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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:50
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À la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -= **Introduction** =
5 += Introduction =
6 6  
7 7  
8 8  == Réglementation ==
... ... @@ -70,9 +70,6 @@
70 70  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 71  )))
72 72  
73 -
74 -
75 -
76 76  == Attention : le registre papier fait foi ==
77 77  
78 78  
... ... @@ -151,7 +151,7 @@
151 151  )))
152 152  
153 153  
154 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
151 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
155 155  
156 156  
157 157  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -407,64 +407,85 @@
407 407  === Validation de la saisie d'un Bien ===
408 408  
409 409  
410 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
411 411  
412 412  
413 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 +[[image:1747732762213-559.png]]
414 414  
415 415  
416 416  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
417 417  
418 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
415 +(% class="box infomessage" %)
416 +(((
417 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
419 419  
420 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
419 +* Avis des instances scientifiques
420 +* Prix
421 +* Inscriptions
422 +* Constat d’état initial
421 421  
422 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
424 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
423 423  
424 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
426 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
427 +)))
425 425  
426 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
429 +[[image:1747732693654-638.png]]
427 427  
431 +
432 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
433 +
434 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
435 +
436 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
437 +
438 +
439 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
440 +
428 428  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
429 429  
430 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
431 431  
432 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
444 +[[image:1747733244856-550.png]]
433 433  
434 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
446 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
447 +.
435 435  
449 +[[image:1747733341634-347.png]]
450 +
436 436  (% class="wikigeneratedid" %)
437 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
452 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
438 438  
439 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
440 440  
441 -(% class="wikigeneratedid" %)
442 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
455 +[[image:1747733457810-510.png]]
443 443  
444 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
445 445  
446 -(% class="wikigeneratedid" %)
447 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
458 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
448 448  
449 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
450 450  
451 451  
462 +[[image:1747734678656-824.png]]
452 452  
453 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
465 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
455 455  
467 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
456 456  
457 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
458 458  
470 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
459 459  
460 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
461 461  
473 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
462 462  
463 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
464 464  
465 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
466 466  
477 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
467 467  
479 +[[image:1747733892872-758.png]]
480 +
481 +
482 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
483 +
484 +[[image:1747733938343-251.png]]
485 +
468 468  (% class="box warningmessage" %)
469 469  (((
470 470  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -481,15 +481,11 @@
481 481  = Édition des registres =
482 482  
483 483  
484 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
502 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
485 485  
504 +[[image:1747734834496-206.png]]
486 486  
487 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
488 488  
489 -
490 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
491 -
492 -
493 493  (% class="box infomessage" %)
494 494  (((
495 495  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -506,25 +506,23 @@
506 506  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
507 507  
508 508  
509 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
523 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
510 510  
511 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
525 +[[image:1747734875829-175.png]]
512 512  
527 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
513 513  
514 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
529 +[[image:1747734980868-601.png]]
515 515  
516 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
531 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
517 517  
533 +[[image:1747735028293-815.png]]
518 518  
519 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
520 520  
521 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
522 522  
523 -
524 -
525 525  Résultat :
526 526  
527 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
539 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
528 528  
529 529  
530 530  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -536,29 +536,28 @@
536 536  
537 537  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
538 538  
539 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
540 -
541 541  (% class="box successmessage" %)
542 542  (((
543 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
553 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
544 544  )))
545 545  
556 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 546  
547 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
548 -
549 549  (% class="box successmessage" %)
550 550  (((
551 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
560 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
552 552  )))
553 553  
554 554  
555 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
564 +[[image:1747735219379-682.png]]
556 556  
557 557  
558 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
567 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
559 559  
569 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
560 560  
561 561  
572 +
562 562  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
563 563  
564 564  
... ... @@ -578,13 +578,13 @@
578 578  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
579 579  
580 580  
581 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
592 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
582 582  
583 583  
584 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
595 +[[image:1747739157175-278.png]]
585 585  
586 586  
587 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
598 +[[image:1747739231189-417.png]]
588 588  
589 589  
590 590  
... ... @@ -591,9 +591,44 @@
591 591  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
592 592  
593 593  
594 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
605 +==== Attachement unitaire ====
595 595  
607 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
596 596  
609 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
610 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
611 +
612 +[[image:1747740793119-487.png]]
613 +
614 +
615 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
616 +
617 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
618 +
619 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
620 +
621 +* Sélectionner les notices à rattacher
622 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
623 +
624 +[[image:1747740946609-961.png]]
625 +
626 +
627 +Première association à effectuer :
628 +
629 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
630 +* Lancer le traitement
631 +
632 +[[image:1747741015186-251.png]]
633 +
634 +
635 +Seconde association à effectuer :
636 +
637 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
638 +* Lancer le traitement
639 +
640 +[[image:1747741041295-431.png]]
641 +
642 +
597 597  == Radiation du registre des dépôts ==
598 598  
599 599  
... ... @@ -602,20 +602,17 @@
602 602  
603 603  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
604 604  
651 +[[image:1747739687774-731.png]]
605 605  
606 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
607 607  
608 -
609 -
610 610  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
611 611  
612 612  
613 613  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
614 614  
659 +[[image:1747739728922-844.png]]
615 615  
616 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
617 617  
618 -
619 619  (% class="box successmessage" %)
620 620  (((
621 621  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -622,7 +622,7 @@
622 622  )))
623 623  
624 624  
625 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
668 +[[image:1747739870875-332.png]]
626 626  
627 627  
628 628  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -633,9 +633,10 @@
633 633  
634 634  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
635 635  
679 +[[image:1747739908497-919.png]]
636 636  
637 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
638 638  
682 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
639 639  
640 640  
641 641  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -643,21 +643,21 @@
643 643  
644 644  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
645 645  
690 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
646 646  
647 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
648 648  
693 +[[image:1747740027614-948.png]]
649 649  
650 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
651 651  
696 +[[image:1747740075472-359.png]]
652 652  
653 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
654 654  
655 -
656 656  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
657 657  
658 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
659 659  
702 +[[image:1747740216286-288.png]]
660 660  
704 +
661 661  (% class="box warningmessage" %)
662 662  (((
663 663  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -667,13 +667,22 @@
667 667  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
668 668  
669 669  
670 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
671 -
672 -
673 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
674 -
675 -
676 676  (% class="box warningmessage" %)
677 677  (((
678 678  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
679 679  )))
718 +
719 +[[image:1747740258746-408.png]]
720 +
721 +
722 +[[image:1747740398485-927.png]]
723 +
724 +
725 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
726 +
727 +[[image:1747733815373-706.png]]
728 +
729 +
730 +Résultat :
731 +
732 +[[image:1747740624210-211.png]]
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