Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,246 +1,250 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
6 -
7 -
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre dinventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 -
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
58 -
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 -
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 -
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
65 -
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 -
68 -(% class="box infomessage" %)
69 -(((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
71 71  )))
72 72  
73 -
74 -
75 -== Attention : le registre papier fait foi ==
76 -
77 -
78 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
79 -
80 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
81 -
82 -(% class="box warningmessage" %)
83 83  (((
84 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
85 -)))
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
86 86  
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
87 87  
88 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
89 89  
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
90 90  
91 -=== Nouvelles acquisitions ===
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
92 92  
30 += Grilles de saisie à utiliser =
93 93  
94 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalie au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
95 95  
96 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
97 97  
98 -
99 99  (% class="box infomessage" %)
100 100  (((
101 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
102 102  )))
103 103  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
104 104  
105 -=== Inventaire rétrospectifs ===
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
108 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventairetrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
111 -
112 112  
113 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son nuro d’inventaire sera **2011.0.35**
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
114 114  
115 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
116 116  
117 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
118 118  
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
119 119  
120 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
76 +Bien : 2025.1.1
77 +)))
78 +|(((
79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
121 121  
122 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
123 -* le numéro de lot : 0
124 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
125 125  
126 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
127 127  
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
128 128  
129 -[[image:1747723638621-244.png]]
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
130 130  
131 -(% style="text-align: center;" %)
132 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
98 +Ensemble : 2011.3.0
133 133  
100 +1er bien : 2011.3.1
134 134  
102 +2eme bien : 2011.3.2
135 135  
136 -[[image:1747723844014-278.png]]
104 +
105 +)))
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
137 137  
138 -(% style="text-align: center;" %)
139 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 +Entrée : D2025.1
140 140  
141 -
142 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
143 -
144 -
145 -(% class="box infomessage" %)
146 -(((
147 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
148 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
149 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
114 +Bien : D2025.1.1
150 150  )))
116 +|(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
151 151  
119 +
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
152 152  
153 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
154 154  
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
155 155  
156 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
135 +Entrée : D2011.1
157 157  
137 +Ensemble : D2011.1.0
158 158  
159 -=== Récolement décennal ===
139 +1er bien : D2011.1.1
160 160  
141 +2eme bien : D2011.1.2
142 +)))
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
161 161  
162 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
163 163  
164 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
165 165  
166 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
157 +Entrée : 2011.0
167 167  
168 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
159 +Bien : 2011.0.35
169 169  
170 170  
171 -=== Ensembles complexes ===
162 +**Ensembles complexes **:
172 172  
164 +Entrée : 2011.0
173 173  
174 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
166 +Ensemble : 2011.0.36.0
175 175  
176 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
177 -
178 -(% class="box successmessage" %)
179 -(((
180 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
181 181  )))
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
182 182  
183 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
178 += Champs obligatoires pour le registre =
184 184  
185 -* 2011.0.1               bien simple
186 -* 2011.0.2               bien simple
187 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
188 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
189 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
190 -* 2011.0.4               bien simple
191 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
192 -* etc.
