Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Gérer les registres réglementaires - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,250 +1,247 @@ 1 - 1 +{{box title="**Sommaire**"}} 2 +{{toc depth="1"/}} 3 +{{/box}} 2 2 3 -|(% style="width:840px" %)((( 4 -(% class="box" %) 5 += **Introduction** = 6 + 7 + 8 +== Réglementation == 9 + 10 + 11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. 12 + 13 + 14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France : 15 + 16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 17 + 18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 19 + 20 + 21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. 22 + 23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 24 + 25 + 26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » : 27 + 28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]] 29 + 30 + 31 +== Modalités pratiques == 32 + 33 + 34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : 35 + 36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques 37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée 38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée 39 +* En conformité avec les exigences légales 40 + 41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. 42 + 43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. 44 + 45 + 46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. 47 + 48 + 49 +(% class="box warningmessage" %) 5 5 ((( 6 - En tantquemusée deFrance,vous avezl’obligationlégalede tenirun**registre d’inventaire des biens affectés**et un **registredesbiensreçusendépôt**,conformémentàl’arrêtédu25mai2004.7 - Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// 52 +))) 8 8 9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :** 55 + 56 +* //Table documentaire des Biens// 57 +* //Table documentaire des Entrées// 58 + 59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :** 60 + 61 +* //Registre des biens affectés// 62 +* //Registre de biens reçus en dépôt// 63 + 64 +**Vocabulaire à proscrire :** 65 + 66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion// 67 + 68 +(% class="box infomessage" %) 69 +((( 70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)// 10 10 ))) 11 11 73 + 74 + 75 + 76 +== Attention : le registre papier fait foi == 77 + 78 + 79 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. 80 + 81 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. 82 + 83 +(% class="box warningmessage" %) 12 12 ((( 13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres = 85 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.// 86 +))) 14 14 15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : 16 16 17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 89 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 21 21 22 -= Principes de fonctionnement dans Flora = 23 23 24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. 27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 92 +=== Nouvelles acquisitions === 29 29 30 -= Grilles de saisie à utiliser = 31 31 32 - Pourgarantirlaconformité réglementaire, Flora metà dispositiondesgrillesspécifiquesadaptéesà lasaisiedesdonnées destinéesauxregistres.Cesgrillespermettent:95 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens. 33 33 34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, 35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, 36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. 97 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens. 37 37 99 + 38 38 (% class="box infomessage" %) 39 39 ((( 40 - **Les champsobligatoires**y sontmisenévidenceen**rougeavec astérisque**et fontl’objetde contrôlesbloquants(ou alertesselonles cas) lorsdela validation.102 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.// 41 41 ))) 42 42 43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 54 54 55 - [[Entrées →grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]106 +=== Inventaire rétrospectifs === 56 56 57 57 58 - [[Biens→grillespourregistres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]109 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant. 59 59 111 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** 112 + 60 60 61 - =Organisationdelasaisieselonlanaturedesbiens=114 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35** 62 62 63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 116 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. 66 66 67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 118 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. 70 70 71 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** 72 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 73 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 74 -Entrée : 2025.1 75 75 76 -Bien : 2025.1.1 77 -))) 78 -|((( 79 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 80 -)))|(% style="width:209px" %)((( 81 -Entrées : grille **Registre - Acquisition** 121 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir : 82 82 83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** 123 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 124 +* le numéro de lot : 0 125 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 84 84 85 -Si biens remarquables : saisie individuelle 86 -)))|(% style="width:302px" %)((( 87 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 88 -- Joindre un document descriptif 127 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// 89 89 90 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique 91 91 92 -- Numérotation : 93 -• Ensemble : année.numérolot.0 94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. 