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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:50
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,247 +1,250 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
6 -
7 -
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 -
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
58 -
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 -
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 -
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
65 -
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 -
68 -(% class="box infomessage" %)
69 -(((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
71 71  )))
72 72  
73 -
74 -
75 -
76 -== Attention : le registre papier fait foi ==
77 -
78 -
79 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
80 -
81 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
82 -
83 -(% class="box warningmessage" %)
84 84  (((
85 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
86 -)))
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
87 87  
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
88 88  
89 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
90 90  
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
91 91  
92 -=== Nouvelles acquisitions ===
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
93 93  
30 += Grilles de saisie à utiliser =
94 94  
95 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
96 96  
97 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
98 98  
99 -
100 100  (% class="box infomessage" %)
101 101  (((
102 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
103 103  )))
104 104  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
105 105  
106 -=== Inventaire rétrospectifs ===
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 108  
109 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
112 -
113 113  
114 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
115 115  
116 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
117 117  
118 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
119 119  
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
120 120  
121 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
76 +Bien : 2025.1.1
77 +)))
78 +|(((
79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
122 122  
123 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
124 -* le numéro de lot : 0
125 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
126 126  
127 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
128 128  
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
129 129  
130 -[[image:1747723638621-244.png]]
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
131 131  
132 -(% style="text-align: center;" %)
133 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
98 +Ensemble : 2011.3.0
134 134  
100 +1er bien : 2011.3.1
135 135  
102 +2eme bien : 2011.3.2
136 136  
137 -[[image:1747723844014-278.png]]
104 +
105 +)))
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
138 138  
139 -(% style="text-align: center;" %)
140 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 +Entrée : D2025.1
141 141  
142 -
143 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
144 -
145 -
146 -(% class="box infomessage" %)
147 -(((
148 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
149 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
150 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
114 +Bien : D2025.1.1
151 151  )))
116 +|(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
152 152  
119 +
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
153 153  
154 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
155 155  
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
156 156  
157 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
135 +Entrée : D2011.1
158 158  
137 +Ensemble : D2011.1.0
159 159  
160 -=== Récolement décennal ===
139 +1er bien : D2011.1.1
161 161  
141 +2eme bien : D2011.1.2
142 +)))
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
162 162  
163 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
164 164  
165 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
166 166  
167 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
157 +Entrée : 2011.0
168 168  
169 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
159 +Bien : 2011.0.35
170 170  
171 171  
172 -=== Ensembles complexes ===
162 +**Ensembles complexes **:
173 173  
164 +Entrée : 2011.0
174 174  
175 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
166 +Ensemble : 2011.0.36.0
176 176  
177 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
178 -
179 -(% class="box successmessage" %)
180 -(((
181 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
182 182  )))
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
183 183  
184 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
178 += Champs obligatoires pour le registre =
185 185  
186 -* 2011.0.1               bien simple
187 -* 2011.0.2               bien simple
188 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
189 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
190 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
191 -* 2011.0.4               bien simple
192 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
193 -* etc.
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
194 194  
195 -= Saisie des données nécessaires au registres =
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
196 196  
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
197 197  
198 -== Champs obligatoires en saisie ==
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
199 199  
200 -
201 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
202 -
203 -(% class="box warningmessage" %)
204 -(((
205 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
206 -)))
207 -
208 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
209 -
210 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
211 -
212 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
213 -
214 -* Mode acquisition (thésaurus)
215 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
216 216  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
217 217  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
218 218  * Référence de l’acte
219 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
220 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
221 221  
222 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
223 223  
224 224  * Numéro d’inventaire
225 -* Date d’affectation
226 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
227 -* Prix d’achat
201 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
228 228  * Domaine (thésaurus)
229 229  * Dénomination (thésaurus)
230 230  * Matières/techniques (thésaurus)
231 231  * Dimensions
232 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
233 -* Date du constat état (assistant datation)
234 -* État de conservation (liste de contrôle)
206 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
207 +* Prix d’achat
208 +* Inscriptions (thésaurus)
209 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
235 235  
236 236  (% class="box infomessage" %)
237 237  (((
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
213 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
240 240  )))
241 241  
242 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
243 243  
244 244  
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
222 +(((
223 +**Sommaire**
224 +)))
225 +
226 +(% class="box" %)
227 +(((
228 +**Aller plus loin**
229 +
230 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 +* Saisir une entrée
232 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
233 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
234 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
235 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
236 +)))
237 +
238 +(% class="box" %)
239 +(((
240 +**Icônes principales**
241 +)))
242 +)))
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
245 245  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
246 246  
247 247  
... ... @@ -407,64 +407,85 @@
407 407  === Validation de la saisie d'un Bien ===
408 408  
409 409  
410 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
413 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
411 411  
412 412  
413 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 +[[image:1747732762213-559.png]]
414 414  
415 415  
416 416  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
417 417  
418 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 +(% class="box infomessage" %)
422 +(((
423 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
419 419  
420 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
425 +* Avis des instances scientifiques
426 +* Prix
427 +* Inscriptions
428 +* Constat d’état initial
421 421  
422 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
430 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
423 423  
424 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
432 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
433 +)))
425 425  
426 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
435 +[[image:1747732693654-638.png]]
427 427  
437 +
438 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
439 +
440 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
441 +
442 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
443 +
444 +
445 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
446 +
428 428  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
429 429  
430 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
431 431  
432 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
450 +[[image:1747733244856-550.png]]
433 433  
434 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
453 +.
