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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 49.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:20
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 09:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Intégrer des biens aux registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -15,12 +15,14 @@
15 15  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16 16  
17 17  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 20  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 23  
25 +== Principe général ==
26 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,18 +27,30 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
31 31  
32 -La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33 -Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
35 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
35 -Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
37 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
36 36  
37 -* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38 -* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39 -* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
41 +(% class="box infomessage" %)
42 +(((
43 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 +)))
40 40  
41 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
46 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +
48 +
49 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +
51 +
52 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
53 +
54 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
55 +
56 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
42 42  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
43 43  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
44 44  
... ... @@ -149,589 +149,273 @@
149 149  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150 150  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
151 151  
152 -
153 -)))
154 -)))|(% style="width:300px" %)(((
155 -(% class="box" %)
156 -(((
157 -**Sommaire**
158 -)))
167 +== Champs obligatoires pour le registre ==
159 159  
160 -(% class="box" %)
161 -(((
162 -**Aller plus loin**
169 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
163 163  
164 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
165 -* Saisir une entrée
166 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
167 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
168 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
169 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
170 -)))
171 -
172 -(% class="box" %)
173 -(((
174 -**Icônes principales**
175 -)))
176 -)))
177 -
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -
183 -
184 -=== Inventaire rétrospectifs ===
185 -
186 -
187 -
188 -[[image:1747723844014-278.png]]
189 -
190 -(% style="text-align: center;" %)
191 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
192 -
193 -
194 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
195 -
196 -
197 -= Saisie des données nécessaires au registres =
198 -
199 -
200 -== Champs obligatoires en saisie ==
201 -
202 -
203 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
204 -
205 205  (% class="box warningmessage" %)
206 206  (((
207 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
174 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
208 208  )))
209 209  
210 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
177 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
211 211  
212 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
179 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
213 213  
214 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
182 +=== Table Entrées ===
215 215  
216 -* Mode acquisition (thésaurus)
217 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
184 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
185 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
218 218  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
219 219  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
220 220  * Référence de l’acte
221 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
222 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
189 +* Date de l’acte d’acquisition
190 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
223 223  
224 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
192 +=== Table Biens ===
225 225  
194 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 +
226 226  * Numéro d’inventaire
227 -* Date d’affectation
228 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
229 -* Prix d’achat
197 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
230 230  * Domaine (thésaurus)
231 231  * Dénomination (thésaurus)
232 232  * Matières/techniques (thésaurus)
233 233  * Dimensions
234 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
235 -* Date du constat état (assistant datation)
236 -* État de conservation (liste de contrôle)
202 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
203 +* Prix d’achat
204 +* Inscriptions (thésaurus)
205 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
237 237  
238 -(% class="box infomessage" %)
239 -(((
240 -(% style="text-align: center;" %)
241 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
242 -)))
207 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
243 243  
244 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
209 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
245 245  
211 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
246 246  
247 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
248 -
249 -
250 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
251 -
252 -
253 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
254 -
255 -
256 -[[image:1747723969669-261.png]]
257 -
258 -(% style="text-align: center;" %)
259 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
260 -
261 -
262 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
263 -
264 -
265 -[[image:1747724102358-210.png]]
266 -
267 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
268 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
269 -
270 -
271 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
272 272  (((
273 -(% style="text-align: left;" %)
274 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
214 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
275 275  )))
276 276  
277 -
278 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
279 -
280 -
281 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
282 -
283 -
284 -[[image:1747724180433-782.png]]
285 -
286 -(% style="text-align: center;" %)
287 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
288 -
289 -
290 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
291 -
292 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
293 -
294 -
295 -[[image:1747724251875-618.png]]
296 -
297 -(% style="text-align: center;" %)
298 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
299 -
300 -
301 -(% class="box infomessage" %)
302 302  (((
303 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
218 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
304 304  )))
305 305  
