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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:16
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À la version 38.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -29,116 +29,116 @@
29 29  
30 30  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
33 33  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
34 +Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
35 35  
36 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
38 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
36 +Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 +)))|(% style="width:237px" %)(((
38 +Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39 +
40 +Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|(% style="width:299px" %)(((
39 39  Entrée : 2025.1
40 40  
41 41  Bien : 2025.1.1
42 42  )))
43 -|(((
44 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
45 -)))|(% style="width:209px" %)(((
46 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
46 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
47 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
47 47  
48 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
49 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
50 +)))|(% style="width:237px" %)(((
51 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
49 49  
50 -Si biens remarquables : saisie individuelle
51 -)))|(% style="width:302px" %)(((
52 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
53 -- Joindre un document descriptif
53 +Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
54 +)))|(% style="width:299px" %)(((
55 +Entrée : D2025.1
54 54  
55 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
57 +Bien : D2025.1.1
58 +)))
59 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
60 +Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
56 56  
57 -- Numérotation :
58 -• Ensemble : année.numérolot.0
59 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
60 -)))|(% style="width:257px" %)(((
61 -Entrée : 2011.3
62 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
63 +)))|(% style="width:237px" %)(((
64 +Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
62 62  
63 -Ensemble : 2011.3.0
66 +Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
64 64  
65 -1er bien : 2011.3.1
68 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; pour les biens remarquables :** année.0.numérolot.numérobien**
69 +)))|(% style="width:299px" %)(((
70 +Entrée : 2011.0
66 66  
67 -2eme bien : 2011.3.2
72 +Bien : 2011.0.35
68 68  
69 -
70 -)))
71 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
72 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
74 +**Ensembles complexes **:
73 73  
74 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
75 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
76 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
77 -Entrée : D2025.1
76 +Entrée : 2011.0
78 78  
79 -Bien : D2025.1.1
78 +Ensemble : 2011.0.36.0
79 +
80 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
80 80  )))
81 81  |(((
82 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
83 -
84 -
83 +**Ensemble complexes affectés**
85 85  )))|(% style="width:209px" %)(((
86 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
85 +Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
87 87  
88 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
87 +Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
89 89  
90 90  Si biens remarquables : saisie individuelle
91 -)))|(% style="width:302px" %)(((
92 -- Saisie immédiate ou différée
93 -- Joindre un document descriptif
90 +)))|(% style="width:237px" %)(((
91 +Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
94 94  
95 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
96 -- Numérotation :
97 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
98 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
99 -)))|(% style="width:257px" %)(((
100 -Entrée : D2011.1
93 +Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
101 101  
102 -Ensemble : D2011.1.0
95 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
96 +)))|(% style="width:299px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3
103 103  
104 -1er bien : D2011.1.1
99 +Ensemble : 2011.3.0
105 105  
106 -2eme bien : D2011.1.2
101 +1er bien remarquable : 2011.3.1
102 +
103 +2eme bien remarquable : 2011.3.2
104 +
105 +
107 107  )))
108 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
109 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
107 +|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:209px" %)(((
108 +Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
110 110  
111 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
112 -)))|(% style="width:302px" %)(((
113 -- Entrée liée : année.0
114 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
110 +Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
115 115  
112 +Si biens remarquables : saisie individuelle
113 +)))|(% style="width:237px" %)(((
114 +Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
116 116  
117 -- Numérotation biens :
118 -• Bien simple : année.0.numérobien
119 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
120 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
121 -)))|(% style="width:257px" %)(((
122 -Entrée : 2011.0
116 +Biens remarquables :
123 123  
124 -Bien : 2011.0.35
118 +**D année.numérolot.1**,
125 125  
120 +**D année.numérolot.2**...
126 126  
127 -**Ensembles complexes **:
122 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
123 +)))|(% style="width:299px" %)(((
124 +Entrée : D2011.1
128 128  
129 -Entrée : 2011.0
126 +Ensemble : D2011.1.3.0
130 130  
131 -Ensemble : 2011.0.36.0
128 +1er bien remarquable : D2011.1.3.1
132 132  
133 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
130 +2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
134 134  )))
135 135  |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
136 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
137 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
138 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
133 +Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
134 +
135 +Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
136 +)))|(% style="width:237px" %)(((
137 +Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
138 +)))|(% style="width:299px" %)—
139 139  |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
140 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
141 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
140 +Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
141 +)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
142 142  
143 143  
144 144  )))
... ... @@ -169,11 +169,54 @@
169 169  
170 170  
171 171  
172 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
172 172  
174 +
175 +=== Nouvelles acquisitions ===
176 +
177 +
178 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
179 +
180 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
181 +
182 +
183 +(% class="box infomessage" %)
184 +(((
185 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
186 +)))
187 +
188 +
173 173  === Inventaire rétrospectifs ===
174 174  
175 175  
192 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
176 176  
194 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
195 +
196 +
197 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
198 +
199 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
200 +
201 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
202 +
203 +
204 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
205 +
206 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
207 +* le numéro de lot : 0
208 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
209 +
210 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
211 +
212 +
213 +[[image:1747723638621-244.png]]
214 +
215 +(% style="text-align: center;" %)
216 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
217 +
218 +
219 +
177 177  [[image:1747723844014-278.png]]
178 178  
179 179  (% style="text-align: center;" %)
... ... @@ -183,6 +183,55 @@
183 183  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
184 184  
185 185  
229 +(% class="box infomessage" %)
230 +(((
231 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
232 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
233 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
234 +)))
235 +
236 +
237 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
238 +
239 +
240 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
241 +
242 +
243 +=== Récolement décennal ===
244 +
245 +
246 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
247 +
248 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
249 +
250 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
251 +
252 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
253 +
254 +
255 +=== Ensembles complexes ===
256 +
257 +
258 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
259 +
260 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
261 +
262 +(% class="box successmessage" %)
263 +(((
264 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
265 +)))
266 +
267 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
268 +
269 +* 2011.0.1               bien simple
270 +* 2011.0.2               bien simple
271 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
272 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
273 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
274 +* 2011.0.4               bien simple
275 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
276 +* etc.
277 +
186 186  = Saisie des données nécessaires au registres =
187 187  
188 188