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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 49.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:20
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,187 +1,135 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 +== Réglementation ==
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
31 31  
32 -La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33 -Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
34 34  
35 -Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
36 36  
37 -* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38 -* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39 -* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
40 40  
41 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
42 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
43 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
44 44  
45 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
46 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
47 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
48 -Entrée : 2025.1
49 49  
50 -Bien : 2025.1.1
51 -)))
52 -|(((
53 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
54 -)))|(% style="width:209px" %)(((
55 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
56 56  
57 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
58 58  
59 -Si biens remarquables : saisie individuelle
60 -)))|(% style="width:302px" %)(((
61 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
62 -- Joindre un document descriptif
63 63  
64 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
31 +== Modalités pratiques ==
65 65  
66 -- Numérotation :
67 -• Ensemble : année.numérolot.0
68 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
69 -)))|(% style="width:257px" %)(((
70 -Entrée : 2011.3
71 71  
72 -Ensemble : 2011.3.0
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
73 73  
74 -1er bien : 2011.3.1
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
75 75  
76 -2eme bien : 2011.3.2
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
77 77  
78 -
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 +
45 +
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 +
48 +
49 +(% class="box warningmessage" %)
50 +(((
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
79 79  )))
80 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
81 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
82 82  
83 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
84 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
85 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
86 -Entrée : D2025.1
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
87 87  
88 -Bien : D2025.1.1
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
58 +
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 +
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 +
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
65 +
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 +
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
89 89  )))
90 -|(((
91 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
92 92  
93 -
94 -)))|(% style="width:209px" %)(((
95 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
96 96  
97 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
98 98  
99 -Si biens remarquables : saisie individuelle
100 -)))|(% style="width:302px" %)(((
101 -- Saisie immédiate ou différée
102 -- Joindre un document descriptif
75 +== Attention : le registre papier fait foi ==
103 103  
104 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
105 -- Numérotation :
106 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
107 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
108 -)))|(% style="width:257px" %)(((
109 -Entrée : D2011.1
110 110  
111 -Ensemble : D2011.1.0
78 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
112 112  
113 -1er bien : D2011.1.1
80 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
114 114  
115 -2eme bien : D2011.1.2
82 +(% class="box warningmessage" %)
83 +(((
84 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
116 116  )))
117 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
118 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
119 119  
120 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
121 -)))|(% style="width:302px" %)(((
122 -- Entrée liée : année.0
123 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
124 124  
88 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
125 125  
126 -- Numérotation biens :
127 -• Bien simple : année.0.numérobien
128 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
129 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
130 -)))|(% style="width:257px" %)(((
131 -Entrée : 2011.0
132 132  
133 -Bien : 2011.0.35
91 +=== Nouvelles acquisitions ===
134 134  
135 135  
136 -**Ensembles complexes **:
94 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
137 137  
138 -Entrée : 2011.0
96 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
139 139  
140 -Ensemble : 2011.0.36.0
141 141  
142 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
99 +(% class="box infomessage" %)
100 +(((
101 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
143 143  )))
144 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
145 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
146 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
147 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
148 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
149 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
151 151  
104 +
105 +=== Inventaire rétrospectifs ===
106 +
107 +
108 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
109 +
110 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
152 152  
153 -)))
154 -)))|(% style="width:300px" %)(((
155 -(% class="box" %)
156 -(((
157 -**Sommaire**
158 -)))
159 159  
160 -(% class="box" %)
161 -(((
162 -**Aller plus loin**
113 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
163 163  
164 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
165 -* Saisir une entrée
166 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
167 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
168 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
169 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
170 -)))
115 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
171 171  
172 -(% class="box" %)
173 -(((
174 -**Icônes principales**
175 -)))
176 -)))
117 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
177 177  
178 178  
120 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
179 179  
122 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
123 +* le numéro de lot : 0
124 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
180 180  
126 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
181 181  
182 182  
129 +[[image:1747723638621-244.png]]
183 183  
184 -=== Inventaire rétrospectifs ===
131 +(% style="text-align: center;" %)
132 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
185 185  
186 186  
187 187  
... ... @@ -194,6 +194,55 @@
194 194  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
195 195  
196 196  
145 +(% class="box infomessage" %)
146 +(((
147 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
148 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
149 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
150 +)))
151 +
152 +
153 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
154 +
155 +
156 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
157 +
158 +
159 +=== Récolement décennal ===
160 +
161 +
162 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
163 +
164 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
165 +
166 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
167 +
168 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
169 +
170 +
171 +=== Ensembles complexes ===
172 +
173 +
174 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
175 +
176 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
177 +
178 +(% class="box successmessage" %)
179 +(((
180 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
181 +)))
182 +
183 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
184 +
185 +* 2011.0.1               bien simple
186 +* 2011.0.2               bien simple
187 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
188 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
189 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
190 +* 2011.0.4               bien simple
191 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
192 +* etc.