221 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 -=== Biens ===
223 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
308 308  
309 -
310 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
311 -
312 -
313 -[[image:1747724329047-588.png]]
314 -
315 -(% style="text-align: center;" %)
316 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
317 -
318 -
319 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
320 -
321 -
322 -(% class="box infomessage" %)
323 323  (((
324 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
226 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
325 325  )))
326 326  
327 -[[image:1747724385543-970.png]]
229 +(((
230 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
328 328  
329 -(% style="text-align: center;" %)
330 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
232 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
331 331  
332 -
333 -(% class="box warningmessage" %)
334 -(((
335 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
235 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
336 336  )))
337 337  
238 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
340 340  
341 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
241 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
243 +== Valider ou refuser la saisie ==
343 343  
344 -[[image:1747725032932-364.png]]
245 +Dans la barre d’outils :
345 345  
247 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
346 346  
347 -=== Biens : Ensembles complexes ===
250 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
348 348  
252 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 349  
350 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
351 351  
255 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
352 352  
353 -[[image:1747725129124-544.png]]
257 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 354  
355 -
356 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
357 -
358 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
359 -
360 -
361 -[[image:1747725362450-684.png]]
362 -
363 -
364 -(% class="box infomessage" %)
365 365  (((
366 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
260 +
367 367  )))
368 368  
369 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
370 -
371 -[[image:1747725317402-667.png]]
372 -
373 -
374 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
375 -
376 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
377 -
378 -
379 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
380 -
381 -
382 -=== Entrée ===
383 -
384 -
385 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
386 -
387 -
388 -[[image:1747725797202-722.png]]
389 -
390 -
391 -=== Biens ===
392 -
393 -
394 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
395 -
396 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
397 -
398 -
399 -[[image:1747725926983-893.png]]
400 -
401 -
402 -
403 -[[image:1747727404840-527.png]]
404 -
405 -
406 -= Intégration des notices biens au registre =
407 -
408 -
409 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
410 -
411 -
412 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
413 -
414 -
415 -[[image:1747732762213-559.png]]
416 -
417 -
418 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
419 -
420 -(% class="box infomessage" %)
421 421  (((
422 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
423 -
424 -* Avis des instances scientifiques
425 -* Prix
426 -* Inscriptions
427 -* Constat d’état initial
428 -
429 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
430 -
431 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
264 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  )))
433 433  
434 -[[image:1747732693654-638.png]]
435 435  
268 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
438 438  
439 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
271 +== Lancer l’intégration au registre ==
440 440  
441 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
273 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
442 442  
443 -
444 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
445 -
446 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
447 -
448 -
449 -[[image:1747733244856-550.png]]
450 -
451 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
452 -.
453 -
454 -[[image:1747733341634-347.png]]
455 -
456 -(% class="wikigeneratedid" %)
457 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
458 -
459 -
460 -[[image:1747733457810-510.png]]
461 -
462 -
463 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
464 -
465 -
466 -
467 -[[image:1747734678656-824.png]]
468 -
469 -
470 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
471 -
472 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
473 -
474 -
475 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
476 -
477 -
478 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 -
480 -
481 -
482 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
483 -
484 -[[image:1747733892872-758.png]]
485 -
486 -
487 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
488 -
489 -[[image:1747733938343-251.png]]
490 -
491 -(% class="box warningmessage" %)
492 492  (((
493 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
494 -)))
276 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
495 495  
496 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
278 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
497 497  
498 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
499 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
280 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
500 500  
501 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
502 -
503 -
504 -= Édition des registres =
505 -
506 -
507 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
508 -
509 -[[image:1747734834496-206.png]]
510 -
511 -
512 512  (% class="box infomessage" %)
513 513  (((
514 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
285 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
515 515  )))
287 +)))
516 516  
517 -Il est possible de sélectionner :
289 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
519 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
520 -* L’année d'inscription au registre
521 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
522 522  
523 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
292 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
524 524  
525 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
294 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526 526  
527 527  
528 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
297 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
529 529  
530 -[[image:1747734875829-175.png]]
299 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 531  
532 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
533 533  
534 -[[image:1747734980868-601.png]]
302 +== Confirmer l’intégration ==
535 535  
536 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
304 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
537 537  
538 -[[image:1747735028293-815.png]]
306 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
539 539  
308 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 540  
