Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Gérer les registres réglementaires - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,176 +1,135 @@ 1 - 1 +{{box title="**Sommaire**"}} 2 +{{toc depth="1"/}} 3 +{{/box}} 2 2 3 -|(% style="width:840px" %)((( 4 -(% class="box" %) 5 -((( 6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. 7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. 5 += **Introduction** = 8 8 9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 10 -))) 11 11 12 -((( 13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres = 8 +== Réglementation == 14 14 15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application. 16 16 17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. 21 21 22 -= Principes de fonctionnement dans Flora = 23 23 24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. 27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France : 29 29 30 - = Organisationdelasaisieselonla naturedes biens=16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 31 31 32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 33 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 34 -Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 35 35 36 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** 37 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 38 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 39 -Entrée : 2025.1 40 40 41 -Bien : 2025.1.1 42 -))) 43 -|((( 44 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 45 -)))|(% style="width:209px" %)((( 46 -Entrées : grille **Registre - Acquisition** 21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. 47 47 48 - Biens:grille** Registre-Ensemblescomplexesaffectés **23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 49 49 50 -Si biens remarquables : saisie individuelle 51 -)))|(% style="width:302px" %)((( 52 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 53 -- Joindre un document descriptif 54 54 55 - - Intégrationau**registredesbiensaffectés**aprèsarrivéephysique26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » : 56 56 57 -- Numérotation : 58 -• Ensemble : année.numérolot.0 59 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. 60 -)))|(% style="width:257px" %)((( 61 -Entrée : 2011.3 28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]] 62 62 63 -Ensemble : 2011.3.0 64 64 65 - 1erbien: 2011.3.131 +== Modalités pratiques == 66 66 67 -2eme bien : 2011.3.2 68 68 69 - 34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : 35 + 36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques 37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée 38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée 39 +* En conformité avec les exigences légales 40 + 41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. 42 + 43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. 44 + 45 + 46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. 47 + 48 + 49 +(% class="box warningmessage" %) 50 +((( 51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// 70 70 ))) 71 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( 72 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 73 73 74 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** 75 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 76 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 77 -Entrée : D2025.1 54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :** 78 78 79 -Bien : D2025.1.1 56 +* //Table documentaire des Biens// 57 +* //Table documentaire des Entrées// 58 + 59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :** 60 + 61 +* //Registre des biens affectés// 62 +* //Registre de biens reçus en dépôt// 63 + 64 +**Vocabulaire à proscrire :** 65 + 66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion// 67 + 68 +(% class="box infomessage" %) 69 +((( 70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)// 80 80 ))) 81 -|((( 82 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 83 83 84 - 85 -)))|(% style="width:209px" %)((( 86 -Entrées : grille **Registre - Dépôt** 87 87 88 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** 89 89 90 -Si biens remarquables : saisie individuelle 91 -)))|(% style="width:302px" %)((( 92 -- Saisie immédiate ou différée 93 -- Joindre un document descriptif 75 +== Attention : le registre papier fait foi == 94 94 95 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 96 -- Numérotation : 97 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0 98 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. 99 -)))|(% style="width:257px" %)((( 100 -Entrée : D2011.1 101 101 102 - Ensemble:D2011.1.078 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. 103 103 104 - 1erbien:D2011.1.180 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. 105 105 106 -2eme bien : D2011.1.2 82 +(% class="box warningmessage" %) 83 +((( 84 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.// 107 107 ))) 108 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( 109 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 110 110 111 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** 112 -)))|(% style="width:302px" %)((( 113 -- Entrée liée : année.0 114 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) 115 115 88 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 116 116 117 -- Numérotation biens : 118 -• Bien simple : année.0.numérobien 119 -• Ensemble : année.0.numérolot.0 120 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. 121 -)))|(% style="width:257px" %)((( 122 -Entrée : 2011.0 123 123 124 - Bien: 2011.0.3591 +=== Nouvelles acquisitions === 125 125 126 126 127 - **Ensembles complexes**:94 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens. 128 128 129 - Entrée:2011.096 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens. 130 130 131 -Ensemble : 2011.0.36.0 132 132 133 -Bien remarquable : 2011.0.36.1 99 +(% class="box infomessage" %) 100 +((( 101 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.// 134 134 ))) 135 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( 136 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 137 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 138 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— 139 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( 140 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 141 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 142 142 104 + 105 +=== Inventaire rétrospectifs === 106 + 107 + 108 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant. 109 + 110 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** 143 143 144 -))) 145 -)))|(% style="width:300px" %)((( 146 -(% class="box" %) 147 -((( 148 -**Sommaire** 149 -))) 150 150 151 -(% class="box" %) 152 -((( 153 -**Aller plus loin** 113 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35** 154 154 155 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 156 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 157 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 158 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 159 -))) 115 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. 