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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 14:44
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,34 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +La gestion des **registres réglementaires** (registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt) est une obligation légale pour tous les musées de France définie par la loi et l’arrêté du 25 mai 2004.
8 8  
9 +Qu’il s’agisse :
10 +
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 +
9 9  Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
19 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
21 +Les mises à jour s’appuient sur les textes réglementaires en vigueur :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
23 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
24 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
25 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 20  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
28 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 23  
30 +== Principe général ==
31 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,8 +27,10 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
38 +== Grilles de saisie à utiliser ==
31 31  
40 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
41 +
32 32  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
33 33  
34 34  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -40,31 +40,17 @@
40 40  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 41  )))
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
53 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
56 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
59 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
61 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 -
67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
63 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
68 68  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 69  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
70 70  
... ... @@ -175,17 +175,22 @@
175 175  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 176  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
174 +== Champs obligatoires pour le registre ==
179 179  
180 180  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 181  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
182 182  
179 +(% class="box warningmessage" %)
180 +(((
181 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
182 +)))
183 +
183 183  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
184 184  
185 185  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 186  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
189 +=== Table Entrées ===
189 189  
190 190  * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 191  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -195,9 +195,9 @@
195 195  * Date de l’acte d’acquisition
196 196  * Mention des concours publics (AS / ANS)
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
199 +=== Table Biens ===
199 199  
200 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
201 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 201  
202 202  * Numéro d’inventaire
203 203  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
... ... @@ -210,532 +210,239 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -(% class="box infomessage" %)
214 -(((
215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 -)))
214 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
217 217  
216 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
218 218  
218 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 -
221 -
222 -)))
223 -)))|(% style="width:300px" %)(((
224 -(% class="box" %)
225 225  (((
226 -**Sommaire**
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
227 227  )))
228 228  
229 -(% class="box" %)
230 230  (((
231 -**Aller plus loin**
232 -
233 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
234 -* Saisir une entrée
235 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
236 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
237 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
238 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
225 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
239 239  )))
240 240  
241 -(% class="box" %)
242 -(((
243 -**Icônes principales**
244 -)))
245 -)))
228 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
230 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
247 247  
248 -
249 -
250 -
251 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
252 -
253 -
254 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
255 -
256 -
257 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
258 -
259 -
260 -[[image:1747723969669-261.png]]
261 -
262 -(% style="text-align: center;" %)
263 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
264 -
265 -
266 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
267 -
268 -
269 -[[image:1747724102358-210.png]]
270 -
271 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
272 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
273 -
274 -
275 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
276 276  (((
277 -(% style="text-align: left;" %)
278 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
233 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
279 279  )))
280 280  
236 +(((
237 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
281 281  
282 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
239 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
283 283  
242 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 +)))
284 284  
285 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
245 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 286  
287 287  
288 -[[image:1747724180433-782.png]]
248 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -(% style="text-align: center;" %)
291 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
250 +== Valider ou refuser la saisie ==
292 292  
252 +Dans la barre d’outils :
293 293  
294 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
254 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
295 295  
296 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
257 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
297 297  
259 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 298  
299 -[[image:1747724251875-618.png]]
300 300  
301 -(% style="text-align: center;" %)
302 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
262 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
303 303  
264 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -(% class="box infomessage" %)
306 306  (((
307 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
267 +
308 308  )))
309 309  
310 -
311 -=== Biens ===
312 -
313 -
314 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
315 -
316 -
317 -[[image:1747724329047-588.png]]
318 -
319 -(% style="text-align: center;" %)
320 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
321 -
322 -
323 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
324 -
325 -
326 -(% class="box infomessage" %)
327 327  (((
328 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
271 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  )))
330 330  
331 -[[image:1747724385543-970.png]]
332 332  
333 -(% style="text-align: center;" %)
334 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
275 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 336  
337 -(% class="box warningmessage" %)
338 -(((
339 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
340 -)))
278 +== Lancer l’intégration au registre ==
341 341  
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
342 342  
343 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
344 -
345 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
346 -
347 -
348 -[[image:1747725032932-364.png]]
349 -
350 -
351 -=== Biens : Ensembles complexes ===
352 -
353 -
354 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
355 -
356 -
357 -[[image:1747725129124-544.png]]
358 -
359 -
360 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
361 -
362 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
363 -
364 -
365 -[[image:1747725362450-684.png]]
366 -
367 -
368 -(% class="box infomessage" %)
369 369  (((
370 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
371 -)))
283 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
372 372  
373 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
285 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
374 374  
375 -[[image:1747725317402-667.png]]
287 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
376 376  
377 -
378 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
379 -
380 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
381 -
382 -
383 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
384 -
385 -
386 -=== Entrée ===
387 -
388 -
389 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
390 -
391 -
392 -[[image:1747725797202-722.png]]
393 -
394 -
395 -=== Biens ===
396 -
397 -
398 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
399 -
400 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
401 -
402 -
403 -[[image:1747725926983-893.png]]
404 -
405 -
406 -
407 -[[image:1747727404840-527.png]]
408 -
409 -
410 -= Intégration des notices biens au registre =
411 -
412 -
413 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
414 -
415 -
416 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
417 -
418 -
419 -[[image:1747732762213-559.png]]
420 -
421 -
422 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
423 -
424 424  (% class="box infomessage" %)
425 425  (((
426 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
427 -
428 -* Avis des instances scientifiques
429 -* Prix
430 -* Inscriptions
431 -* Constat d’état initial
432 -
433 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 -
435 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
292 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
436 436  )))
294 +)))
437 437  
438 -[[image:1747732693654-638.png]]
296 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 440  
441 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
299 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
442 442  
443 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
301 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 444  
445 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
446 446  
304 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
447 447  
448 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
306 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 449  
450 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
451 451  
309 +== Confirmer l’intégration ==
452 452  
453 -[[image:1747733244856-550.png]]
311 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
454 454  
455 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 -.