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
193 193  
194 -= Saisie des données nécessaires au registres =
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
195 195  
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
196 196  
197 -== Champs obligatoires en saisie ==
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
198 198  
199 -
200 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
201 -
202 -(% class="box warningmessage" %)
203 -(((
204 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
205 -)))
206 -
207 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
208 -
209 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
210 -
211 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
212 -
213 -* Mode acquisition (thésaurus)
214 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
215 215  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
216 216  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
217 217  * Référence de l’acte
218 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
219 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
220 220  
221 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
222 222  
223 223  * Numéro d’inventaire
224 -* Date d’affectation
225 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
226 -* Prix d’achat
201 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
227 227  * Domaine (thésaurus)
228 228  * Dénomination (thésaurus)
229 229  * Matières/techniques (thésaurus)
230 230  * Dimensions
231 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
232 -* Date du constat état (assistant datation)
233 -* État de conservation (liste de contrôle)
206 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
207 +* Prix d’achat
208 +* Inscriptions (thésaurus)
209 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
234 234  
235 235  (% class="box infomessage" %)
236 236  (((
237 -(% style="text-align: center;" %)
238 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
213 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
239 239  )))
240 240  
241 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
242 242  
243 243  
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
222 +(((
223 +**Sommaire**
224 +)))
225 +
226 +(% class="box" %)
227 +(((
228 +**Aller plus loin**
229 +
230 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 +* Saisir une entrée
232 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
233 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
234 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
235 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
236 +)))
237 +
238 +(% class="box" %)
239 +(((
240 +**Icônes principales**
241 +)))
242 +)))
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
244 244  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
245 245  
246 246  
... ... @@ -379,7 +379,7 @@
379 379  === Entrée ===
380 380  
381 381  
382 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
386 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 383  
384 384  
385 385  [[image:1747725797202-722.png]]
... ... @@ -388,7 +388,7 @@
388 388  === Biens ===
389 389  
390 390  
391 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
395 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
392 392  
393 393  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
394 394  
... ... @@ -396,9 +396,10 @@
396 396  [[image:1747725926983-893.png]]
397 397  
398 398  
399 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
400 400  
404 +[[image:1747727404840-527.png]]
401 401  
406 +
402 402  = Intégration des notices biens au registre =
403 403  
404 404  
... ... @@ -405,64 +405,85 @@
405 405  === Validation de la saisie d'un Bien ===
406 406  
407 407  
408 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
413 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
409 409  
410 410  
411 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 +[[image:1747732762213-559.png]]
412 412  
413 413  
414 414  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
415 415  
416 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
421 +(% class="box infomessage" %)
422 +(((
423 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
417 417  
418 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
425 +* Avis des instances scientifiques
426 +* Prix
427 +* Inscriptions
428 +* Constat d’état initial
419 419  
420 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
430 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
421 421  
422 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
432 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
433 +)))
423 423  
424 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
435 +[[image:1747732693654-638.png]]
425 425  
437 +
438 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
439 +
440 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
441 +
442 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
443 +
444 +
445 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
446 +
426 426  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
427 427  
428 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
429 429  
430 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
450 +[[image:1747733244856-550.png]]
431 431  
432 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
453 +.
433 433  
455 +[[image:1747733341634-347.png]]
456 +
434 434  (% class="wikigeneratedid" %)
435 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
458 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
436 436  
437 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 -(% class="wikigeneratedid" %)
440 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
461 +[[image:1747733457810-510.png]]
441 441  
442 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -(% class="wikigeneratedid" %)
445 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
464 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
446 446  
447 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 449  
468 +[[image:1747734678656-824.png]]
450 450  
451 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 452  
471 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
453 453  
473 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
454 454  
455 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
456 456  
476 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
457 457  
458 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
459 459  
479 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 460  
461 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
462 462  
463 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
464 464  
483 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
465 465  
485 +[[image:1747733892872-758.png]]
486 +
487 +
488 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
489 +
490 +[[image:1747733938343-251.png]]
491 +
466 466  (% class="box warningmessage" %)
467 467  (((
468 468  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -479,15 +479,11 @@
479 479  = Édition des registres =
480 480  
