Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44

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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,189 +1,136 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
6 += **Introduction** =
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
9 +== Réglementation ==
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
12 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
15 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 -Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
17 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
35 35  
36 -Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:302px" %)(((
38 -Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
19 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
39 39  
40 -Intégration** **au** registre des biens affectés** une fois le bien entré physiquement au musée.
41 -)))|(% style="width:257px" %)(((
42 -Entrée : 2025.1
43 43  
44 -Bien : 2025.1.1
45 -)))
46 -|(((
47 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
48 -)))|(% style="width:209px" %)(((
49 -Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
22 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
50 50  
51 -Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
24 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
52 52  
53 -Si biens remarquables : saisie individuelle
54 -)))|(% style="width:302px" %)(((
55 -Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble.
56 56  
57 -Intégration au **registre des biens affecs **une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
27 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le colement des collections publiques » :
58 58  
59 -Nuro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
29 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
60 60  
61 -Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
62 62  
63 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
64 -)))|(% style="width:257px" %)(((
65 -Entrée : 2011.3
32 +== Modalités pratiques ==
66 66  
67 -Ensemble : 2011.3.0
68 68  
69 -1er bien remarquable : 2011.3.1
35 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
70 70  
71 -2eme bien remarquable : 2011.3.2
37 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
38 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
39 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
40 +* En conformité avec les exigences légales
72 72  
73 -
74 -)))
75 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
76 -Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
42 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
77 77  
78 -Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
79 -)))|(% style="width:302px" %)(((
80 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
44 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
81 81  
82 -Intégration au **registre des dépôts **une fois le bien entrée physiquement au registre.
83 -)))|(% style="width:257px" %)(((
84 -Entrée : D2025.1
85 85  
86 -Bien : D2025.1.1
47 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
48 +
49 +
50 +(% class="box warningmessage" %)
51 +(((
52 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
87 87  )))
88 -|(((
89 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
90 90  
91 -
92 -)))|(% style="width:209px" %)(((
93 -Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
55 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
94 94  
95 -Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
57 +* //Table documentaire des Biens//
58 +* //Table documentaire des Entrées//
96 96  
97 -Si biens remarquables : saisie individuelle
98 -)))|(% style="width:302px" %)(((
99 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
60 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
100 100  
101 -Intégration au **registre des dépôts** une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
62 +* //Registre des biens affectés//
63 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
102 102  
103 -Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
65 +**Vocabulaire à proscrire :**
104 104  
105 -Biens remarquables :
67 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
106 106  
107 -**D année.numérolot.1**,
69 +(% class="box infomessage" %)
70 +(((
71 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
72 +)))
108 108  
109 -**D année.numérolot.2**...
110 110  
111 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
112 -)))|(% style="width:257px" %)(((
113 -Entrée : D2011.1
114 114  
115 -Ensemble : D2011.1.3.0
76 +== Attention : le registre papier fait foi ==
116 116  
117 -1er bien remarquable : D2011.1.3.1
118 118  
119 -2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
79 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
80 +
81 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
82 +
83 +(% class="box warningmessage" %)
84 +(((
85 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
120 120  )))
121 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
122 -Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
123 123  
124 -Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
125 -)))|(% style="width:302px" %)(((
126 -Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
127 127  
128 -Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.nurobien**
89 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
129 129  
130 -Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
131 -)))|(% style="width:257px" %)(((
132 -Entrée : 2011.0
133 133  
134 -Bien : 2011.0.35
92 +=== Nouvelles acquisitions ===
135 135  
136 136  
137 -**Ensembles complexes **:
95 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
138 138  
139 -Entrée : 2011.0
97 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
140 140  
141 -Ensemble : 2011.0.36.0
142 142  
143 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
100 +(% class="box infomessage" %)
101 +(((
102 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
144 144  )))
145 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
146 -Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
147 147  
148 -Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
149 -)))|(% style="width:302px" %)(((
150 -Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
151 -)))|(% style="width:257px" %)—
152 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
153 -Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 -)))|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:257px" %)—
155 155  
106 +=== Inventaire rétrospectifs ===
107 +
108 +
109 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
110 +
111 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
156 156  
157 -)))
158 -)))|(% style="width:300px" %)(((
159 -(% class="box" %)
160 -(((
161 -**Sommaire**
162 -)))
163 163  
164 -(% class="box" %)
165 -(((
166 -**Aller plus loin**
114 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
167 167  
168 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
169 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
170 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
171 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
172 -)))
116 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
173 173  
174 -(% class="box" %)
175 -(((
176 -**Icônes principales**
177 -)))
178 -)))
118 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
179 179  
180 180  
121 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
181 181  
123 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
124 +* le numéro de lot : 0
125 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
182 182  
127 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
183 183  
184 184  
130 +[[image:1747723638621-244.png]]
185 185  
186 -=== Inventaire rétrospectifs ===
132 +(% style="text-align: center;" %)
133 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
187 187  
188 188  
189 189  
... ... @@ -196,6 +196,55 @@
196 196  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
197 197  
198 198  
146 +(% class="box infomessage" %)
147 +(((
148 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
149 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
150 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
151 +)))
152 +
153 +
154 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
155 +
156 +
157 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
158 +
159 +
160 +=== Récolement décennal ===
161 +
162 +
163 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
164 +
165 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
166 +
167 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
168 +
169 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
170 +
171 +
172 +=== Ensembles complexes ===
173 +
174 +
175 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
176 +
177 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
178 +
179 +(% class="box successmessage" %)
180 +(((
181 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
182 +)))
183 +
184 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
185 +
186 +* 2011.0.1               bien simple
187 +* 2011.0.2               bien simple
188 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
189 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
190 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
191 +* 2011.0.4               bien simple
192 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
193 +* etc.