313 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
457 457  
458 -[[image:1747733341634-347.png]]
315 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 -(% class="wikigeneratedid" %)
461 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
462 462  
318 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 463  
464 -[[image:1747733457810-510.png]]
465 465  
321 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 466  
467 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
468 468  
324 += Consulter et éditer les registres =
469 469  
326 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
470 470  
471 -[[image:1747734678656-824.png]]
328 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
472 472  
330 +== Consulter le registre ==
473 473  
474 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
332 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
333 +1. (((
334 +Renseignez les critères de filtrage :
475 475  
476 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
477 -
478 -
479 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
480 -
481 -
482 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
483 -
484 -
485 -
486 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 -
488 -[[image:1747733892872-758.png]]
489 -
490 -
491 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
492 -
493 -[[image:1747733938343-251.png]]
494 -
495 -(% class="box warningmessage" %)
496 -(((
497 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
336 +* **Année d’inscription au registre**
337 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
338 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
498 498  )))
340 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
499 499  
500 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
342 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
501 501  
502 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
503 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
344 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 504  
505 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
506 506  
347 +== Éditer le registre ==
507 507  
508 -= Édition des registres =
349 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
509 509  
351 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
352 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
353 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
354 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
510 510  
511 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 -
513 -[[image:1747734834496-206.png]]
514 -
515 -
516 516  (% class="box infomessage" %)
517 517  (((
518 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
358 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
519 519  )))
520 520  
521 -Il est possible de sélectionner :
361 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 +)))
522 522  
523 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
524 -* L’année d'inscription au registre
525 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
526 526  
527 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
528 528  
529 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
530 530  
531 531  
532 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
533 533  
534 -[[image:1747734875829-175.png]]
369 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 535  
536 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
537 537  
538 -[[image:1747734980868-601.png]]
372 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 539  
540 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
541 541  
542 -[[image:1747735028293-815.png]]
375 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
543 543  
544 544  
378 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
545 545  
546 -Résultat :
380 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
547 547  
548 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
382 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
549 549  
384 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
550 550  
551 -(% class="wikigeneratedid" %)
552 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
386 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 553  
554 -
555 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
556 -
557 -
558 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
559 -
560 -(% class="box successmessage" %)
561 -(((
562 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
388 +
563 563  )))
564 564  
565 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
566 -
567 -(% class="box successmessage" %)
568 568  (((
569 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
570 -)))
392 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
571 571  
572 572  
573 -[[image:1747735219379-682.png]]
574 574  
575 -
576 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
577 -
578 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
579 -
580 -
581 -
582 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
583 -
584 -
585 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
586 -
587 -(% class="box successmessage" %)
588 -(((
589 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
396 +
590 590  )))
591 -
592 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
593 -
594 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
595 -* Radier le bien du registre des dépôts
596 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
597 -
598 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
599 -
600 -
601 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
602 -
603 -
604 -[[image:1747739157175-278.png]]
605 -
606 -
607 -[[image:1747739231189-417.png]]
608 -
609 -
610 -
611 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
612 -
613 -
614 -==== Attachement unitaire ====
615 -
616 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
617 -
618 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
619 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
620 -
621 -[[image:1747740793119-487.png]]
622 -
623 -
624 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
625 -
626 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
627 -
628 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
629 -
630 -* Sélectionner les notices à rattacher
631 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
632 -
633 -[[image:1747740946609-961.png]]
634 -
635 -
636 -Première association à effectuer :
637 -
638 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
639 -* Lancer le traitement
640 -
641 -[[image:1747741015186-251.png]]
642 -
643 -
644 -Seconde association à effectuer :
645 -
646 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 -* Lancer le traitement
648 -
649 -[[image:1747741041295-431.png]]
650 -
651 -
652 -== Radiation du registre des dépôts ==
653 -
654 -
655 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
656 -
657 -
658 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
659 -
660 -[[image:1747739687774-731.png]]
661 -
662 -
663 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
664 -
665 -
666 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
667 -
668 -[[image:1747739728922-844.png]]
669 -
670 -
671 -(% class="box successmessage" %)
398 +)))|(% style="width:300px" %)(((
399 +(% class="box" %)
672 672  (((
673 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
401 +**Sommaire**
402 +
403 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
674 674  )))
675 675  
676 -
677 -[[image:1747739870875-332.png]]
678 -
679 -
680 -(% class="box warningmessage" %)
406 +(% class="box" %)
681 681  (((
682 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
683 -)))
408 +**Aller plus loin***
684 684  
410 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
411 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
412 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
413 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
685 685  
686 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
687 -
688 -[[image:1747739908497-919.png]]
689 -
690 -
691 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
692 -
693 -
694 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
695 -
696 -
697 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
698 -
699 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
700 -
701 -
702 -[[image:1747740027614-948.png]]
703 -
704 -
705 -[[image:1747740075472-359.png]]
706 -
707 -
708 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
709 -
710 -
711 -[[image:1747740216286-288.png]]
712 -
713 -
714 -(% class="box warningmessage" %)
715 -(((
716 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
415 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
416 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
417 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
418 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
419 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
420 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
421 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
717 717  )))
718 718  
719 -
720 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
721 -
722 -
723 -(% class="box warningmessage" %)
424 +(% class="box" %)
724 724  (((
725 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
426 +**Icônes principales**
427 +
428 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
429 +
430 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
431 +
432 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
433 +
434 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
435 +
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