481 481  
482 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
508 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
483 483  
510 +[[image:1747734834496-206.png]]
484 484  
485 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
486 486  
487 -
488 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 -
491 491  (% class="box infomessage" %)
492 492  (((
493 493  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -504,25 +504,23 @@
504 504  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
505 505  
506 506  
507 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des dones et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
529 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
508 508  
509 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
531 +[[image:1747734875829-175.png]]
510 510  
533 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
511 511  
512 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
535 +[[image:1747734980868-601.png]]
513 513  
514 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
537 +Cliquer sur obtenir lesultat pour télécharger le fichier :
515 515  
539 +[[image:1747735028293-815.png]]
516 516  
517 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
518 518  
519 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
520 520  
521 -
522 -
523 523  Résultat :
524 524  
525 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
545 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
526 526  
527 527  
528 528  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -534,29 +534,28 @@
534 534  
535 535  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
536 536  
537 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 -
539 539  (% class="box successmessage" %)
540 540  (((
541 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
559 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
542 542  )))
543 543  
562 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
544 544  
545 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 -
547 547  (% class="box successmessage" %)
548 548  (((
549 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
566 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
550 550  )))
551 551  
552 552  
553 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
570 +[[image:1747735219379-682.png]]
554 554  
555 555  
556 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
573 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
557 557  
575 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
558 558  
559 559  
578 +
560 560  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
561 561  
562 562  
... ... @@ -576,13 +576,13 @@
576 576  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
577 577  
578 578  
579 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
598 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
580 580  
581 581  
582 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
601 +[[image:1747739157175-278.png]]
583 583  
584 584  
585 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
604 +[[image:1747739231189-417.png]]
586 586  
587 587  
588 588  
... ... @@ -589,9 +589,44 @@
589 589  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
590 590  
591 591  
592 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
611 +==== Attachement unitaire ====
593 593  
613 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
594 594  
615 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
616 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
617 +
618 +[[image:1747740793119-487.png]]
619 +
620 +
621 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
622 +
623 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
624 +
625 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
626 +
627 +* Sélectionner les notices à rattacher
628 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
629 +
630 +[[image:1747740946609-961.png]]
631 +
632 +
633 +Première association à effectuer :
634 +
635 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
636 +* Lancer le traitement
637 +
638 +[[image:1747741015186-251.png]]
639 +
640 +
641 +Seconde association à effectuer :
642 +
643 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
644 +* Lancer le traitement
645 +
646 +[[image:1747741041295-431.png]]
647 +
648 +
595 595  == Radiation du registre des dépôts ==
596 596  
597 597  
... ... @@ -600,20 +600,17 @@
600 600  
601 601  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
602 602  
657 +[[image:1747739687774-731.png]]
603 603  
604 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
605 605  
606 -
607 -
608 608  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
609 609  
610 610  
611 611  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
612 612  
665 +[[image:1747739728922-844.png]]
613 613  
614 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
615 615  
616 -
617 617  (% class="box successmessage" %)
618 618  (((
619 619  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -620,7 +620,7 @@
620 620  )))
621 621  
622 622  
623 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
674 +[[image:1747739870875-332.png]]
624 624  
625 625  
626 626  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -631,9 +631,10 @@
631 631  
632 632  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
633 633  
685 +[[image:1747739908497-919.png]]
634 634  
635 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
636 636  
688 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
637 637  
638 638  
639 639  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -641,21 +641,21 @@
641 641  
642 642  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
643 643  
696 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
644 644  
645 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
646 646  
699 +[[image:1747740027614-948.png]]
647 647  
648 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
649 649  
702 +[[image:1747740075472-359.png]]
650 650  
651 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
652 652  
653 -
654 654  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
655 655  
656 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
657 657  
708 +[[image:1747740216286-288.png]]
658 658  
710 +
659 659  (% class="box warningmessage" %)
660 660  (((
661 661  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -665,13 +665,22 @@
665 665  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
666 666  
667 667  
668 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
669 -
670 -
671 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
672 -
673 -
674 674  (% class="box warningmessage" %)
675 675  (((
676 676  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 677  )))
724 +
725 +[[image:1747740258746-408.png]]
726 +
727 +
728 +[[image:1747740398485-927.png]]
729 +
730 +
731 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
732 +
733 +[[image:1747733815373-706.png]]
734 +
735 +
736 +Résultat :
737 +
738 +[[image:1747740624210-211.png]]
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