infomessage" %)
425 425  (((
426 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
363 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
364 +)))
427 427  
428 -* Avis des instances scientifiques
429 -* Prix
430 -* Inscriptions
431 -* Constat d’état initial
432 -
433 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 -
435 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
366 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  )))
437 437  
438 -[[image:1747732693654-638.png]]
439 439  
440 440  
441 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
442 442  
443 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
444 444  
445 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
446 446  
374 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 447  
448 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
449 449  
450 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
377 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 451  
452 452  
453 -[[image:1747733244856-550.png]]
380 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 454  
455 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 -.
457 457  
458 -[[image:1747733341634-347.png]]
383 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
459 459  
460 -(% class="wikigeneratedid" %)
461 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
385 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
462 462  
387 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
463 463  
464 -[[image:1747733457810-510.png]]
389 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 465  
391 +
392 +)))
466 466  
467 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
394 +(((
395 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 468  
469 469  
398 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
470 470  
471 -[[image:1747734678656-824.png]]
400 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
401 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
472 472  
473 -
474 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
475 -
476 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
477 -
478 -
479 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
480 -
481 -
482 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
483 -
484 -
485 -
486 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 -
488 -[[image:1747733892872-758.png]]
489 -
490 -
491 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
492 -
493 -[[image:1747733938343-251.png]]
494 -
495 -(% class="box warningmessage" %)
403 +(% class="box infomessage" %)
496 496  (((
497 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
405 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
498 498  )))
499 499  
500 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
408 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
501 501  
502 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
503 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
410 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 +1. (((
412 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
504 504  
505 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
414 +* (((
415 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
506 506  
417 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
418 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
419 +)))
420 +* (((
421 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
507 507  
508 -= Édition des registres =
509 -
510 -
511 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 -
513 -[[image:1747734834496-206.png]]
514 -
515 -
516 -(% class="box infomessage" %)
517 -(((
518 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
423 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
519 519  )))
426 +)))
520 520  
521 -Il est possible de sélectionner :
428 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 522  
523 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
524 -* L’année d'inscription au registre
525 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
526 526  
527 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
431 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
528 528  
529 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
530 530  
434 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
531 531  
532 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
436 +Depuis la notice du bien, renseignez :
533 533  
534 -[[image:1747734875829-175.png]]
438 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
439 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
535 535  
536 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
441 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 537  
538 -[[image:1747734980868-601.png]]
539 539  
540 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
444 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
541 541  
542 -[[image:1747735028293-815.png]]
446 +Utilisez la fonction d’association multiple :
543 543  
448 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
544 544  
451 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 545  
546 -Résultat :
547 547  
548 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
454 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 549  
550 550  
551 -(% class="wikigeneratedid" %)
552 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
457 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 553  
554 554  
555 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
460 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
556 556  
462 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
557 557  
558 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
559 -
560 -(% class="box successmessage" %)
466 +(% class="box infomessage" %)
561 561  (((
562 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
468 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
563 563  )))
564 564  
565 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
471 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566 566  
567 -(% class="box successmessage" %)
568 -(((
569 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
570 -)))
571 571  
474 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
572 572  
573 -[[image:1747735219379-682.png]]
574 574  
477 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
575 575  
576 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
577 577  
578 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
480 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
579 579  
580 580  
483 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
581 581  
582 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
583 583  
486 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
584 584  
585 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
488 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
490 +1. (((
491 +Renseignez :
586 586  
587 -(% class="box successmessage" %)
588 -(((
589 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
493 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
590 590  )))
497 +1. Enregistrez la notice.
498 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
591 591  
592 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
501 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
593 593  
594 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
595 -* Radier le bien du registre des dépôts
596 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
597 597  
598 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
504 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
599 599  
600 600  
601 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
507 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602 602  
603 603  
604 -[[image:1747739157175-278.png]]
510 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
605 605  
606 606  
607 -[[image:1747739231189-417.png]]
513 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
608 608  
609 609  
516 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
610 610  
611 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
612 612  
519 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613 613  
614 -==== Attachement unitaire ====
615 615  
616 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
617 617  
618 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
619 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
620 620  
621 -[[image:1747740793119-487.png]]
622 622  
623 -
624 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
625 -
626 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
627 -
628 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
629 -
630 -* Sélectionner les notices à rattacher
631 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
632 -
633 -[[image:1747740946609-961.png]]
634 -
635 -
636 -Première association à effectuer :
637 -
638 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
639 -* Lancer le traitement
640 -
641 -[[image:1747741015186-251.png]]
642 -
643 -
644 -Seconde association à effectuer :
645 -
646 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 -* Lancer le traitement
648 -
649 -[[image:1747741041295-431.png]]
650 -
651 -
652 -== Radiation du registre des dépôts ==
653 -
654 -
655 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
656 -
657 -
658 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
659 -
660 -[[image:1747739687774-731.png]]
661 -
662 -
663 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
664 -
665 -
666 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
667 -
668 -[[image:1747739728922-844.png]]
669 -
670 -
671 -(% class="box successmessage" %)
672 -(((
673 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
525 +
674 674  )))
675 -
676 -
677 -[[image:1747739870875-332.png]]
678 -
679 -
680 -(% class="box warningmessage" %)
527 +)))|(% style="width:300px" %)(((
528 +(% class="box" %)
681 681  (((
682 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
530 +**Sommaire**
531 +
532 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
683 683  )))
684 684  
685 -
686 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
687 -
688 -[[image:1747739908497-919.png]]
689 -
690 -
691 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
692 -
693 -
694 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
695 -
696 -
697 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
698 -
699 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
700 -
701 -
702 -[[image:1747740027614-948.png]]
703 -
704 -
705 -[[image:1747740075472-359.png]]
706 -
707 -
708 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
709 -
710 -
711 -[[image:1747740216286-288.png]]
712 -
713 -
714 -(% class="box warningmessage" %)
535 +(% class="box" %)
715 715  (((
716 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
537 +**Aller plus loin**
538 +
539 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
540 +* Saisir une entrée
541 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
542 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
543 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
544 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
545 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
717 717  )))
718 718  
719 -
720 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
721 -
722 -
723 -(% class="box warningmessage" %)
548 +(% class="box" %)
724 724  (((
725 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
550 +**Icônes principales**
726 726  )))
552 +)))
727 727  
728 -[[image:1747740258746-408.png]]
729 -
730 -
731 -[[image:1747740398485-927.png]]
732 -
733 -
734 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
735 -
736 -[[image:1747733815373-706.png]]
737 -
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739 -Résultat :
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