95 -)))|(% style="width:257px" %)((( 96 -Entrée : 2011.3 130 +[[image:1747723638621-244.png]] 97 97 98 -Ensemble : 2011.3.0 132 +(% style="text-align: center;" %) 133 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// 99 99 100 -1er bien : 2011.3.1 101 101 102 -2eme bien : 2011.3.2 103 103 104 - 105 -))) 106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( 107 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 137 +[[image:1747723844014-278.png]] 108 108 109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** 110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 112 -Entrée : D2025.1 139 +(% style="text-align: center;" %) 140 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement// 113 113 114 -Bien : D2025.1.1 142 + 143 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 144 + 145 + 146 +(% class="box infomessage" %) 147 +((( 148 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. 149 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. 150 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// 115 115 ))) 116 -|((( 117 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 118 118 119 - 120 -)))|(% style="width:209px" %)((( 121 -Entrées : grille **Registre - Dépôt** 122 122 123 - Biens: grille**Registre-Ensemblescomplexesreçusendépôt**154 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ==== 124 124 125 -Si biens remarquables : saisie individuelle 126 -)))|(% style="width:302px" %)((( 127 -- Saisie immédiate ou différée 128 -- Joindre un document descriptif 129 129 130 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 131 -- Numérotation : 132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0 133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. 134 -)))|(% style="width:257px" %)((( 135 -Entrée : D2011.1 157 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. 136 136 137 -Ensemble : D2011.1.0 138 138 139 - 1erbien: D2011.1.1160 +=== Récolement décennal === 140 140 141 -2eme bien : D2011.1.2 142 -))) 143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( 144 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 145 145 146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** 147 -)))|(% style="width:302px" %)((( 148 -- Entrée liée : année.0 149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) 163 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres** 150 150 165 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. 151 151 152 -- Numérotation biens : 153 -• Bien simple : année.0.numérobien 154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0 155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. 156 -)))|(% style="width:257px" %)((( 157 -Entrée : 2011.0 167 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. 158 158 159 - Bien:2011.0.35169 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids). 160 160 161 161 162 - **Ensembles complexes**:172 +=== Ensembles complexes === 163 163 164 -Entrée : 2011.0 165 165 166 - Ensemble:2011.0.36.0175 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0. 167 167 168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1 177 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) 178 + 179 +(% class="box successmessage" %) 180 +((( 181 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.// 169 169 ))) 170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( 171 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— 174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( 175 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 177 177 178 - =Champsobligatoirespour leregistre=184 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante : 179 179 180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 186 +* 2011.0.1 bien simple 187 +* 2011.0.2 bien simple 188 +* 2011.0.3.0 ensemble complexe 189 +* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe 190 +* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe 191 +* 2011.0.4 bien simple 192 +* 2011.0.5.0 ensemble complexe 193 +* etc. 182 182 183 - Encas de saisieendehors decesgrilles, **uncontrôleseraappliqué au momentde l’intégration au registre**. Si une information n’estpas connue, il convient de saisir la mention :195 += Saisie des données nécessaires au registres = 184 184 185 -* **néant **: en l’absence avérée d’information, 186 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 187 187 188 -== Champs obligatoires danslatableEntrées==198 +== Champs obligatoires en saisie == 189 189 190 -* Mode d’acquisition (thésaurus) 191 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu 200 + 201 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. 202 + 203 +(% class="box warningmessage" %) 204 +((( 205 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**// 206 +))) 207 + 208 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. 209 + 210 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. 211 + 212 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** 213 + 214 +* Mode acquisition (thésaurus) 215 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire 192 192 * Musée acquéreur (liste de contrôle) 193 193 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 194 194 * Référence de l’acte 195 -* Date de l’acte d’acquisition 196 -* Mention des concours publics ( AS/ANS)219 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation) 220 +* Mention des concours publics (liste de contrôle) 197 197 198 - ==Champs obligatoires dans la tableBiens==222 +**Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :** 199 199 200 200 * Numéro d’inventaire 201 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle 225 +* Date d’affectation 226 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) 227 +* Prix d’achat 202 202 * Domaine (thésaurus) 203 203 * Dénomination (thésaurus) 204 204 * Matières/techniques (thésaurus) 205 205 * Dimensions 206 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) 207 -* Prix d’achat 208 -* Inscriptions (thésaurus) 209 -* Constat d’état initial (date + état de conservation) 232 +* Type d’inscriptions (thésaurus) 233 +* Date du constat état (assistant datation) 234 +* État de conservation (liste de contrôle) 210 210 211 211 (% class="box infomessage" %) 212 212 ((( 213 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF. 238 +(% style="text-align: center;" %) 239 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// 214 214 ))) 215 215 242 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant. 216 216 217 217 218 - 219 -))) 220 -)))|(% style="width:300px" %)((( 221 -(% class="box" %) 222 -((( 223 -**Sommaire** 224 -))) 225 - 226 -(% class="box" %) 227 -((( 228 -**Aller plus loin** 229 - 230 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 231 -* Saisir une entrée 232 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 233 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 234 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 235 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 236 -))) 237 - 238 -(% class="box" %) 239 -((( 240 -**Icônes principales** 241 -))) 242 -))) 243 - 244 - 245 - 246 - 247 - 248 248 == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections == 249 249 250 250 ... ... @@ -410,85 +410,64 @@ 410 410 === Validation de la saisie d'un Bien === 411 411 412 412 413 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image: 1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.410 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. 414 414 415 415 416 -[[image: 1747732762213-559.png]]413 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 417 417 418 418 419 419 Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. 420 420 421 -(% class="box infomessage" %) 422 -((( 423 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 418 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 424 424 425 -* Avis des instances scientifiques 426 -* Prix 427 -* Inscriptions 428 -* Constat d’état initial 420 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien. 429 429 430 - Lorsdel’intégration au registre,si ces champssontvides,unmessageprévientl’utilisateurde l’incrémentationautomatiquedutermenéant.422 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)". 431 431 432 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60** 433 -))) 424 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 434 434 435 -[[image: 1747732693654-638.png]]426 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 436 436 437 - 438 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien. 439 - 440 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**. 441 - 442 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 443 - 444 - 445 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 446 - 447 447 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. 448 448 430 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 449 449 450 -[[image: 1747733244856-550.png]]432 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]]. 451 451 452 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]]. 453 -. 434 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 454 454 455 -[[image:1747733341634-347.png]] 456 - 457 457 (% class="wikigeneratedid" %) 458 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image: 1747733433435-876.png]] .437 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] . 459 459 439 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 460 460 461 -[[image:1747733457810-510.png]] 441 +(% class="wikigeneratedid" %) 442 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer. 462 462 444 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 463 463 464 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 446 +(% class="wikigeneratedid" %) 447 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 465 465 449 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 466 466 467 467 468 -[[image:1747734678656-824.png]] 469 469 453 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 470 470 471 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 472 472 473 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 474 474 475 - 476 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 477 - 478 - 479 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 480 - 481 - 482 - 483 483 La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 484 484 485 -[[image:1747733892872-758.png]] 486 486 460 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]] 487 487 462 + 488 488 La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 489 489 490 -[[image:17 47733938343-251.png]]465 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]] 491 491 467 + 492 492 (% class="box warningmessage" %) 493 493 ((( 494 494 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// ... ... @@ -505,11 +505,15 @@ 505 505 = Édition des registres = 506 506 507 507 508 - Accéderaumenu **Registres/Recherche**484 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer == 509 509 510 -[[image:1747734834496-206.png]] 511 511 487 +Se connecter avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche** 512 512 489 + 490 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]] 491 + 492 + 513 513 (% class="box infomessage" %) 514 514 ((( 515 515 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// ... ... @@ -526,23 +526,25 @@ 526 526 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 527 527 528 528 529 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton**imprimerauformat pdfou odf**:509 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » : 530 530 531 -[[image:17 47734875829-175.png]]511 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]] 532 532 533 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 534 534 535 - [[image:1747734980868-601.png]]514 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier : 536 536 537 - Cliquer sur obtenir lerésultat pour téléchargerlefichier :516 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]] 538 538 539 -[[image:1747735028293-815.png]] 540 540 519 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge : 541 541 521 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]] 542 542 523 + 524 + 543 543 Résultat : 544 544 545 -[[image:17 47735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]527 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]] 546 546 547 547 548 548 (% class="wikigeneratedid" %) ... ... @@ -554,28 +554,29 @@ 554 554 555 555 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 556 556 539 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique. 540 + 557 557 (% class="box successmessage" %) 558 558 ((( 559 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 543 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.