193 +
197 197  = Saisie des données nécessaires au registres =
198 198  
199 199  
... ... @@ -382,7 +382,7 @@
382 382  === Entrée ===
383 383  
384 384  
385 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
382 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
386 386  
387 387  
388 388  [[image:1747725797202-722.png]]
... ... @@ -391,7 +391,7 @@
391 391  === Biens ===
392 392  
393 393  
394 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
391 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
395 395  
396 396  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
397 397  
... ... @@ -399,10 +399,9 @@
399 399  [[image:1747725926983-893.png]]
400 400  
401 401  
399 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
402 402  
403 -[[image:1747727404840-527.png]]
404 404  
405 -
406 406  = Intégration des notices biens au registre =
407 407  
408 408  
... ... @@ -409,85 +409,64 @@
409 409  === Validation de la saisie d'un Bien ===
410 410  
411 411  
412 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
413 413  
414 414  
415 -[[image:1747732762213-559.png]]
411 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 416  
417 417  
418 418  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
419 419  
420 -(% class="box infomessage" %)
421 -(((
422 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
416 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
423 423  
424 -* Avis des instances scientifiques
425 -* Prix
426 -* Inscriptions
427 -* Constat d’état initial
418 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
428 428  
429 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
420 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
430 430  
431 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
432 -)))
422 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
433 433  
434 -[[image:1747732693654-638.png]]
424 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
435 435  
436 -
437 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
438 -
439 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
440 -
441 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
442 -
443 -
444 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
445 -
446 446  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
447 447  
428 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 -[[image:1747733244856-550.png]]
430 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
450 450  
451 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
452 -.
432 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
453 453  
454 -[[image:1747733341634-347.png]]
455 -
456 456  (% class="wikigeneratedid" %)
457 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
435 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
458 458  
437 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
459 459  
460 -[[image:1747733457810-510.png]]
439 +(% class="wikigeneratedid" %)
440 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
461 461  
442 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
462 462  
463 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
464 464  
447 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
465 465  
466 466  
467 -[[image:1747734678656-824.png]]
468 468  
451 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
469 469  
470 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
471 471  
472 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
473 473  
474 -
475 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
476 -
477 -
478 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 -
480 -
481 -
482 482  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
483 483  
484 -[[image:1747733892872-758.png]]
485 485  
458 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
486 486  
460 +
487 487  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
488 488  
489 -[[image:1747733938343-251.png]]
463 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
490 490  
465 +
491 491  (% class="box warningmessage" %)
492 492  (((
493 493  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -504,11 +504,15 @@
504 504  = Édition des registres =
505 505  
506 506  
507 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
482 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
508 508  
509 -[[image:1747734834496-206.png]]
510 510  
485 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
511 511  
487 +
488 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 +
490 +
512 512  (% class="box infomessage" %)
513 513  (((
514 514  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -525,23 +525,25 @@
525 525  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
526 526  
527 527  
528 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
507 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
529 529  
530 -[[image:1747734875829-175.png]]
509 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
531 531  
532 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
533 533  
534 -[[image:1747734980868-601.png]]
512 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
535 535  
536 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
514 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
537 537  
538 -[[image:1747735028293-815.png]]
539 539  
517 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
540 540  
519 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
541 541  
521 +
522 +
542 542  Résultat :
543 543  
544 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
525 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
545 545  
546 546  