435 435  
455 +[[image:1747733341634-347.png]]
456 +
436 436  (% class="wikigeneratedid" %)
437 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
458 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
438 438  
439 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
440 440  
441 -(% class="wikigeneratedid" %)
442 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
461 +[[image:1747733457810-510.png]]
443 443  
444 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
445 445  
446 -(% class="wikigeneratedid" %)
447 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
464 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
448 448  
449 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
450 450  
451 451  
468 +[[image:1747734678656-824.png]]
452 452  
453 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
471 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
455 455  
473 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
456 456  
457 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
458 458  
476 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
459 459  
460 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
461 461  
479 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
462 462  
463 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
464 464  
465 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
466 466  
483 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
467 467  
485 +[[image:1747733892872-758.png]]
486 +
487 +
488 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
489 +
490 +[[image:1747733938343-251.png]]
491 +
468 468  (% class="box warningmessage" %)
469 469  (((
470 470  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -481,15 +481,11 @@
481 481  = Édition des registres =
482 482  
483 483  
484 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
508 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
485 485  
510 +[[image:1747734834496-206.png]]
486 486  
487 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
488 488  
489 -
490 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
491 -
492 -
493 493  (% class="box infomessage" %)
494 494  (((
495 495  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -506,25 +506,23 @@
506 506  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
507 507  
508 508  
509 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
529 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
510 510  
511 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
531 +[[image:1747734875829-175.png]]
512 512  
533 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
513 513  
514 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
535 +[[image:1747734980868-601.png]]
515 515  
516 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
537 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
517 517  
539 +[[image:1747735028293-815.png]]
518 518  
519 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
520 520  
521 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
522 522  
523 -
524 -
525 525  Résultat :
526 526  
527 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
545 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
528 528  
529 529  
530 530  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -536,29 +536,28 @@
536 536  
537 537  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
538 538  
539 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
540 -
541 541  (% class="box successmessage" %)
542 542  (((
543 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
559 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
544 544  )))
545 545  
562 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 546  
547 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
548 -
549 549  (% class="box successmessage" %)
550 550  (((
551 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
566 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
552 552  )))
553 553  
554 554  
555 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
570 +[[image:1747735219379-682.png]]
556 556  
557 557  
558 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
573 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
559 559  
575 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
560 560  
561 561  
578 +
562 562  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
563 563  
564 564  
... ... @@ -578,13 +578,13 @@
578 578  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
579 579  
580 580  
581 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
598 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
582 582  
583 583  
584 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
601 +[[image:1747739157175-278.png]]
585 585  
586 586  
587 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
604 +[[image:1747739231189-417.png]]
588 588  
589 589  
590 590  
... ... @@ -591,9 +591,44 @@
591 591  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
592 592  
593 593  
594 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
611 +==== Attachement unitaire ====
595 595  
613 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
596 596  
615 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
616 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
617 +
618 +[[image:1747740793119-487.png]]
619 +
620 +
621 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
622 +
623 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
624 +
625 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
626 +
627 +* Sélectionner les notices à rattacher
628 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
629 +
630 +[[image:1747740946609-961.png]]
631 +
632 +
633 +Première association à effectuer :
634 +
635 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
636 +* Lancer le traitement
637 +
638 +[[image:1747741015186-251.png]]
639 +
640 +
641 +Seconde association à effectuer :
642 +
643 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
644 +* Lancer le traitement
645 +
646 +[[image:1747741041295-431.png]]
647 +
648 +
597 597  == Radiation du registre des dépôts ==
598 598  
599 599  
... ... @@ -602,20 +602,17 @@
602 602  
603 603  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
604 604  
657 +[[image:1747739687774-731.png]]
605 605  
606 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
607 607  
608 -
609 -
610 610  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
611 611  
612 612  
613 613  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
614 614  
665 +[[image:1747739728922-844.png]]
615 615  
616 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
617 617  
618 -
619 619  (% class="box successmessage" %)
620 620  (((
621 621  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -622,7 +622,7 @@
622 622  )))
623 623  
624 624  
625 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
674 +[[image:1747739870875-332.png]]
626 626  
627 627  
628 628  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -633,9 +633,10 @@
633 633  
634 634  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
635 635  
685 +[[image:1747739908497-919.png]]
636 636  
637 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
638 638  
688 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
639 639  
640 640  
641 641  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -643,21 +643,21 @@
643 643  
644 644  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
645 645  
696 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
646 646  
647 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
648 648  
699 +[[image:1747740027614-948.png]]
649 649  
650 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
651 651  
702 +[[image:1747740075472-359.png]]
652 652  
653 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
654 654  
655 -
656 656  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
657 657  
658 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
659 659  
708 +[[image:1747740216286-288.png]]
660 660  
710 +
661 661  (% class="box warningmessage" %)
662 662  (((
663 663  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -667,13 +667,22 @@
667 667  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
668 668  
669 669  
670 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
671 -
672 -
673 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
674 -
675 -
676 676  (% class="box warningmessage" %)
677 677  (((
678 678  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
679 679  )))
724 +
725 +[[image:1747740258746-408.png]]
726 +
727 +
728 +[[image:1747740398485-927.png]]
729 +
730 +
731 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
732 +
733 +[[image:1747733815373-706.png]]
734 +
735 +
736 +Résultat :
737 +
738 +[[image:1747740624210-211.png]]
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