194 +
199 199  = Saisie des données nécessaires au registres =
200 200  
201 201  
... ... @@ -349,10 +349,10 @@
349 349  === Biens : Ensembles complexes ===
350 350  
351 351  
352 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
348 +Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
353 353  
354 354  
355 -[[image:1747725129124-544.png]]
351 +[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
356 356  
357 357  
358 358  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -359,10 +359,9 @@
359 359  
360 360  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
361 361  
358 +[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
362 362  
363 -[[image:1747725362450-684.png]]
364 364  
365 -
366 366  (% class="box infomessage" %)
367 367  (((
368 368  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -370,7 +370,7 @@
370 370  
371 371  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
372 372  
373 -[[image:1747725317402-667.png]]
368 +[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
374 374  
375 375  
376 376  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -378,6 +378,7 @@
378 378  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
379 379  
380 380  
376 +
381 381  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
382 382  
383 383  
... ... @@ -384,27 +384,24 @@
384 384  === Entrée ===
385 385  
386 386  
387 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 +Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
388 388  
389 389  
390 -[[image:1747725797202-722.png]]
386 +[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
391 391  
392 392  
393 393  === Biens ===
394 394  
395 395  
396 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
397 -
398 398  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
399 399  
400 400  
401 -[[image:1747725926983-893.png]]
395 +[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
402 402  
403 403  
398 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
404 404  
405 -[[image:1747727404840-527.png]]
406 406  
407 -
408 408  = Intégration des notices biens au registre =
409 409  
410 410  
... ... @@ -411,85 +411,64 @@
411 411  === Validation de la saisie d'un Bien ===
412 412  
413 413  
414 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
407 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
415 415  
416 416  
417 -[[image:1747732762213-559.png]]
410 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 418  
419 419  
420 420  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
421 421  
422 -(% class="box infomessage" %)
423 -(((
424 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
415 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
425 425  
426 -* Avis des instances scientifiques
427 -* Prix
428 -* Inscriptions
429 -* Constat d’état initial
417 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
430 430  
431 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
419 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
432 432  
433 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
434 -)))
421 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
435 435  
436 -[[image:1747732693654-638.png]]
423 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
437 437  
438 -
439 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
440 -
441 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
442 -
443 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
444 -
445 -
446 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
447 -
448 448  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
449 449  
427 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
450 450  
451 -[[image:1747733244856-550.png]]
429 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
452 452  
453 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
454 -.
