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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 46.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:16
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,176 +1,137 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
6 += **Introduction** =
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
9 +== Réglementation ==
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
12 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
15 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
17 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
35 35  
36 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
38 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
39 -Entrée : 2025.1
19 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
40 40  
41 -Bien : 2025.1.1
42 -)))
43 -|(((
44 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
45 -)))|(% style="width:209px" %)(((
46 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
47 47  
48 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
22 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
49 49  
50 -Si biens remarquables : saisie individuelle
51 -)))|(% style="width:302px" %)(((
52 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
53 -- Joindre un document descriptif
24 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
54 54  
55 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
56 56  
57 -- Numérotation :
58 -• Ensemble : année.numérolot.0
59 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
60 -)))|(% style="width:257px" %)(((
61 -Entrée : 2011.3
27 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
62 62  
63 -Ensemble : 2011.3.0
29 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
64 64  
65 -1er bien : 2011.3.1
66 66  
67 -2eme bien : 2011.3.2
32 +== Modalités pratiques ==
68 68  
69 -
34 +
35 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
36 +
37 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
38 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
39 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
40 +* En conformité avec les exigences légales
41 +
42 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
43 +
44 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
45 +
46 +
47 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
48 +
49 +
50 +(% class="box warningmessage" %)
51 +(((
52 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
70 70  )))
71 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
72 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
73 73  
74 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
75 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
76 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
77 -Entrée : D2025.1
55 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
78 78  
79 -Bien : D2025.1.1
57 +* //Table documentaire des Biens//
58 +* //Table documentaire des Entrées//
59 +
60 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
61 +
62 +* //Registre des biens affectés//
63 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
64 +
65 +**Vocabulaire à proscrire :**
66 +
67 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
68 +
69 +(% class="box infomessage" %)
70 +(((
71 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
80 80  )))
81 -|(((
82 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
83 83  
84 -
85 -)))|(% style="width:209px" %)(((
86 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
87 87  
88 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
89 89  
90 -Si biens remarquables : saisie individuelle
91 -)))|(% style="width:302px" %)(((
92 -- Saisie immédiate ou différée
93 -- Joindre un document descriptif
94 94  
95 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
96 -- Numérotation :
97 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
98 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
99 -)))|(% style="width:257px" %)(((
100 -Entrée : D2011.1
77 +== Attention : le registre papier fait foi ==
101 101  
102 -Ensemble : D2011.1.0
103 103  
104 -1er bien : D2011.1.1
80 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
105 105  
106 -2eme bien : D2011.1.2
82 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
83 +
84 +(% class="box warningmessage" %)
85 +(((
86 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
107 107  )))
108 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
109 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
110 110  
111 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
112 -)))|(% style="width:302px" %)(((
113 -- Entrée liée : année.0
114 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
115 115  
90 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
116 116  
117 -- Numérotation biens :
118 -• Bien simple : année.0.numérobien
119 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
120 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
121 -)))|(% style="width:257px" %)(((
122 -Entrée : 2011.0
123 123  
124 -Bien : 2011.0.35
93 +=== Nouvelles acquisitions ===
125 125  
126 126  
127 -**Ensembles complexes **:
96 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
128 128  
129 -Entrée : 2011.0
98 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
130 130  
131 -Ensemble : 2011.0.36.0
132 132  
133 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
103 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
134 134  )))
135 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
136 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
137 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
138 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
139 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
140 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
141 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
142 142  
106 +
107 +=== Inventaire rétrospectifs ===
108 +
109 +
110 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
111 +
112 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
143 143  
144 -)))
145 -)))|(% style="width:300px" %)(((
146 -(% class="box" %)
147 -(((
148 -**Sommaire**
149 -)))
150 150  
151 -(% class="box" %)
152 -(((
153 -**Aller plus loin**
115 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
154 154  
155 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
156 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
157 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
158 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
159 -)))
117 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
160 160  
161 -(% class="box" %)
162 -(((
163 -**Icônes principales**
164 -)))
165 -)))
119 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
166 166  
167 167  
122 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
168 168  
124 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
125 +* le numéro de lot : 0
126 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
169 169  
128 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
170 170  
171 171  
131 +[[image:1747723638621-244.png]]
172 172  
173 -=== Inventaire rétrospectifs ===
133 +(% style="text-align: center;" %)
134 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
174 174  
175 175  
176 176  
... ... @@ -183,6 +183,55 @@
183 183  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
184 184  
185 185  
147 +(% class="box infomessage" %)
148 +(((
149 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
150 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
151 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
152 +)))
153 +
154 +
155 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
156 +
157 +
158 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
159 +
160 +
161 +=== Récolement décennal ===
162 +
163 +
164 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
165 +
166 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
167 +
168 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
169 +
170 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
171 +
172 +
173 +=== Ensembles complexes ===
174 +
175 +
176 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
177 +
178 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
179 +
180 +(% class="box successmessage" %)
181 +(((
182 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
183 +)))
184 +
185 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
186 +
187 +* 2011.0.1               bien simple
188 +* 2011.0.2               bien simple
189 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
190 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
191 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
192 +* 2011.0.4               bien simple
193 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
194 +* etc.