// 560 560 ))) 561 561 562 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 563 563 547 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 548 + 564 564 (% class="box successmessage" %) 565 565 ((( 566 - **Dansleformulairede recherche duRegistre,un texteindique les pagesàannexeràl’impressionannuelle desregistres.**551 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.// 567 567 ))) 568 568 569 569 570 -[[image:17 47735219379-682.png]]555 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]] 571 571 572 572 573 - __Exemple__:pagedetitre Registred'inventairedesbiensaffectés(.odt)558 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]] 574 574 575 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 576 576 577 577 578 - 579 579 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 580 580 581 581 ... ... @@ -595,13 +595,13 @@ 595 595 == Rattachement à la nouvelle entrée == 596 596 597 597 598 -=== Créer une entrée **Registre- Transfert de propriété**===581 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » === 599 599 600 600 601 -[[image:174 7739157175-278.png]]584 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]] 602 602 603 603 604 -[[image:174 7739231189-417.png]]587 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]] 605 605 606 606 607 607 ... ... @@ -608,44 +608,9 @@ 608 608 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 609 609 610 610 611 - ==== Attachementunitaire ====594 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]] 612 612 613 -Dans la notice du bien indiquer manuellement : 614 614 615 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 616 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 617 - 618 -[[image:1747740793119-487.png]] 619 - 620 - 621 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 622 - 623 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 624 - 625 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 626 - 627 -* Sélectionner les notices à rattacher 628 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 629 - 630 -[[image:1747740946609-961.png]] 631 - 632 - 633 -Première association à effectuer : 634 - 635 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 636 -* Lancer le traitement 637 - 638 -[[image:1747741015186-251.png]] 639 - 640 - 641 -Seconde association à effectuer : 642 - 643 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 644 -* Lancer le traitement 645 - 646 -[[image:1747741041295-431.png]] 647 - 648 - 649 649 == Radiation du registre des dépôts == 650 650 651 651 ... ... @@ -654,17 +654,20 @@ 654 654 655 655 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 656 656 657 -[[image:1747739687774-731.png]] 658 658 606 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]] 659 659 608 + 609 + 660 660 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 661 661 662 662 663 663 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 664 664 665 -[[image:1747739728922-844.png]] 666 666 616 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]] 667 667 618 + 668 668 (% class="box successmessage" %) 669 669 ((( 670 670 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// ... ... @@ -671,7 +671,7 @@ 671 671 ))) 672 672 673 673 674 -[[image:174 7739870875-332.png]]625 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]] 675 675 676 676 677 677 (% class="box warningmessage" %) ... ... @@ -682,10 +682,9 @@ 682 682 683 683 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 684 684 685 -[[image:1747739908497-919.png]] 686 686 637 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]] 687 687 688 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 689 689 690 690 691 691 == Intégration du bien au registre des biens affectés == ... ... @@ -693,21 +693,21 @@ 693 693 694 694 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 695 695 696 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 697 697 647 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété". 698 698 699 -[[image:1747740027614-948.png]] 700 700 650 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]] 701 701 702 -[[image:1747740075472-359.png]] 703 703 653 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]] 704 704 655 + 705 705 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 706 706 658 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]] 707 707 708 -[[image:1747740216286-288.png]] 709 709 710 - 711 711 (% class="box warningmessage" %) 712 712 ((( 713 713 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// ... ... @@ -717,22 +717,13 @@ 717 717 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 718 718 719 719 720 -(% class="box warningmessage" %) 721 -((( 722 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 723 -))) 670 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]] 724 724 725 -[[image:1747740258746-408.png]] 726 726 673 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]] 727 727 728 -[[image:1747740398485-927.png]] 729 729 730 - 731 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 732 - 733 -[[image:1747733815373-706.png]] 734 - 735 - 736 -Résultat : 737 - 738 -[[image:1747740624210-211.png]] 676 +(% class="box warningmessage" %) 677 +((( 678 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 679 +)))
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