Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44

From 21.4 to 21.3 From 47.1 to 46.1

Depuis la version 46.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:16

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 21.4

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/06/02 11:18

Commentaire de modification : Update document after refactoring.

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Gérer les registres réglementaires

Contenu

@@ -1,179 +1,136 @@
--
++{{box title="**Sommaire**"}}
++{{toc depth="1"/}}
++{{/box}}
--|(% style="width:840px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
--Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
++= Introduction =
--Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
--)))
--(((
--= Cadre légal et normes applicables aux registres =
++== Réglementation ==
--La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
--(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
--|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
--|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
--|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
++La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
--= Principes de fonctionnement dans Flora =
--* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
--* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
--* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
--* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
--* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
++Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
--= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
++[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
--|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille** Registre - Acquisition **
++Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
--Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
--)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
--- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : 2025.1
--Bien : 2025.1.1
--)))
--|(((
--**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
--)))|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Registre - Acquisition**
++L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
--Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
++Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
--Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
--- Joindre un document descriptif
--- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
++L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
--- Numérotation :
--• Ensemble : année.numérolot.0
--• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : 2011.3
++[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
--Ensemble : 2011.3.0
--1er bien : 2011.3.1
++== Modalités pratiques ==
--2eme bien : 2011.3.2
--
--)))
--|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
++Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
--Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
--)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
--- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : D2025.1
++* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
++* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
++* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
++* En conformité avec les exigences légales
--Bien : D2025.1.1
--)))
--|(((
--**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
++Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
--
--)))|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Registre - Dépôt**
++Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
--Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
--Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Saisie immédiate ou différée
--- Joindre un document descriptif
++L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
--- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
--- Numérotation :
--• Ensemble : Dannée.numérolot.0
--• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : D2011.1
--Ensemble : D2011.1.0
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
++)))
--1er bien : D2011.1.1
++**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
--2eme bien : D2011.1.2
--)))
--|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
++* //Table documentaire des Biens//
++* //Table documentaire des Entrées//
--Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Entrée liée : année.0
--Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
++**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
++* //Registre des biens affectés//
++* //Registre de biens reçus en dépôt//
--- Numérotation biens :
--• Bien simple : année.0.numérobien
--• Ensemble : année.0.numérolot.0
--• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : 2011.0
++**Vocabulaire à proscrire :**
--Bien : 2011.0.35
++* // Registre des entrées : il prête à confusion//
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
++)))
--**Ensembles complexes **:
++== Attention : le registre papier fait foi ==
--Entrée : 2011.0
--Ensemble : 2011.0.36.0
++Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
--Bien remarquable : 2011.0.36.1
--)))
--|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
--Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
--)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
--- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
--|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
--)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
++Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Sommaire**
++//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
  )))
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--)))
++== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
--(% class="box" %)
++
++=== Nouvelles acquisitions ===
++
++
++La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
++
++L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Icônes principales**
++//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
  )))
--)))
++=== Inventaire rétrospectifs ===
++Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
++Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
++
++//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
--=== Inventaire rétrospectifs ===
++Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
++Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
++S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
++
++* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
++* le numéro de lot : 0
++* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
++
++//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
++
++
++[[image:1747723638621-244.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
++
++
++
  [[image:1747723844014-278.png]]
  (% style="text-align: center;" %)
@@ -183,6 +183,55 @@
  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
++Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
++A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
++)))
++
++
++==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
++
++
++Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
++
++
++=== Récolement décennal ===
++
++
++**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
++
++Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
++
++Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
++
++Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
++
++
++=== Ensembles complexes ===
++
++
++Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
++
++Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
++)))
++
++Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
++
++* 2011.0.1               bien simple
++* 2011.0.2               bien simple
++* 2011.0.3.0           ensemble complexe
++* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
++* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
++* 2011.0.4               bien simple
++* 2011.0.5.0           ensemble complexe
++* etc.
++
  = Saisie des données nécessaires au registres =

Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Résumé

Détails

Rechercher

Navigation