160 160 161 -(% class="box" %) 162 -((( 163 -**Icônes principales** 164 -))) 165 -))) 117 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. 166 166 167 167 120 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir : 168 168 122 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 123 +* le numéro de lot : 0 124 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 169 169 126 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// 170 170 171 171 129 +[[image:1747723638621-244.png]] 172 172 173 -=== Inventaire rétrospectifs === 131 +(% style="text-align: center;" %) 132 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// 174 174 175 175 176 176 ... ... @@ -183,6 +183,55 @@ 183 183 L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 184 184 185 185 145 +(% class="box infomessage" %) 146 +((( 147 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. 148 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. 149 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// 150 +))) 151 + 152 + 153 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ==== 154 + 155 + 156 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. 157 + 158 + 159 +=== Récolement décennal === 160 + 161 + 162 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres** 163 + 164 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. 165 + 166 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. 167 + 168 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids). 169 + 170 + 171 +=== Ensembles complexes === 172 + 173 + 174 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0. 175 + 176 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) 177 + 178 +(% class="box successmessage" %) 179 +((( 180 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.// 181 +))) 182 + 183 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante : 184 + 185 +* 2011.0.1 bien simple 186 +* 2011.0.2 bien simple 187 +* 2011.0.3.0 ensemble complexe 188 +* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe 189 +* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe 190 +* 2011.0.4 bien simple 191 +* 2011.0.5.0 ensemble complexe 192 +* etc. 193 + 186 186 = Saisie des données nécessaires au registres = 187 187 188 188 ... ... @@ -371,7 +371,7 @@ 371 371 === Entrée === 372 372 373 373 374 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.382 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées. 375 375 376 376 377 377 [[image:1747725797202-722.png]] ... ... @@ -380,7 +380,7 @@ 380 380 === Biens === 381 381 382 382 383 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.391 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens. 384 384 385 385 A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire. 386 386 ... ... @@ -388,10 +388,9 @@ 388 388 [[image:1747725926983-893.png]] 389 389 390 390 399 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]] 391 391 392 -[[image:1747727404840-527.png]] 393 393 394 - 395 395 = Intégration des notices biens au registre = 396 396 397 397 ... ... @@ -398,85 +398,64 @@ 398 398 === Validation de la saisie d'un Bien === 399 399 400 400 401 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image: 1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.408 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. 402 402 403 403 404 -[[image: 1747732762213-559.png]]411 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 405 405 406 406 407 407 Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. 408 408 409 -(% class="box infomessage" %) 410 -((( 411 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 416 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 412 412 413 -* Avis des instances scientifiques 414 -* Prix 415 -* Inscriptions 416 -* Constat d’état initial 418 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien. 417 417 418 - Lorsdel’intégration au registre,si ces champssontvides,unmessageprévientl’utilisateurde l’incrémentationautomatiquedutermenéant.420 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)". 419 419 420 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60** 421 -))) 422 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 422 422 423 -[[image: 1747732693654-638.png]]424 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 424 424 425 - 426 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien. 427 - 428 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**. 429 - 430 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 431 - 432 - 433 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 434 - 435 435 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. 436 436 428 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 437 437 438 -[[image: 1747733244856-550.png]]430 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]]. 439 439 440 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]]. 441 -. 432 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 442 442 443 -[[image:1747733341634-347.png]] 444 - 445 445 (% class="wikigeneratedid" %) 446 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image: 1747733433435-876.png]] .435 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] . 447 447 437 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 448 448 449 -[[image:1747733457810-510.png]] 439 +(% class="wikigeneratedid" %) 440 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer. 450 450 442 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 451 451 452 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 444 +(% class="wikigeneratedid" %) 445 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 453 453 447 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 454 454 455 455 456 -[[image:1747734678656-824.png]] 457 457 451 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 458 458 459 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 460 460 461 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 462 462 463 - 464 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 465 - 466 - 467 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 468 - 469 - 470 - 471 471 La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 472 472 473 -[[image:1747733892872-758.png]] 474 474 458 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]] 475 475 460 + 476 476 La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 477 477 478 -[[image:17 47733938343-251.png]]463 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]] 479 479 465 + 480 480 (% class="box warningmessage" %) 481 481 ((( 482 482 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// ... ... @@ -493,11 +493,15 @@ 493 493 = Édition des registres = 494 494 495 495 496 - Accéderaumenu **Registres/Recherche**482 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer == 497 497 498 -[[image:1747734834496-206.png]] 499 499 485 +Se connecter avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche** 500 500 487 + 488 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]] 489 + 490 + 501 501 (% class="box infomessage" %) 502 502 ((( 503 503 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// ... ... @@ -514,23 +514,25 @@ 514 514 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 515 515 516 516 517 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton**imprimerauformat pdfou odf**:507 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » : 518 518 519 -[[image:17 47734875829-175.png]]509 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]] 520 520 521 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 522 522 523 - [[image:1747734980868-601.png]]512 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier : 524 524 525 - Cliquer sur obtenir lerésultat pour téléchargerlefichier :514 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]] 526 526 527 -[[image:1747735028293-815.png]] 528 528 517 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge : 529 529 519 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]] 530 530 521 + 522 + 531 531 Résultat : 532 532 533 -[[image:17 47735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]525 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]] 534 534 535 535 536 536 (% class="wikigeneratedid" %) ... ... @@ -542,28 +542,29 @@ 542 542 543 543 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 544 544 537 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique. 538 + 545 545 (% class="box successmessage" %) 546 546 ((( 547 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 541 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.// 548 548 ))) 549 549 550 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 551 551 545 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 546 + 552 552 (% class="box successmessage" %) 553 553 ((( 554 - **Dansleformulairede recherche duRegistre,un texteindique les pagesàannexeràl’impressionannuelle desregistres.**549 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.// 555 555 ))) 556 556 557 557 558 -[[image:17 47735219379-682.png]]553 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]] 559 559 560 560 561 - __Exemple__:pagedetitre Registred'inventairedesbiensaffectés(.odt)556 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]] 562 562 563 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 564 564 565 565 566 - 567 567 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 568 568 569 569 ... ... @@ -583,13 +583,13 @@ 583 583 == Rattachement à la nouvelle entrée == 584 584 585 585 586 -=== Créer une entrée **Registre- Transfert de propriété**===579 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » === 587 587 588 588 589 -[[image:174 7739157175-278.png]]582 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]] 590 590 591 591 592 -[[image:174 7739231189-417.png]]585 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]] 593 593 594 594 595 595 ... ... @@ -596,44 +596,9 @@ 596 596 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 597 597 598 598 599 - ==== Attachementunitaire ====592 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]] 600 600 601 -Dans la notice du bien indiquer manuellement : 602 602 603 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 604 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 605 - 606 -[[image:1747740793119-487.png]] 607 - 608 - 609 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 610 - 611 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 612 - 613 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 614 - 615 -* Sélectionner les notices à rattacher 616 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 617 - 618 -[[image:1747740946609-961.png]] 619 - 620 - 621 -Première association à effectuer : 622 - 623 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 624 -* Lancer le traitement 625 - 626 -[[image:1747741015186-251.png]] 627 - 628 - 629 -Seconde association à effectuer : 630 - 631 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 632 -* Lancer le traitement 633 - 634 -[[image:1747741041295-431.png]] 635 - 636 - 637 637 == Radiation du registre des dépôts == 638 638 639 639 ... ... @@ -642,17 +642,20 @@ 642 642 643 643 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 644 644 645 -[[image:1747739687774-731.png]] 646 646 604 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]] 647 647 606 + 607 + 648 648 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 649 649 650 650 651 651 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 652 652 653 -[[image:1747739728922-844.png]] 654 654 614 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]] 655 655 616 + 656 656 (% class="box successmessage" %) 657 657 ((( 658 658 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// ... ... @@ -659,7 +659,7 @@ 659 659 ))) 660 660 661 661 662 -[[image:174 7739870875-332.png]]623 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]] 663 663 664 664 665 665 (% class="box warningmessage" %) ... ... @@ -670,10 +670,9 @@ 670 670 671 671 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 672 672 673 -[[image:1747739908497-919.png]] 674 674 635 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]] 675 675 676 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 677 677 678 678 679 679 == Intégration du bien au registre des biens affectés == ... ... @@ -681,21 +681,21 @@ 681 681 682 682 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 683 683 684 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 685 685 645 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété". 686 686 687 -[[image:1747740027614-948.png]] 688 688 648 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]] 689 689 690 -[[image:1747740075472-359.png]] 691 691 651 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]] 692 692 653 + 693 693 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 694 694 656 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]] 695 695 696 -[[image:1747740216286-288.png]] 697 697 698 - 699 699 (% class="box warningmessage" %) 700 700 ((( 701 701 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// ... ... @@ -705,22 +705,13 @@ 705 705 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 706 706 707 707 708 -(% class="box warningmessage" %) 709 -((( 710 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 711 -))) 668 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]] 712 712 713 -[[image:1747740258746-408.png]] 714 714 671 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]] 715 715 716 -[[image:1747740398485-927.png]] 717 717 718 - 719 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 720 - 721 -[[image:1747733815373-706.png]] 722 - 723 - 724 -Résultat : 725 - 726 -[[image:1747740624210-211.png]] 674 +(% class="box warningmessage" %) 675 +((( 676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 677 +)))
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