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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:18
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -12,7 +12,7 @@
12 12  (((
13 13  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, présentés ci-dessous :
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 16  
17 17  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 18  |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
... ... @@ -27,171 +27,153 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31 31  
32 -La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33 -Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=**Saisie dans Flora**|=**Spécificités**|=**Exemple(s)**
33 +|**Nouvelles acquisitions**|- Saisie dans les tables **Entrées** et **Biens**- Utilisation des grilles **Registre - Acquisition** et **Registre - Biens affectés**|- Saisie possible //avant// l’arrivée physique du bien- Intégration au registre via la **validation de la notice Bien**|—
34 +|**Nouveaux dépôts**|- Grilles : **Registre - Dépôt** (entrée) et **Registre - Biens reçus en dépôt**|- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation- Validation obligatoire avant enregistrement au registre|—
35 +|**Inventaire rétrospectif**|- Grille : **Inventaire rétrospectif** pour l’entrée- Grille : **Registre - Biens affectés** pour le bien|- Numéro d’inventaire au format année.0.numéro- Entrée liée : année.0- Si provenance connue, créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02|2011.0.35 pour un bien rétrospectif saisi en 2011
36 +|**Ensembles complexes**|- Grille : **Registre - Ensembles complexes affectés**- Biens remarquables : saisie individuelle|- Numéro de l’ensemble complexe : xxxx.0.x.0- Biens remarquables : xxxx.0.x.1, xxxx.0.x.2, etc.- Joindre un document descriptif à la notice|2011.0.3.0 : ensemble2011.0.3.1 : 1er bien remarquable
37 +|**Mise à jour via récolement décennal**|- Saisie des biens non encore inventoriés- Utilisation des grilles "Registre"|- Seuls les biens **déjà inscrits au registre** peuvent être récolés- Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive|—
38 +|**Entrées d’origine inconnue**|- À éviter pour les registres|- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre|—
34 34  
35 -Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
40 +
41 +)))
42 +)))|(% style="width:300px" %)(((
43 +(% class="box" %)
44 +(((
45 +**Sommaire**
46 +)))
36 36  
37 -* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38 -* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39 -* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
48 +(% class="box" %)
49 +(((
50 +**Aller plus loin**
40 40  
41 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
42 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
43 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
52 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
53 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
54 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
55 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
56 +)))
44 44  
45 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
46 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
47 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
48 -Entrée : 2025.1
49 -
50 -Bien : 2025.1.1
58 +(% class="box" %)
59 +(((
60 +**Icônes principales**
51 51  )))
52 -|(((
53 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
54 -)))|(% style="width:209px" %)(((
55 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
62 +)))
56 56  
57 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
58 58  
59 -Si biens remarquables : saisie individuelle
60 -)))|(% style="width:302px" %)(((
61 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
62 -- Joindre un document descriptif
63 63  
64 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
66 +
65 65  
66 -- Numérotation :
67 -• Ensemble : année.numérolot.0
68 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
69 -)))|(% style="width:257px" %)(((
70 -Entrée : 2011.3
68 +
71 71  
72 -Ensemble : 2011.3.0
73 73  
74 -1er bien : 2011.3.1
71 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
75 75  
76 -2eme bien : 2011.3.2
77 77  
78 -
79 -)))
80 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
81 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
74 +=== Nouvelles acquisitions ===
82 82  
83 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
84 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
85 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
86 -Entrée : D2025.1
87 87  
88 -Bien : D2025.1.1
77 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
78 +
79 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
80 +
81 +
82 +(% class="box infomessage" %)
83 +(((
84 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
89 89  )))
90 -|(((
91 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
92 92  
87 +
88 +=== Inventaire rétrospectifs ===
89 +
90 +
91 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
92 +
93 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
93 93  
94 -)))|(% style="width:209px" %)(((
95 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
96 96  
97 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
96 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
98 98  
99 -Si biens remarquables : saisie individuelle
100 -)))|(% style="width:302px" %)(((
101 -- Saisie immédiate ou différée
102 -- Joindre un document descriptif
98 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
103 103  
104 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
105 -- Numérotation :
106 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
107 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
108 -)))|(% style="width:257px" %)(((
109 -Entrée : D2011.1
100 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
110 110  
111 -Ensemble : D2011.1.0
112 112  
113 -1er bien : D2011.1.1
103 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
114 114  
115 -2eme bien : D2011.1.2
116 -)))
117 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
118 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
105 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
106 +* le numéro de lot : 0
107 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
119 119  
120 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
121 -)))|(% style="width:302px" %)(((
122 -- Entrée liée : année.0
123 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
109 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
124 124  
125 125  
126 -- Numérotation biens :
127 -• Bien simple : année.0.numérobien
128 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
129 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
130 -)))|(% style="width:257px" %)(((
131 -Entrée : 2011.0
112 +[[image:1747723638621-244.png]]
132 132  
133 -Bien : 2011.0.35
114 +(% style="text-align: center;" %)
115 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
134 134  
135 135  
136 -**Ensembles complexes **:
137 137  
138 -Entrée : 2011.0
119 +[[image:1747723844014-278.png]]
139 139  
140 -Ensemble : 2011.0.36.0
121 +(% style="text-align: center;" %)
122 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
141 141  
142 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
143 -)))
144 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
145 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
146 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
147 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
148 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
149 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
151 151  
152 -
153 -)))
154 -)))|(% style="width:300px" %)(((
155 -(% class="box" %)
125 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
126 +
127 +
128 +(% class="box infomessage" %)
156 156  (((
157 -**Sommaire**
130 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
131 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
132 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
158 158  )))
159 159  
160 -(% class="box" %)
161 -(((
162 -**Aller plus loin**
163 163  
164 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
165 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
166 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
167 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
168 -)))
136 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
169 169  
170 -(% class="box" %)
171 -(((
172 -**Icônes principales**
173 -)))
174 -)))
175 175  
139 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
176 176  
177 177  
142 +=== Récolement décennal ===
178 178  
179 179  
145 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
180 180  
147 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
181 181  
182 -=== Inventaire rétrospectifs ===
149 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
183 183  
151 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
184 184  
185 185  
186 -[[image:1747723844014-278.png]]
154 +=== Ensembles complexes ===
187 187  
188 -(% style="text-align: center;" %)
189 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
190 190  
157 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
191 191  
192 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
159 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
193 193  
161 +(% class="box successmessage" %)
162 +(((
163 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
164 +)))
194 194  
166 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
167 +
168 +* 2011.0.1               bien simple
169 +* 2011.0.2               bien simple
170 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
171 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
172 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
173 +* 2011.0.4               bien simple
174 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
175 +* etc.
176 +
195 195  = Saisie des données nécessaires au registres =
196 196  
197 197