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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:18
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À la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -12,7 +12,7 @@
12 12  (((
13 13  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, présentés ci-dessous :
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 16  
17 17  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 18  |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
... ... @@ -29,22 +29,16 @@
29 29  
30 30  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31 31  
32 -La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33 -Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
34 -
35 -Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
36 -
37 -* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38 -* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39 -* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
40 -
41 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
42 42  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
43 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
34 +Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
44 44  
45 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
46 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
47 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
36 +Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 +)))|(% style="width:237px" %)(((
38 +Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39 +
40 +Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|(% style="width:299px" %)(((
48 48  Entrée : 2025.1
49 49  
50 50  Bien : 2025.1.1
... ... @@ -52,37 +52,37 @@
52 52  |(((
53 53  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
54 54  )))|(% style="width:209px" %)(((
55 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
49 +Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
56 56  
57 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
51 +Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
58 58  
59 59  Si biens remarquables : saisie individuelle
60 -)))|(% style="width:302px" %)(((
61 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
62 -- Joindre un document descriptif
54 +)))|(% style="width:237px" %)(((
55 +Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
63 63  
64 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
57 +Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
65 65  
66 -- Numérotation :
67 -• Ensemble : année.numérolot.0
68 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
69 -)))|(% style="width:257px" %)(((
59 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
60 +)))|(% style="width:299px" %)(((
70 70  Entrée : 2011.3
71 71  
72 72  Ensemble : 2011.3.0
73 73  
74 -1er bien : 2011.3.1
65 +1er bien remarquable : 2011.3.1
75 75  
76 -2eme bien : 2011.3.2
67 +2eme bien remarquable : 2011.3.2
77 77  
78 78  
79 79  )))
80 80  |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
81 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
72 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
82 82  
83 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
84 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
85 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
75 +)))|(% style="width:237px" %)(((
76 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
77 +
78 +Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
79 +)))|(% style="width:299px" %)(((
86 86  Entrée : D2025.1
87 87  
88 88  Bien : D2025.1.1
... ... @@ -92,42 +92,41 @@
92 92  
93 93  
94 94  )))|(% style="width:209px" %)(((
95 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
89 +Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
96 96  
97 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
91 +Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
98 98  
99 99  Si biens remarquables : saisie individuelle
100 -)))|(% style="width:302px" %)(((
101 -- Saisie immédiate ou différée
102 -- Joindre un document descriptif
94 +)))|(% style="width:237px" %)(((
95 +Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
103 103  
104 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
105 -- Numérotation :
106 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
107 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
108 -)))|(% style="width:257px" %)(((
97 +Biens remarquables :
98 +
99 +**D année.numérolot.1**,
100 +
101 +**D année.numérolot.2**...
102 +
103 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
104 +)))|(% style="width:299px" %)(((
109 109  Entrée : D2011.1
110 110  
111 -Ensemble : D2011.1.0
107 +Ensemble : D2011.1.3.0
112 112  
113 -1er bien : D2011.1.1
109 +1er bien remarquable : D2011.1.3.1
114 114  
115 -2eme bien : D2011.1.2
111 +2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
116 116  )))
117 117  |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
118 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
114 +Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
119 119  
120 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
121 -)))|(% style="width:302px" %)(((
122 -- Entrée liée : année.0
123 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
116 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
117 +)))|(% style="width:237px" %)(((
118 +Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
124 124  
120 +Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
125 125  
126 -- Numérotation biens :
127 -• Bien simple : année.0.numérobien
128 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
129 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
130 -)))|(% style="width:257px" %)(((
122 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
123 +)))|(% style="width:299px" %)(((
131 131  Entrée : 2011.0
132 132  
133 133  Bien : 2011.0.35
... ... @@ -142,12 +142,15 @@
142 142  Bien remarquable : 2011.0.36.1
143 143  )))
144 144  |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
145 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
146 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
147 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
138 +Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
139 +
140 +Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
141 +)))|(% style="width:237px" %)(((
142 +Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
143 +)))|(% style="width:299px" %)—
148 148  |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
149 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
145 +Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
146 +)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
151 151  
152 152  
153 153  )))
... ... @@ -178,11 +178,54 @@
178 178  
179 179  
180 180  
177 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
181 181  
179 +
180 +=== Nouvelles acquisitions ===
181 +
182 +
183 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
184 +
185 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
186 +
187 +
188 +(% class="box infomessage" %)
189 +(((
190 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
191 +)))
192 +
193 +
182 182  === Inventaire rétrospectifs ===
183 183  
184 184  
197 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
185 185  
199 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
200 +
201 +
202 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
203 +
204 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
205 +
206 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
207 +
208 +
209 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
210 +
211 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
212 +* le numéro de lot : 0
213 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
214 +
215 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
216 +
217 +
218 +[[image:1747723638621-244.png]]
219 +
220 +(% style="text-align: center;" %)
221 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
222 +
223 +
224 +
186 186  [[image:1747723844014-278.png]]
187 187  
188 188  (% style="text-align: center;" %)
... ... @@ -192,6 +192,55 @@
192 192  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
193 193  
194 194  
234 +(% class="box infomessage" %)
235 +(((
236 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
237 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
238 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
239 +)))
240 +
241 +
242 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
243 +
244 +
245 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
246 +
247 +
248 +=== Récolement décennal ===
249 +
250 +
251 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
252 +
253 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
254 +
255 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
256 +
257 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
258 +
259 +
260 +=== Ensembles complexes ===
261 +
262 +
263 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
264 +
265 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
266 +
267 +(% class="box successmessage" %)
268 +(((
269 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
270 +)))
271 +
272 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
273 +
274 +* 2011.0.1               bien simple
275 +* 2011.0.2               bien simple
276 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
277 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
278 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
279 +* 2011.0.4               bien simple
280 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
281 +* etc.
282 +
195 195  = Saisie des données nécessaires au registres =
196 196  
197 197