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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:00
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À la version 50.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -12,7 +12,7 @@
12 12  (((
13 13  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16 16  
17 17  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 18  |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
... ... @@ -27,18 +27,50 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 += Grilles de saisie à utiliser =
31 +
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
33 +
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 +
38 +(% class="box infomessage" %)
39 +(((
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 +)))
42 +
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 +
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 +
57 +
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +
60 +
30 30  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31 31  
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +
32 32  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33 33  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 -Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
35 35  
36 -Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:302px" %)(((
38 -Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39 -
40 -Intégration** **au** registre des biens affectés** une fois le bien entré physiquement au musée.
41 -)))|(% style="width:257px" %)(((
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
42 42  Entrée : 2025.1
43 43  
44 44  Bien : 2025.1.1
... ... @@ -46,39 +46,37 @@
46 46  |(((
47 47  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
48 48  )))|(% style="width:209px" %)(((
49 -Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
50 50  
51 -Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
52 52  
53 53  Si biens remarquables : saisie individuelle
54 54  )))|(% style="width:302px" %)(((
55 -Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble. Joindre un document descriptif de l'ensemble
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
56 56  
57 -Intégration au **registre des biens affectés **une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
58 58  
59 -Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
60 -
61 -Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
62 62  )))|(% style="width:257px" %)(((
63 63  Entrée : 2011.3
64 64  
65 65  Ensemble : 2011.3.0
66 66  
67 -1er bien remarquable : 2011.3.1
100 +1er bien : 2011.3.1
68 68  
69 -2eme bien remarquable : 2011.3.2
102 +2eme bien : 2011.3.2
70 70  
71 71  
72 72  )))
73 73  |**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
74 -Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
75 75  
76 -Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
77 -)))|(% style="width:302px" %)(((
78 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
79 -
80 -Intégration au **registre des dépôts **une fois le bien entrée physiquement au registre.
81 -)))|(% style="width:257px" %)(((
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
82 82  Entrée : D2025.1
83 83  
84 84  Bien : D2025.1.1
... ... @@ -88,42 +88,41 @@
88 88  
89 89  
90 90  )))|(% style="width:209px" %)(((
91 -Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
92 92  
93 -Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
94 94  
95 95  Si biens remarquables : saisie individuelle
96 96  )))|(% style="width:302px" %)(((
97 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.Joindre un document descriptif de l'ensemble.
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
98 98  
99 -Intégration au **registre des dépôts** une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
100 -
101 -Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
102 -
103 -Biens remarquables :
104 -
105 -**D année.numérolot.1**,
106 -
107 -**D année.numérolot.2**...
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
108 108  )))|(% style="width:257px" %)(((
109 109  Entrée : D2011.1
110 110  
111 -Ensemble : D2011.1.3.0
137 +Ensemble : D2011.1.0
112 112  
113 -1er bien remarquable : D2011.1.3.1
139 +1er bien : D2011.1.1
114 114  
115 -2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
141 +2eme bien : D2011.1.2
116 116  )))
117 117  |**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
118 -Table des entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
119 119  
120 -Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
121 121  )))|(% style="width:302px" %)(((
122 -Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
123 123  
124 -Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
125 125  
126 -Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
127 127  )))|(% style="width:257px" %)(((
128 128  Entrée : 2011.0
129 129  
... ... @@ -139,16 +139,53 @@
139 139  Bien remarquable : 2011.0.36.1
140 140  )))
141 141  |**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
142 -Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
143 -
144 -Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
145 -)))|(% style="width:302px" %)(((
146 -Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
147 -)))|(% style="width:257px" %)—
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
148 148  |**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
149 -Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
150 -)))|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:257px" %)—
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
151 151  
178 += Champs obligatoires pour le registre =
179 +
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
182 +
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
184 +
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
187 +
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
189 +
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
192 +* Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 +* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 +* Référence de l’acte
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
197 +
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
199 +
200 +* Numéro d’inventaire
201 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
202 +* Domaine (thésaurus)
203 +* Dénomination (thésaurus)
204 +* Matières/techniques (thésaurus)
205 +* Dimensions
206 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
207 +* Prix d’achat
208 +* Inscriptions (thésaurus)
209 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
210 +
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
214 +)))
215 +
216 +
217 +
152 152  
153 153  )))
154 154  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -161,6 +161,8 @@
161 161  (((
162 162  **Aller plus loin**
163 163  
230 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 +* Saisir une entrée
164 164  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
165 165  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
166 166  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
... ... @@ -177,71 +177,6 @@
177 177  
178 178  
179 179  
180 -
181 -
182 -=== Inventaire rétrospectifs ===
183 -
184 -
185 -
186 -[[image:1747723844014-278.png]]
187 -
188 -(% style="text-align: center;" %)
189 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
190 -
191 -
192 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
193 -
194 -
195 -= Saisie des données nécessaires au registres =
196 -
197 -
198 -== Champs obligatoires en saisie ==
199 -
200 -
201 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
202 -
203 -(% class="box warningmessage" %)
204 -(((
205 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
206 -)))
207 -
208 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
209 -
210 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
211 -
212 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
213 -
214 -* Mode acquisition (thésaurus)
215 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
216 -* Musée acquéreur (liste de contrôle)
217 -* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
218 -* Référence de l’acte
219 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
220 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
221 -
222 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
223 -
224 -* Numéro d’inventaire
225 -* Date d’affectation
226 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
227 -* Prix d’achat
228 -* Domaine (thésaurus)
229 -* Dénomination (thésaurus)
230 -* Matières/techniques (thésaurus)
231 -* Dimensions
232 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
233 -* Date du constat état (assistant datation)
234 -* État de conservation (liste de contrôle)
235 -
236 -(% class="box infomessage" %)
237 -(((
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
240 -)))
241 -
242 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
243 -
244 -
245 245  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
246 246  
247 247  
1752737550994-328.png
Auteur
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