547 547  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -553,28 +553,29 @@
553 553  
554 554  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
555 555  
537 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 +
556 556  (% class="box successmessage" %)
557 557  (((
558 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
541 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
559 559  )))
560 560  
561 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
562 562  
545 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 +
563 563  (% class="box successmessage" %)
564 564  (((
565 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
549 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
566 566  )))
567 567  
568 568  
569 -[[image:1747735219379-682.png]]
553 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
570 570  
571 571  
572 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
556 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
573 573  
574 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
575 575  
576 576  
577 -
578 578  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
579 579  
580 580  
... ... @@ -594,13 +594,13 @@
594 594  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
595 595  
596 596  
597 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
579 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
598 598  
599 599  
600 -[[image:1747739157175-278.png]]
582 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
601 601  
602 602  
603 -[[image:1747739231189-417.png]]
585 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
604 604  
605 605  
606 606  
... ... @@ -607,44 +607,9 @@
607 607  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
608 608  
609 609  
610 -==== Attachement unitaire ====
592 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
611 611  
612 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
613 613  
614 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
615 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
616 -
617 -[[image:1747740793119-487.png]]
618 -
619 -
620 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
621 -
622 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
623 -
624 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
625 -
626 -* Sélectionner les notices à rattacher
627 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
628 -
629 -[[image:1747740946609-961.png]]
630 -
631 -
632 -Première association à effectuer :
633 -
634 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
635 -* Lancer le traitement
636 -
637 -[[image:1747741015186-251.png]]
638 -
639 -
640 -Seconde association à effectuer :
641 -
642 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
643 -* Lancer le traitement
644 -
645 -[[image:1747741041295-431.png]]
646 -
647 -
648 648  == Radiation du registre des dépôts ==
649 649  
650 650  
... ... @@ -653,17 +653,20 @@
653 653  
654 654  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
655 655  
656 -[[image:1747739687774-731.png]]
657 657  
604 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
658 658  
606 +
607 +
659 659  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
660 660  
661 661  
662 662  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
663 663  
664 -[[image:1747739728922-844.png]]
665 665  
614 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
666 666  
616 +
667 667  (% class="box successmessage" %)
668 668  (((
669 669  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -670,7 +670,7 @@
670 670  )))
671 671  
672 672  
673 -[[image:1747739870875-332.png]]
623 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
674 674  
675 675  
676 676  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -681,10 +681,9 @@
681 681  
682 682  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
683 683  
684 -[[image:1747739908497-919.png]]
685 685  
635 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
686 686  
687 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
688 688  
689 689  
690 690  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -692,21 +692,21 @@
692 692  
693 693  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
694 694  
695 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
696 696  
645 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
697 697  
698 -[[image:1747740027614-948.png]]
699 699  
648 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
700 700  
701 -[[image:1747740075472-359.png]]
702 702  
651 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
703 703  
653 +
704 704  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
705 705  
656 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
706 706  
707 -[[image:1747740216286-288.png]]
708 708  
709 -
710 710  (% class="box warningmessage" %)
711 711  (((
712 712  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -716,22 +716,13 @@
716 716  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
717 717  
718 718  
719 -(% class="box warningmessage" %)
720 -(((
721 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
722 -)))
668 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
723 723  
724 -[[image:1747740258746-408.png]]
725 725  
671 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
726 726  
727 -[[image:1747740398485-927.png]]
728 728  
729 -
730 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
731 -
732 -[[image:1747733815373-706.png]]
733 -
734 -
735 -Résultat :
736 -
737 -[[image:1747740624210-211.png]]
674 +(% class="box warningmessage" %)
675 +(((
676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 +)))
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