195 +
186 186  = Saisie des données nécessaires au registres =
187 187  
188 188  
... ... @@ -239,11 +239,10 @@
239 239  === Entrées : nouvelle acquisition ===
240 240  
241 241  
242 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
252 +Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées.
243 243  
254 +[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]]
244 244  
245 -[[image:1747723969669-261.png]]
246 -
247 247  (% style="text-align: center;" %)
248 248  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
249 249  
... ... @@ -251,16 +251,16 @@
251 251  Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
252 252  
253 253  
254 -[[image:1747724102358-210.png]]
263 +[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]]
255 255  
256 256  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
257 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
266 +//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées//
258 258  
259 259  
260 260  (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
261 261  (((
262 262  (% style="text-align: left;" %)
263 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
272 +//Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
264 264  )))
265 265  
266 266  
... ... @@ -270,7 +270,7 @@
270 270  Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
271 271  
272 272  
273 -[[image:1747724180433-782.png]]
282 +[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]]
274 274  
275 275  (% style="text-align: center;" %)
276 276  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
... ... @@ -280,13 +280,13 @@
280 280  
281 281  Renseigner, à minima, le statut juridique.
282 282  
292 +[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]]
283 283  
284 -[[image:1747724251875-618.png]]
285 -
286 286  (% style="text-align: center;" %)
287 287  //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
288 288  
289 289  
298 +
290 290  (% class="box infomessage" %)
291 291  (((
292 292  //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
... ... @@ -293,13 +293,14 @@
293 293  )))
294 294  
295 295  
305 +
296 296  === Biens ===
297 297  
298 298  
299 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
309 +Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
300 300  
301 301  
302 -[[image:1747724329047-588.png]]
312 +[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
303 303  
304 304  (% style="text-align: center;" %)
305 305  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -313,10 +313,10 @@
313 313  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
314 314  )))
315 315  
316 -[[image:1747724385543-970.png]]
326 +[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
317 317  
318 318  (% style="text-align: center;" %)
319 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
329 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
320 320  
321 321  
322 322  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -327,19 +327,19 @@
327 327  
328 328  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
329 329  
330 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
340 +Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
331 331  
332 332  
333 -[[image:1747725032932-364.png]]
343 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
334 334  
335 335  
336 336  === Biens : Ensembles complexes ===
337 337  
338 338  
339 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
349 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
340 340  
341 341  
342 -[[image:1747725129124-544.png]]
352 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
343 343  
344 344  
345 345  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -346,10 +346,9 @@
346 346  
347 347  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
348 348  
359 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
349 349  
350 -[[image:1747725362450-684.png]]
351 351  
352 -
353 353  (% class="box infomessage" %)
354 354  (((
355 355  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -357,7 +357,7 @@
357 357  
358 358  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
359 359  
360 -[[image:1747725317402-667.png]]
369 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
361 361  
362 362  
363 363  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -365,6 +365,7 @@
365 365  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
366 366  
367 367  
377 +
368 368  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
369 369  
370 370  
... ... @@ -371,27 +371,24 @@
371 371  === Entrée ===
372 372  
373 373  
374 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
384 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
375 375  
376 376  
377 -[[image:1747725797202-722.png]]
387 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
378 378  
379 379  
380 380  === Biens ===
381 381  
382 382  
383 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
384 -
385 385  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
386 386  
387 387  
388 -[[image:1747725926983-893.png]]
396 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
389 389  
390 390  
399 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
391 391  
392 -[[image:1747727404840-527.png]]
393 393  
394 -
395 395  = Intégration des notices biens au registre =
396 396  
397 397  
... ... @@ -398,85 +398,64 @@
398 398  === Validation de la saisie d'un Bien ===
399 399  
400 400  
401 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
402 402  
403 403  
404 -[[image:1747732762213-559.png]]
411 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
405 405  
406 406  
407 407  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
408 408  
409 -(% class="box infomessage" %)
410 -(((
411 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
416 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
412 412  
413 -* Avis des instances scientifiques
414 -* Prix
415 -* Inscriptions
416 -* Constat d’état initial
418 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
417 417  
418 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
420 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
419 419  
420 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
421 -)))
422 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
422 422  
423 -[[image:1747732693654-638.png]]
424 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
424 424  
425 -
426 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
427 -
428 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
429 -
430 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
431 -
432 -
433 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
434 -
435 435  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
436 436  
428 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
437 437  
438 -[[image:1747733244856-550.png]]
430 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
439 439  
440 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
441 -.
