Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -12,7 +12,7 @@
12	12	(((
13	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
14	14
15		-La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, présentés ci-dessous :
	15	+La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16	16
17	17	(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18	18	|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
...	...	@@ -27,17 +27,43 @@
27	27	* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28	28	* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29	29
30		-= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
	30	+= Grilles de saisie à utiliser =
31	31
32		-La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33		-Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
	32	+Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34	34
35		-Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
	34	+* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
	35	+* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
	36	+* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
36	36
37		-* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38		-* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39		-* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
	38	+(% class="box infomessage" %)
	39	+(((
	40	+**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
	41	+)))
40	40
	43	+(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
	44	+|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
	45	+|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
	46	+|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
	47	+|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
	48	+|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
	49	+|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
	50	+|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
	51	+|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
	52	+|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
	53	+|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
	54	+
	55	+[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	56	+
	57	+
	58	+[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59	+
	60	+
	61	+= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
	62	+
	63	+La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
	64	+Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
	65	+Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
	66	+
41	41	(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
42	42	|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
43	43	Entrées : grille** Registre - Acquisition **
...	...	@@ -149,6 +149,46 @@
149	149	Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150	150	)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
151	151
	178	+= Champs obligatoires pour le registre =
	179	+
	180	+La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
	181	+Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
	182	+
	183	+En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
	184	+
	185	+* **néant **: en l’absence avérée d’information,
	186	+* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
	187	+
	188	+== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
	189	+
	190	+* Mode d’acquisition (thésaurus)
	191	+* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
	192	+* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	193	+* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	194	+* Référence de l’acte
	195	+* Date de l’acte d’acquisition
	196	+* Mention des concours publics (AS / ANS)
	197	+
	198	+== Champs obligatoires dans la table Biens ==
	199	+
	200	+* Numéro d’inventaire
	201	+* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
	202	+* Domaine (thésaurus)
	203	+* Dénomination (thésaurus)
	204	+* Matières/techniques (thésaurus)
	205	+* Dimensions
	206	+* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
	207	+* Prix d’achat
	208	+* Inscriptions (thésaurus)
	209	+* Constat d’état initial (date + état de conservation)
	210	+
	211	+(% class="box infomessage" %)
	212	+(((
	213	+À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
	214	+)))
	215	+
	216	+
	217	+
152	152
153	153	)))
154	154	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -179,71 +179,6 @@
179	179
180	180
181	181
182		-
183		-
184		-=== Inventaire rétrospectifs ===
185		-
186		-
187		-
188		-[[image:1747723844014-278.png]]
189		-
190		-(% style="text-align: center;" %)
191		-//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
192		-
193		-
194		-L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
195		-
196		-
197		-= Saisie des données nécessaires au registres =
198		-
199		-
200		-== Champs obligatoires en saisie ==
201		-
202		-
203		-Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
204		-
205		-(% class="box warningmessage" %)
206		-(((
207		-//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
208		-)))
209		-
210		-En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
211		-
212		-Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
213		-
214		-**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
215		-
216		-* Mode acquisition (thésaurus)
217		-* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
218		-* Musée acquéreur (liste de contrôle)
219		-* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
220		-* Référence de l’acte
221		-* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
222		-* Mention des concours publics (liste de contrôle)
223		-
224		-**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
225		-
226		-* Numéro d’inventaire
227		-* Date d’affectation
228		-* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
229		-* Prix d’achat
230		-* Domaine (thésaurus)
231		-* Dénomination (thésaurus)
232		-* Matières/techniques (thésaurus)
233		-* Dimensions
234		-* Type d’inscriptions (thésaurus)
235		-* Date du constat état (assistant datation)
236		-* État de conservation (liste de contrôle)
237		-
238		-(% class="box infomessage" %)
239		-(((
240		-(% style="text-align: center;" %)
241		-//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
242		-)))
243		-
244		-Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
245		-
246		-
247	247	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
248	248
249	249

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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