Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,4 +1,4 @@
--
++(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -27,17 +27,43 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
++= Grilles de saisie à utiliser =
--La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
--Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
++Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
--Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
++* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
++* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
++* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
--* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
--* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
--* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
++)))
++(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
++|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
++|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
++|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
++|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
++|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
++|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
++|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
++|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
++|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++
++[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
++
++La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
++Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
++Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
++
  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
@@ -149,329 +149,243 @@
  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--)))
++= Champs obligatoires pour le registre =
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
++Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--)))
++En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++* **néant **: en l’absence avérée d’information,
++* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
++== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
--
--
--
--
--
--=== Inventaire rétrospectifs ===
--
--
--
--[[image:1747723844014-278.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
--
--
--L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
--
--
--= Saisie des données nécessaires au registres =
--
--
--== Champs obligatoires en saisie ==
--
--
--Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
--)))
--
--En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
--
--Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
--
--**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
--
--* Mode acquisition (thésaurus)
--* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
++* Mode d’acquisition (thésaurus)
++* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
  * Référence de l’acte
--* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
--* Mention des concours publics (liste de contrôle)
++* Date de l’acte d’acquisition
++* Mention des concours publics (AS / ANS)
--**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
++== Champs obligatoires dans la table Biens ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++
  * Numéro d’inventaire
--* Date d’affectation
--* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
--* Prix d’achat
++* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
  * Domaine (thésaurus)
  * Dénomination (thésaurus)
  * Matières/techniques (thésaurus)
  * Dimensions
--* Type d’inscriptions (thésaurus)
--* Date du constat état (assistant datation)
--* État de conservation (liste de contrôle)
++* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
++* Prix d’achat
++* Inscriptions (thésaurus)
++* Constat d’état initial (date + état de conservation)
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--(% style="text-align: center;" %)
--//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
  )))
--Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
++= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
++Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
--== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
++== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
++(((
++Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
++)))
--=== Entrées : nouvelle acquisition ===
++(((
++Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
++)))
++[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
++== Terminer la saisie de chaque notice ==
++(((
++(% start="1" %)
++1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++)))
--[[image:1747723969669-261.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
--
--
--Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
--
--
--[[image:1747724102358-210.png]]
--
--(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
--
--
--(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
  (((
--(% style="text-align: left;" %)
--//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
++(% start="2" %)
++1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++1. La notice passe en état « attente validation saisie »
  )))
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
++[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
++== Valider la notice ==
++Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :
--[[image:1747724180433-782.png]]
++* Si la notice est conforme, elle passe en état « saisie validée » ;
++* Si elle est refusée, elle passe en état « saisie refusée » et un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
++=== Validation de la saisie ===
++[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
--Renseigner, à minima, le statut juridique.
++=== Refus de la saisie ===
++[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747724251875-618.png]]
++(((
++
++)))
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
++[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=== Biens ===
++== Lancer l’intégration au registre ==
++(((
++Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
--Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
++**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
++* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
++* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++)))
--[[image:1747724329047-588.png]]
++[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
++=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis  ===
--La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
++[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
--)))
++=== Cas 2 : champs obligatoires manquants  ===
--[[image:1747724385543-970.png]]
++[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
++== Confirmer l’intégration ==
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
--)))
++1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
--Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
++[[Résultat sur la notice de bien → date d'intégration au registre et lien vers le registre>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747725032932-364.png]]
++[[Résultat dans le registre → notice enregistrée.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Biens : Ensembles complexes ===
--Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++)))
--[[image:1747725129124-544.png]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++)))
--La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
--Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
--[[image:1747725362450-684.png]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
--)))
--Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
--[[image:1747725317402-667.png]]
--Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
--Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
--== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
--=== Entrée ===
--Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
--[[image:1747725797202-722.png]]
--=== Biens ===
--Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
--A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
--[[image:1747725926983-893.png]]
--[[image:1747727404840-527.png]]
--= Intégration des notices biens au registre =
--=== Validation de la saisie d'un Bien ===
--Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]]  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
--[[image:1747732762213-559.png]]
--Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
--* Avis des instances scientifiques
--* Prix
--* Inscriptions
--* Constat d’état initial
--Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
--**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
--)))
--[[image:1747732693654-638.png]]
--Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
--Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
--Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
++= Intégration des notices biens au registre =
--[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
--[[image:1747733244856-550.png]]
--Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
++
  .
--[[image:1747733341634-347.png]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
--[[image:1747733457810-510.png]]
--* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
++*
--[[image:1747734678656-824.png]]
--* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
--[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
  Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

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Auteur

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