432 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
442 442  
443 -[[image:1747733341634-347.png]]
444 -
445 445  (% class="wikigeneratedid" %)
446 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
435 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
447 447  
437 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 -[[image:1747733457810-510.png]]
439 +(% class="wikigeneratedid" %)
440 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
450 450  
442 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
451 451  
452 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
453 453  
447 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
455 455  
456 -[[image:1747734678656-824.png]]
457 457  
451 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
458 458  
459 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
460 460  
461 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
462 462  
463 -
464 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
465 -
466 -
467 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
468 -
469 -
470 -
471 471  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
472 472  
473 -[[image:1747733892872-758.png]]
474 474  
458 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
475 475  
460 +
476 476  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
477 477  
478 -[[image:1747733938343-251.png]]
463 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
479 479  
465 +
480 480  (% class="box warningmessage" %)
481 481  (((
482 482  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -493,11 +493,15 @@
493 493  = Édition des registres =
494 494  
495 495  
496 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
482 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
497 497  
498 -[[image:1747734834496-206.png]]
499 499  
485 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
500 500  
487 +
488 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 +
490 +
501 501  (% class="box infomessage" %)
502 502  (((
503 503  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -514,23 +514,25 @@
514 514  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
515 515  
516 516  
517 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
507 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
518 518  
519 -[[image:1747734875829-175.png]]
509 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
520 520  
521 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
522 522  
523 -[[image:1747734980868-601.png]]
512 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
524 524  
525 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
514 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
526 526  
527 -[[image:1747735028293-815.png]]
528 528  
517 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
529 529  
519 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
530 530  
521 +
522 +
531 531  Résultat :
532 532  
533 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
525 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
534 534  
535 535  
536 536  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -542,28 +542,29 @@
542 542  
543 543  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
544 544  
537 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 +
545 545  (% class="box successmessage" %)
546 546  (((
547 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
541 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
548 548  )))
549 549  
550 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
551 551  
545 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 +
552 552  (% class="box successmessage" %)
553 553  (((
554 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
549 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
555 555  )))
556 556  
557 557  
558 -[[image:1747735219379-682.png]]
553 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
559 559  
560 560  
561 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
556 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
562 562  
563 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
564 564  
565 565  
566 -
567 567  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
568 568  
569 569  
... ... @@ -583,13 +583,13 @@
583 583  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
584 584  
585 585  
586 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
579 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
587 587  
588 588  
589 -[[image:1747739157175-278.png]]
582 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
590 590  
591 591  
592 -[[image:1747739231189-417.png]]
585 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
593 593  
594 594  
595 595  
... ... @@ -596,44 +596,9 @@
596 596  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
597 597  
598 598  
599 -==== Attachement unitaire ====
592 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
600 600  
601 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
602 602  
603 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
604 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
605 -
606 -[[image:1747740793119-487.png]]
607 -
608 -
609 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
610 -
611 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
612 -
613 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
614 -
615 -* Sélectionner les notices à rattacher
616 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
617 -
618 -[[image:1747740946609-961.png]]
619 -
620 -
621 -Première association à effectuer :
622 -
623 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
624 -* Lancer le traitement
625 -
626 -[[image:1747741015186-251.png]]
627 -
628 -
629 -Seconde association à effectuer :
630 -
631 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
632 -* Lancer le traitement
633 -
634 -[[image:1747741041295-431.png]]
635 -
636 -
637 637  == Radiation du registre des dépôts ==
638 638  
639 639  
... ... @@ -642,17 +642,20 @@
642 642  
643 643  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
644 644  
645 -[[image:1747739687774-731.png]]
646 646  
604 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
647 647  
606 +
607 +
648 648  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
649 649  
650 650  
651 651  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
652 652  
653 -[[image:1747739728922-844.png]]
654 654  
614 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
655 655  
616 +
656 656  (% class="box successmessage" %)
657 657  (((
658 658  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -659,7 +659,7 @@
659 659  )))
660 660  
661 661  
662 -[[image:1747739870875-332.png]]
623 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
663 663  
664 664  
665 665  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -670,10 +670,9 @@
670 670  
671 671  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
672 672  
673 -[[image:1747739908497-919.png]]
674 674  
635 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
675 675  
676 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
677 677  
678 678  
679 679  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -681,21 +681,21 @@
681 681  
682 682  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
683 683  
684 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
685 685  
645 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
686 686  
687 -[[image:1747740027614-948.png]]
688 688  
648 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
689 689  
690 -[[image:1747740075472-359.png]]
691 691  
651 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
692 692  
653 +
693 693  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
694 694  
656 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
695 695  
696 -[[image:1747740216286-288.png]]
697 697  
698 -
699 699  (% class="box warningmessage" %)
700 700  (((
701 701  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -705,22 +705,13 @@
705 705  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
706 706  
707 707  
708 -(% class="box warningmessage" %)
709 -(((
710 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
711 -)))
668 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
712 712  
713 -[[image:1747740258746-408.png]]
714 714  
671 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
715 715  
716 -[[image:1747740398485-927.png]]
717 717  
718 -
719 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
720 -
721 -[[image:1747733815373-706.png]]
722 -
723 -
724 -Résultat :
725 -
726 -[[image:1747740624210-211.png]]
674 +(% class="box warningmessage" %)
675 +(((
676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 +)))
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