Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,4 +1,4 @@
--
++(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -52,10 +52,10 @@
  |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
  |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
@@ -197,7 +197,7 @@
  == Champs obligatoires dans la table Biens ==
--(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
  * Numéro d’inventaire
  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
@@ -215,267 +215,203 @@
  À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
  )))
++= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
++Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
++== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
  (((
--**Sommaire**
++Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
  )))
--(% class="box" %)
  (((
--**Aller plus loin**
++Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
++)))
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Terminer la saisie de chaque notice ==
++
++(((
++(% start="1" %)
++1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
--(% class="box" %)
  (((
--**Icônes principales**
++(% start="2" %)
++1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++1. La notice passe en état « attente validation saisie »
  )))
--)))
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Valider la notice ==
--== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
++Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :
++* Si la notice est conforme, elle passe en état « saisie validée » ;
++* Si elle est refusée, elle passe en état « saisie refusée » et un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
--=== Entrées : nouvelle acquisition ===
++=== Validation de la saisie ===
++[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
++=== Refus de la saisie ===
--[[image:1747723969669-261.png]]
++[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
++(((
++
++)))
--
--Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
--
--
--[[image:1747724102358-210.png]]
--
--(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
--
--
--(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
  (((
--(% style="text-align: left;" %)
--//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
++[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
++== Lancer l’intégration au registre ==
++(((
++Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
--Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
++**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
++* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
++* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++)))
--[[image:1747724180433-782.png]]
++[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
++=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis  ===
--Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
++[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Renseigner, à minima, le statut juridique.
++=== Cas 2 : champs obligatoires manquants  ===
--[[image:1747724251875-618.png]]
++[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
++== Confirmer l’intégration ==
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
--)))
++1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Biens ===
++[[Résultat sur la notice de bien → date d'intégration au registre et lien vers le registre>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
++[[Résultat dans le registre → notice enregistrée.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747724329047-588.png]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
--La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++)))
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
++**Aller plus loin**
++
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
  )))
--[[image:1747724385543-970.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
++**Icônes principales**
  )))
++)))
--Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
--Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
--[[image:1747725032932-364.png]]
--=== Biens : Ensembles complexes ===
--Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
--[[image:1747725129124-544.png]]
--La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
--Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
--[[image:1747725362450-684.png]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
--)))
--Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
--[[image:1747725317402-667.png]]
--Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
--Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
--== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
--=== Entrée ===
--Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
--[[image:1747725797202-722.png]]
--=== Biens ===
--Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
--A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
--[[image:1747725926983-893.png]]
--[[image:1747727404840-527.png]]
--= Intégration des notices biens au registre =
--=== Validation de la saisie d'un Bien ===
--Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]]  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
++= Intégration des notices biens au registre =
--[[image:1747732762213-559.png]]
--Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
--* Avis des instances scientifiques
--* Prix
--* Inscriptions
--* Constat d’état initial
--Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
--
--**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
--)))
--
--[[image:1747732693654-638.png]]
--
--
--Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
--
--Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
--
--Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
--
--
--[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
--
--
--[[image:1747733244856-550.png]]
--
--Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
  .
--[[image:1747733341634-347.png]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
--[[image:1747733457810-510.png]]
--* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
++*
--[[image:1747734678656-824.png]]
--* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
--[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
  Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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