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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 50.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,250 +1,256 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 +== Réglementation ==
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
31 31  
32 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
33 33  
34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 37  
38 -(% class="box infomessage" %)
39 -(((
40 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 -)))
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
54 54  
55 -[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
57 57  
58 -[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
59 59  
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31 +== Modalités pratiques ==
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 66  
67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
70 70  
71 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 -Entrée : 2025.1
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
75 75  
76 -Bien : 2025.1.1
77 -)))
78 -|(((
79 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 -)))|(% style="width:209px" %)(((
81 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
82 82  
83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
84 84  
85 -Si biens remarquables : saisie individuelle
86 -)))|(% style="width:302px" %)(((
87 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 -- Joindre un document descriptif
89 89  
90 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
91 91  
92 -- Numérotation :
93 -• Ensemble : année.numérolot.0
94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 -)))|(% style="width:257px" %)(((
96 -Entrée : 2011.3
97 97  
98 -Ensemble : 2011.3.0
49 +(% class="box warningmessage" %)
50 +(((
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 +)))
99 99  
100 -1er bien : 2011.3.1
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
101 101  
102 -2eme bien : 2011.3.2
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
103 103  
104 -
105 -)))
106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
108 108  
109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 -Entrée : D2025.1
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
113 113  
114 -Bien : D2025.1.1
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
65 +
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 +
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
115 115  )))
116 -|(((
117 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
118 118  
119 -
120 -)))|(% style="width:209px" %)(((
121 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 122  
123 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
124 124  
125 -Si biens remarquables : saisie individuelle
126 -)))|(% style="width:302px" %)(((
127 -- Saisie immédiate ou différée
128 -- Joindre un document descriptif
129 129  
130 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 -- Numérotation :
132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 -)))|(% style="width:257px" %)(((
135 -Entrée : D2011.1
136 136  
137 -Ensemble : D2011.1.0
138 138  
139 -1er bien : D2011.1.1
140 140  
141 -2eme bien : D2011.1.2
142 -)))
143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
145 145  
146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 -)))|(% style="width:302px" %)(((
148 -- Entrée liée : année.0
149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
150 150  
151 151  
152 -- Numérotation biens :
153 -• Bien simple : année.0.numérobien
154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 -)))|(% style="width:257px" %)(((
157 -Entrée : 2011.0
158 158  
159 -Bien : 2011.0.35
160 160  
161 161  
162 -**Ensembles complexes **:
85 +== Attention : le registre papier fait foi ==
163 163  
164 -Entrée : 2011.0
165 165  
166 -Ensemble : 2011.0.36.0
88 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
167 167  
168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
90 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
91 +
92 +(% class="box warningmessage" %)
93 +(((
94 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
169 169  )))
170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
179 179  
180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
98 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
182 182  
183 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
184 184  
185 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
101 +=== Nouvelles acquisitions ===
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
189 189  
190 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
192 -* Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 -* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 -* Référence de l’acte
195 -* Date de l’acte d’acquisition
196 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
104 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
106 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
199 199  
200 -* Numéro d’inventaire
201 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
202 -* Domaine (thésaurus)
203 -* Dénomination (thésaurus)
204 -* Matières/techniques (thésaurus)
205 -* Dimensions
206 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
207 -* Prix d’achat
208 -* Inscriptions (thésaurus)
209 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
210 210  
211 211  (% class="box infomessage" %)
212 212  (((
213 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
111 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
214 214  )))
215 215  
216 216  
115 +=== Inventaire rétrospectifs ===
217 217  
117 +
118 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
119 +
120 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
218 218  
219 -)))
220 -)))|(% style="width:300px" %)(((
221 -(% class="box" %)
122 +
123 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
124 +
125 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
126 +
127 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
128 +
129 +
130 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
131 +
132 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
133 +* le numéro de lot : 0
134 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
135 +
136 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
137 +
138 +
139 +[[image:1747723638621-244.png]]
140 +
141 +(% style="text-align: center;" %)
142 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
143 +
144 +
145 +
146 +[[image:1747723844014-278.png]]
147 +
148 +(% style="text-align: center;" %)
149 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
150 +
151 +
152 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
153 +
154 +
155 +(% class="box infomessage" %)
222 222  (((
223 -**Sommaire**
157 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
158 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
159 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
224 224  )))
225 225  
226 -(% class="box" %)
227 -(((
228 -**Aller plus loin**
229 229  
230 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 -* Saisir une entrée
232 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
233 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
234 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
235 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
163 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
164 +
165 +
166 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
167 +
168 +
169 +=== Récolement décennal ===
170 +
171 +
172 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
173 +
174 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
175 +
176 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
177 +
178 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
179 +
180 +
181 +=== Ensembles complexes ===
182 +
183 +
184 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
185 +
186 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
187 +
188 +(% class="box successmessage" %)
189 +(((
190 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
236 236  )))
237 237  
238 -(% class="box" %)
193 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
194 +
195 +* 2011.0.1               bien simple
196 +* 2011.0.2               bien simple
197 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
198 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
199 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
200 +* 2011.0.4               bien simple
201 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
202 +* etc.
