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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 42.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:57
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -29,129 +29,96 @@
29 29  
30 30  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 242px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 300px;" %)**Spécificités**|=**Exemple(s)**
33 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:242px" %)(((
34 34  Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
35 35  
36 36  Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:302px" %)(((
37 +)))|(% style="width:300px" %)(((
38 38  Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39 39  
40 -Intégration** **au** registre des biens affectés** une fois le bien entré physiquement au musée.
41 -)))|(% style="width:257px" %)(((
42 -Entrée : 2025.1
40 +Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|2025.1.1
42 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:242px" %)(((
43 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
43 43  
44 -Bien : 2025.1.1
45 -)))
46 -|(((
47 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
48 -)))|(% style="width:209px" %)(((
49 -Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
45 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
46 +)))|(% style="width:300px" %)(((
47 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
50 50  
51 -Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
49 +Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
50 +)))|D 2025.1.1
51 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:242px" %)(((
52 +Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
52 52  
53 -Si biens remarquables : saisie individuelle
54 -)))|(% style="width:302px" %)(((
55 -Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble.
54 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
55 +)))|(% style="width:300px" %)(((
56 +Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
56 56  
57 -Intégration au **registre des biens affectés **une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
58 +Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numéro
58 58  
59 -Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
60 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numéro.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables (année.0.numéro.numéro)
61 +)))|(((
62 +2011.0.35 pour un bien saisi rétrospectivement en 2011
60 60  
61 -Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
64 +**Ensembles complexes **saisis rétrospectivement :
62 62  
63 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
64 -)))|(% style="width:257px" %)(((
65 -Entrée : 2011.3
66 +2011.0.36.0 : ensemble
66 66  
67 -Ensemble : 2011.3.0
68 +2011.0.36.1 : 1er bien remarquable
69 +)))
70 +|(((
71 +**Ensemble complexes affectés**
72 +)))|(% style="width:242px" %)(((
73 +Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
68 68  
69 -1er bien remarquable : 2011.3.1
75 +Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
70 70  
71 -2eme bien remarquable : 2011.3.2
77 +Si biens remarquables : saisie individuelle
78 +)))|(% style="width:300px" %)(((
79 +Numéro de l’ensemble complexe : année.numéro.0
72 72  
73 -
74 -)))
75 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
76 -Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
81 +Biens remarquables : année.numéro.1, année.numéro.2...
77 77  
78 -Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
79 -)))|(% style="width:302px" %)(((
80 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
83 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
84 +)))|(((
85 +2011.3.0 : ensemble
81 81  
82 -Intégration au **registre des dépôts **une fois le bien entrée physiquement au registre.
83 -)))|(% style="width:257px" %)(((
84 -Entrée : D2025.1
87 +2011.3.1 : 1er bien remarquable
85 85  
86 -Bien : D2025.1.1
87 -)))
88 -|(((
89 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
89 +2011.3.1 : 2eme bien remarquable
90 90  
91 91  
92 -)))|(% style="width:209px" %)(((
92 +)))
93 +|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:242px" %)(((
93 93  Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
94 94  
95 95  Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
96 96  
97 97  Si biens remarquables : saisie individuelle
98 -)))|(% style="width:302px" %)(((
99 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
99 +)))|(% style="width:300px" %)(((
100 +Numéro de l’ensemble complexe : D année.numéro.0
100 100  
101 -Intégration au **registre des dépôts** une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
102 +Biens remarquables : D année.numéro.1, D année.numéro.2...
102 102  
103 -Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
104 -
105 -Biens remarquables :
106 -
107 -**D année.numérolot.1**,
108 -
109 -**D année.numérolot.2**...
110 -
111 111  Joindre un document descriptif de l'ensemble
112 -)))|(% style="width:257px" %)(((
113 -Entrée : D2011.1
105 +)))|(((
106 +D 2011.1.3.0 : ensemble
114 114  
115 -Ensemble : D2011.1.3.0
108 +D 2011.1.3.1 : 1er bien remarquable
116 116  
117 -1er bien remarquable : D2011.1.3.1
118 -
119 -2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
110 +D 2011.1.3.2 : 2eme bien remarquable.
120 120  )))
121 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
122 -Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
123 -
124 -Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
125 -)))|(% style="width:302px" %)(((
126 -Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
127 -
128 -Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
129 -
130 -Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
131 -)))|(% style="width:257px" %)(((
132 -Entrée : 2011.0
133 -
134 -Bien : 2011.0.35
135 -
136 -
137 -**Ensembles complexes **:
138 -
139 -Entrée : 2011.0
140 -
141 -Ensemble : 2011.0.36.0
142 -
143 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
144 -)))
145 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
112 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:242px" %)(((
146 146  Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
147 147  
148 148  Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
149 -)))|(% style="width:302px" %)(((
116 +)))|(% style="width:300px" %)(((
150 150  Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
151 -)))|(% style="width:257px" %)—
152 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
118 +)))|—
119 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:242px" %)(((
153 153  Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 -)))|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:257px" %)—
121 +)))|(% style="width:300px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|—
155 155  
156 156  
157 157  )))
... ... @@ -182,11 +182,54 @@
182 182  
183 183  
184 184  
152 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
185 185  
154 +
155 +=== Nouvelles acquisitions ===
156 +
157 +
158 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
159 +
160 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
161 +
162 +
163 +(% class="box infomessage" %)
164 +(((
165 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
166 +)))
167 +
168 +
186 186  === Inventaire rétrospectifs ===
187 187  
188 188  
172 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
189 189  
174 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
175 +
176 +
177 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
178 +
179 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
180 +
181 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
182 +
183 +
184 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
185 +
186 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
187 +* le numéro de lot : 0
188 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
189 +
190 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
191 +
192 +
193 +[[image:1747723638621-244.png]]
194 +
195 +(% style="text-align: center;" %)
196 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
197 +
198 +
199 +
190 190  [[image:1747723844014-278.png]]
191 191  
192 192  (% style="text-align: center;" %)
... ... @@ -196,6 +196,55 @@
196 196  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
197 197  
198 198  
209 +(% class="box infomessage" %)
210 +(((
211 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
212 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
213 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
214 +)))
215 +
216 +
217 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
218 +
219 +
220 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
221 +
222 +
223 +=== Récolement décennal ===
224 +
225 +
226 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
227 +
228 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
229 +
230 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
231 +
232 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
233 +
234 +
235 +=== Ensembles complexes ===
236 +
237 +
238 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
239 +
240 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
241 +
242 +(% class="box successmessage" %)
243 +(((
244 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
245 +)))
246 +
247 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
248 +
249 +* 2011.0.1               bien simple
250 +* 2011.0.2               bien simple
251 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
252 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
253 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
254 +* 2011.0.4               bien simple
255 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
256 +* etc.
257 +
199 199  = Saisie des données nécessaires au registres =
200 200  
201 201