541 541  
542 -Résultat :
311 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
543 543  
544 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
545 545  
314 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
546 546  
547 -(% class="wikigeneratedid" %)
548 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
549 549  
317 += Consulter et éditer les registres =
550 550  
551 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
319 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
552 552  
321 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
553 553  
554 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
323 +== Consulter le registre ==
555 555  
556 -(% class="box successmessage" %)
557 -(((
558 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
559 -)))
325 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 +1. (((
327 +Renseignez les critères de filtrage :
560 560  
561 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
562 -
563 -(% class="box successmessage" %)
564 -(((
565 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
329 +* **Année d’inscription au registre**
330 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
566 566  )))
333 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
567 567  
335 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
568 568  
569 -[[image:1747735219379-682.png]]
337 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
570 570  
571 571  
572 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
340 +== Éditer le registre ==
573 573  
574 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
342 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
575 575  
344 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
576 576  
577 -
578 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
579 -
580 -
581 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
582 -
583 -(% class="box successmessage" %)
349 +(% class="box infomessage" %)
584 584  (((
585 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
351 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
586 586  )))
587 587  
588 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
354 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 +)))
589 589  
590 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
591 -* Radier le bien du registre des dépôts
592 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
593 593  
594 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
595 595  
596 596  
597 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
598 598  
599 599  
600 -[[image:1747739157175-278.png]]
601 601  
602 602  
603 -[[image:1747739231189-417.png]]
604 604  
605 605  
606 606  
607 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
367 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
608 608  
609 609  
610 -==== Attachement unitaire ====
370 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
611 611  
612 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
613 613  
614 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
615 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
373 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 616  
617 -[[image:1747740793119-487.png]]
618 618  
376 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
619 619  
620 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
378 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
621 621  
622 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
380 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
623 623  
624 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
382 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
625 625  
626 -* Sélectionner les notices à rattacher
627 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
384 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
628 628  
629 -[[image:1747740946609-961.png]]
386 +
387 +)))
630 630  
631 -
632 -Première association à effectuer :
633 -
634 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
635 -* Lancer le traitement
636 -
637 -[[image:1747741015186-251.png]]
638 -
639 -
640 -Seconde association à effectuer :
641 -
642 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
643 -* Lancer le traitement
644 -
645 -[[image:1747741041295-431.png]]
646 -
647 -
648 -== Radiation du registre des dépôts ==
649 -
650 -
651 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
652 -
653 -
654 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
655 -
656 -[[image:1747739687774-731.png]]
657 -
658 -
659 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
660 -
661 -
662 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
663 -
664 -[[image:1747739728922-844.png]]
665 -
666 -
667 -(% class="box successmessage" %)
668 668  (((
669 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
670 -)))
390 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
671 671  
672 672  
673 -[[image:1747739870875-332.png]]
674 674  
675 -
676 -(% class="box warningmessage" %)
394 +
395 +)))
396 +)))|(% style="width:300px" %)(((
397 +(% class="box" %)
677 677  (((
678 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
399 +**Sommaire**
400 +
401 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
679 679  )))
680 680  
681 -
682 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
683 -
684 -[[image:1747739908497-919.png]]
685 -
686 -
687 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
688 -
689 -
690 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
691 -
692 -
693 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
694 -
695 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
696 -
697 -
698 -[[image:1747740027614-948.png]]
699 -
700 -
701 -[[image:1747740075472-359.png]]
702 -
703 -
704 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
705 -
706 -
707 -[[image:1747740216286-288.png]]
708 -
709 -
710 -(% class="box warningmessage" %)
404 +(% class="box" %)
711 711  (((
712 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
406 +**Aller plus loin**
407 +
408 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
409 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
410 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
411 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
412 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
413 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
414 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
415 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
416 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
417 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
713 713  )))
714 714  
715 -
716 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
717 -
718 -
719 -(% class="box warningmessage" %)
420 +(% class="box" %)
720 720  (((
721 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
422 +**Icônes principales**
423 +
424 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
425 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
426 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
427 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
428 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
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