203 +
204 += Saisie des données nécessaires au registres =
205 +
206 +
207 +== Champs obligatoires en saisie ==
208 +
209 +
210 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
211 +
212 +(% class="box warningmessage" %)
239 239  (((
240 -**Icônes principales**
214 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
241 241  )))
242 -)))
243 243  
217 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
244 244  
219 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
245 245  
221 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
246 246  
223 +* Mode acquisition (thésaurus)
224 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
225 +* Musée acquéreur (liste de contrôle)
226 +* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
227 +* Référence de l’acte
228 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
229 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
247 247  
231 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
232 +
233 +* Numéro d’inventaire
234 +* Date d’affectation
235 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
236 +* Prix d’achat
237 +* Domaine (thésaurus)
238 +* Dénomination (thésaurus)
239 +* Matières/techniques (thésaurus)
240 +* Dimensions
241 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
242 +* Date du constat état (assistant datation)
243 +* État de conservation (liste de contrôle)
244 +
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +(% style="text-align: center;" %)
248 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
249 +)))
250 +
251 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
252 +
253 +
248 248  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
249 249  
250 250  
... ... @@ -607,45 +607,14 @@
607 607  
608 608  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
609 609  
616 +Si plusieurs biens à traiter, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à cette entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
610 610  
611 -==== Attachement unitaire ====
618 +[[image:1747739407732-932.png]]
612 612  
613 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
614 614  
615 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
616 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
621 +[[image:1747739380385-184.png]]
617 617  
618 -[[image:1747740793119-487.png]]
619 619  
620 -
621 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
622 -
623 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
624 -
625 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
626 -
627 -* Sélectionner les notices à rattacher
628 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
629 -
630 -[[image:1747740946609-961.png]]
631 -
632 -
633 -Première association à effectuer :
634 -
635 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
636 -* Lancer le traitement
637 -
638 -[[image:1747741015186-251.png]]
639 -
640 -
641 -Seconde association à effectuer :
642 -
643 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
644 -* Lancer le traitement
645 -
646 -[[image:1747741041295-431.png]]
647 -
648 -
649 649  == Radiation du registre des dépôts ==
650 650  
651 651  
... ... @@ -654,17 +654,20 @@
654 654  
655 655  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
656 656  
657 -[[image:1747739687774-731.png]]
658 658  
633 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
659 659  
635 +
636 +
660 660  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
661 661  
662 662  
663 663  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
664 664  
665 -[[image:1747739728922-844.png]]
666 666  
643 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
667 667  
645 +
668 668  (% class="box successmessage" %)
669 669  (((
670 670  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -671,7 +671,7 @@
671 671  )))
672 672  
673 673  
674 -[[image:1747739870875-332.png]]
652 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
675 675  
676 676  
677 677  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -682,10 +682,9 @@
682 682  
683 683  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
684 684  
685 -[[image:1747739908497-919.png]]
686 686  
664 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
687 687  
688 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
689 689  
690 690  
691 691  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -693,21 +693,21 @@
693 693  
694 694  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
695 695  
696 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
697 697  
674 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
698 698  
699 -[[image:1747740027614-948.png]]
700 700  
677 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
701 701  
702 -[[image:1747740075472-359.png]]
703 703  
680 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
704 704  
682 +
705 705  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
706 706  
685 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
707 707  
708 -[[image:1747740216286-288.png]]
709 709  
710 -
711 711  (% class="box warningmessage" %)
712 712  (((
713 713  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -717,22 +717,13 @@
717 717  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
718 718  
719 719  
720 -(% class="box warningmessage" %)
721 -(((
722 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
723 -)))
697 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
724 724  
725 -[[image:1747740258746-408.png]]
726 726  
700 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
727 727  
728 -[[image:1747740398485-927.png]]
729 729  
730 -
731 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
732 -
733 -[[image:1747733815373-706.png]]
734 -
735 -
736 -Résultat :
737 -
738 -[[image:1747740624210-211.png]]
703 +(% class="box warningmessage" %)
704 +(((
705 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
706 +)))
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