Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44

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- 1752737550994-328.png
- 1752737567684-816.png

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -12,7 +12,7 @@
  (((
  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
--La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
++La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
  |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
@@ -27,50 +27,18 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--= Grilles de saisie à utiliser =
--
--Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
--
--* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
--* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
--* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
--)))
--
--(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
--|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
--|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
--|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
--|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
--|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
--|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
--|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
--|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
--|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--
--[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
--Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
--Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
--
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille** Registre - Acquisition **
++Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
--Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
--)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
--- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:237px" %)(((
++Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
++
++Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
++)))|(% style="width:299px" %)(((
  Entrée : 2025.1
  Bien : 2025.1.1
@@ -78,37 +78,37 @@
  |(((
  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
  )))|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Registre - Acquisition**
++Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
--Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
++Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
  Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
--- Joindre un document descriptif
++)))|(% style="width:237px" %)(((
++Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
--- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
++Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
--- Numérotation :
--• Ensemble : année.numérolot.0
--• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
++Joindre un document descriptif de l'ensemble
++)))|(% style="width:299px" %)(((
  Entrée : 2011.3
  Ensemble : 2011.3.0
--1er bien : 2011.3.1
++1er bien remarquable : 2011.3.1
--2eme bien : 2011.3.2
++2eme bien remarquable : 2011.3.2
  )))
  |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
++Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
--Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
--)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
--- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
++)))|(% style="width:237px" %)(((
++Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
++
++Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
++)))|(% style="width:299px" %)(((
  Entrée : D2025.1
  Bien : D2025.1.1
@@ -118,42 +118,41 @@
  )))|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Registre - Dépôt**
++Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
--Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
++Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
  Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Saisie immédiate ou différée
--- Joindre un document descriptif
++)))|(% style="width:237px" %)(((
++Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
--- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
--- Numérotation :
--• Ensemble : Dannée.numérolot.0
--• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
++Biens remarquables :
++
++**D année.numérolot.1**,
++
++**D année.numérolot.2**...
++
++Joindre un document descriptif de l'ensemble
++)))|(% style="width:299px" %)(((
  Entrée : D2011.1
--Ensemble : D2011.1.0
++Ensemble : D2011.1.3.0
--1er bien : D2011.1.1
++1er bien remarquable : D2011.1.3.1
--2eme bien : D2011.1.2
++2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
  )))
  |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
++Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
--Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Entrée liée : année.0
--Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
++Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:237px" %)(((
++Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
++Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
--- Numérotation biens :
--• Bien simple : année.0.numérobien
--• Ensemble : année.0.numérolot.0
--• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
++Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
++)))|(% style="width:299px" %)(((
  Entrée : 2011.0
  Bien : 2011.0.35
@@ -168,53 +168,16 @@
  Bien remarquable : 2011.0.36.1
  )))
  |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
--Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
--)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
--- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
++Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
++
++Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
++)))|(% style="width:237px" %)(((
++Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
++)))|(% style="width:299px" %)—
  |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
--)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
++Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
++)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
--= Champs obligatoires pour le registre =
--
--La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
--Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
--
--En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
--
--* **néant **: en l’absence avérée d’information,
--* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--
--== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
--
--* Mode d’acquisition (thésaurus)
--* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
--* Musée acquéreur (liste de contrôle)
--* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
--* Référence de l’acte
--* Date de l’acte d’acquisition
--* Mention des concours publics (AS / ANS)
--
--== Champs obligatoires dans la table Biens ==
--
--* Numéro d’inventaire
--* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
--* Domaine (thésaurus)
--* Dénomination (thésaurus)
--* Matières/techniques (thésaurus)
--* Dimensions
--* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
--* Prix d’achat
--* Inscriptions (thésaurus)
--* Constat d’état initial (date + état de conservation)
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
--)))
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -227,8 +227,6 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
@@ -245,6 +245,163 @@
++
++== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
++
++
++=== Nouvelles acquisitions ===
++
++
++La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
++
++L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
++)))
++
++
++=== Inventaire rétrospectifs ===
++
++
++Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
++
++Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
++
++
++//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
++
++Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
++
++Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
++
++
++S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
++
++* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
++* le numéro de lot : 0
++* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
++
++//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
++
++
++[[image:1747723638621-244.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
++
++
++
++[[image:1747723844014-278.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
++
++
++L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
++Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
++A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
++)))
++
++
++==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
++
++
++Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
++
++
++=== Récolement décennal ===
++
++
++**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
++
++Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
++
++Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
++
++Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
++
++
++=== Ensembles complexes ===
++
++
++Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
++
++Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
++)))
++
++Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
++
++* 2011.0.1               bien simple
++* 2011.0.2               bien simple
++* 2011.0.3.0           ensemble complexe
++* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
++* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
++* 2011.0.4               bien simple
++* 2011.0.5.0           ensemble complexe
++* etc.
++
++= Saisie des données nécessaires au registres =
++
++
++== Champs obligatoires en saisie ==
++
++
++Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
++)))
++
++En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
++
++Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
++
++**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
++
++* Mode acquisition (thésaurus)
++* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
++* Musée acquéreur (liste de contrôle)
++* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
++* Référence de l’acte
++* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
++* Mention des concours publics (liste de contrôle)
++
++**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
++
++* Numéro d’inventaire
++* Date d’affectation
++* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
++* Prix d’achat
++* Domaine (thésaurus)
++* Dénomination (thésaurus)
++* Matières/techniques (thésaurus)
++* Dimensions
++* Type d’inscriptions (thésaurus)
++* Date du constat état (assistant datation)
++* État de conservation (liste de contrôle)
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++(% style="text-align: center;" %)
++//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
++)))
++
++Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
++
++
  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==

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Auteur

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