431 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
455 455  
456 -[[image:1747733341634-347.png]]
457 -
458 458  (% class="wikigeneratedid" %)
459 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
434 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
460 460  
436 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 461  
462 -[[image:1747733457810-510.png]]
438 +(% class="wikigeneratedid" %)
439 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
463 463  
441 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
464 464  
465 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
443 +(% class="wikigeneratedid" %)
444 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
466 466  
446 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
467 467  
468 468  
469 -[[image:1747734678656-824.png]]
470 470  
450 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
471 471  
472 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
473 473  
474 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
475 475  
476 -
477 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
478 -
479 -
480 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
481 -
482 -
483 -
484 484  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
485 485  
486 -[[image:1747733892872-758.png]]
487 487  
457 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
488 488  
459 +
489 489  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
490 490  
491 -[[image:1747733938343-251.png]]
462 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
492 492  
464 +
493 493  (% class="box warningmessage" %)
494 494  (((
495 495  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -506,11 +506,15 @@
506 506  = Édition des registres =
507 507  
508 508  
509 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
481 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
510 510  
511 -[[image:1747734834496-206.png]]
512 512  
484 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
513 513  
486 +
487 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 +
489 +
514 514  (% class="box infomessage" %)
515 515  (((
516 516  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -527,23 +527,25 @@
527 527  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
528 528  
529 529  
530 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
506 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
531 531  
532 -[[image:1747734875829-175.png]]
508 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
533 533  
534 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
535 535  
536 -[[image:1747734980868-601.png]]
511 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
537 537  
538 -Cliquer sur obtenir lesultat pour télécharger le fichier :
513 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
539 539  
540 -[[image:1747735028293-815.png]]
541 541  
516 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
542 542  
518 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
543 543  
520 +
521 +
544 544  Résultat :
545 545  
546 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
547 547  
548 548  
549 549  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -555,28 +555,29 @@
555 555  
556 556  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
557 557  
536 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 +
558 558  (% class="box successmessage" %)
559 559  (((
560 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
540 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
561 561  )))
562 562  
563 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
564 564  
544 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
545 +
565 565  (% class="box successmessage" %)
566 566  (((
567 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
548 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
568 568  )))
569 569  
570 570  
571 -[[image:1747735219379-682.png]]
552 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
572 572  
573 573  
574 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affecs (.odt)
555 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
575 575  
576 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
577 577  
578 578  
579 -
580 580  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
581 581  
582 582  
... ... @@ -596,13 +596,13 @@
596 596  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
597 597  
598 598  
599 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
578 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
600 600  
601 601  
602 -[[image:1747739157175-278.png]]
581 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
603 603  
604 604  
605 -[[image:1747739231189-417.png]]
584 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
606 606  
607 607  
608 608  
... ... @@ -609,44 +609,9 @@
609 609  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
610 610  
611 611  
612 -==== Attachement unitaire ====
591 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
613 613  
614 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
615 615  
616 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
617 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
618 -
619 -[[image:1747740793119-487.png]]
620 -
621 -
622 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
623 -
624 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
625 -
626 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
627 -
628 -* Sélectionner les notices à rattacher
629 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
630 -
631 -[[image:1747740946609-961.png]]
632 -
633 -
634 -Première association à effectuer :
635 -
636 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
637 -* Lancer le traitement
638 -
639 -[[image:1747741015186-251.png]]
640 -
641 -
642 -Seconde association à effectuer :
643 -
644 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
645 -* Lancer le traitement
646 -
647 -[[image:1747741041295-431.png]]
648 -
649 -
650 650  == Radiation du registre des dépôts ==
651 651  
652 652  
... ... @@ -655,17 +655,20 @@
655 655  
656 656  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
657 657  
658 -[[image:1747739687774-731.png]]
659 659  
603 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
660 660  
605 +
606 +
661 661  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
662 662  
663 663  
664 664  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
665 665  
666 -[[image:1747739728922-844.png]]
667 667  
613 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
668 668  
615 +
669 669  (% class="box successmessage" %)
670 670  (((
671 671  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -672,7 +672,7 @@
672 672  )))
673 673  
674 674  
675 -[[image:1747739870875-332.png]]
622 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
676 676  
677 677  
678 678  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -683,10 +683,9 @@
683 683  
684 684  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
685 685  
686 -[[image:1747739908497-919.png]]
687 687  
634 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
688 688  
689 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
690 690  
691 691  
692 692  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -694,21 +694,21 @@
694 694  
695 695  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
696 696  
697 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
698 698  
644 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
699 699  
700 -[[image:1747740027614-948.png]]
701 701  
647 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
702 702  
703 -[[image:1747740075472-359.png]]
704 704  
650 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
705 705  
652 +
706 706  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
707 707  
655 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
708 708  
709 -[[image:1747740216286-288.png]]
710 710  
711 -
712 712  (% class="box warningmessage" %)
713 713  (((
714 714  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -718,22 +718,13 @@
718 718  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
719 719  
720 720  
721 -(% class="box warningmessage" %)
722 -(((
723 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
724 -)))
667 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
725 725  
726 -[[image:1747740258746-408.png]]
727 727  
670 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
728 728  
729 -[[image:1747740398485-927.png]]
730 730  
731 -
732 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
733 -
734 -[[image:1747733815373-706.png]]
735 -
736 -
737 -Résultat :
738 -
739 -[[image:1747740624210-211.png]]
673 +(% class="box warningmessage" %)
674 +(((
675 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
676 +)))
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