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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:25
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À la version 19.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:41
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -= **Introduction** =
5 += Introduction =
6 6  
7 7  
8 8  == Réglementation ==
... ... @@ -72,6 +72,7 @@
72 72  
73 73  
74 74  
75 +
75 75  == Attention : le registre papier fait foi ==
76 76  
77 77  
... ... @@ -379,7 +379,7 @@
379 379  === Entrée ===
380 380  
381 381  
382 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
383 383  
384 384  
385 385  [[image:1747725797202-722.png]]
... ... @@ -388,7 +388,7 @@
388 388  === Biens ===
389 389  
390 390  
391 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
392 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
392 392  
393 393  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
394 394  
... ... @@ -396,9 +396,10 @@
396 396  [[image:1747725926983-893.png]]
397 397  
398 398  
399 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
400 400  
401 +[[image:1747727404840-527.png]]
401 401  
403 +
402 402  = Intégration des notices biens au registre =
403 403  
404 404  
... ... @@ -405,64 +405,85 @@
405 405  === Validation de la saisie d'un Bien ===
406 406  
407 407  
408 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
410 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
409 409  
410 410  
411 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
413 +[[image:1747732762213-559.png]]
412 412  
413 413  
414 414  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
415 415  
416 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
418 +(% class="box infomessage" %)
419 +(((
420 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
417 417  
418 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
422 +* Avis des instances scientifiques
423 +* Prix
424 +* Inscriptions
425 +* Constat d’état initial
419 419  
420 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
427 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
421 421  
422 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
429 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
430 +)))
423 423  
424 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
432 +[[image:1747732693654-638.png]]
425 425  
434 +
435 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
436 +
437 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
438 +
439 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
440 +
441 +
442 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
443 +
426 426  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
427 427  
428 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
429 429  
430 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
447 +[[image:1747733244856-550.png]]
431 431  
432 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
450 +.
433 433  
452 +[[image:1747733341634-347.png]]
453 +
434 434  (% class="wikigeneratedid" %)
435 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
455 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
436 436  
437 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 -(% class="wikigeneratedid" %)
440 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
458 +[[image:1747733457810-510.png]]
441 441  
442 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -(% class="wikigeneratedid" %)
445 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
461 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
446 446  
447 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 449  
465 +[[image:1747734678656-824.png]]
450 450  
451 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 452  
468 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
453 453  
470 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
454 454  
455 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
456 456  
473 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
457 457  
458 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
459 459  
476 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 460  
461 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
462 462  
463 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
464 464  
480 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
465 465  
482 +[[image:1747733892872-758.png]]
483 +
484 +
485 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
486 +
487 +[[image:1747733938343-251.png]]
488 +
466 466  (% class="box warningmessage" %)
467 467  (((
468 468  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -479,15 +479,11 @@
479 479  = Édition des registres =
480 480  
481 481  
482 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
505 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
483 483  
507 +[[image:1747734834496-206.png]]
484 484  
485 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
486 486  
487 -
488 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 -
491 491  (% class="box infomessage" %)
492 492  (((
493 493  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -504,25 +504,23 @@
504 504  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
505 505  
506 506  
507 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
526 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
508 508  
509 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
528 +[[image:1747734875829-175.png]]
510 510  
530 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
511 511  
512 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
532 +[[image:1747734980868-601.png]]
513 513  
514 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
534 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
515 515  
536 +[[image:1747735028293-815.png]]
516 516  
517 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
518 518  
519 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
520 520  
521 -
522 -
523 523  Résultat :
524 524  
525 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
542 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
526 526  
527 527  
528 528  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -534,29 +534,28 @@
534 534  
535 535  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
536 536  
537 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 -
539 539  (% class="box successmessage" %)
540 540  (((
541 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
556 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
542 542  )))
543 543  
559 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
544 544  
545 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 -
547 547  (% class="box successmessage" %)
548 548  (((
549 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
563 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
550 550  )))
551 551  
552 552  
553 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
567 +[[image:1747735219379-682.png]]
554 554  
555 555  
556 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
570 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
557 557  
572 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
558 558  
559 559  
575 +
560 560  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
561 561  
562 562  
... ... @@ -576,13 +576,13 @@
576 576  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
577 577  
578 578  
579 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
595 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
580 580  
581 581  
582 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
598 +[[image:1747739157175-278.png]]
583 583  
584 584  
585 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
601 +[[image:1747739231189-417.png]]
586 586  
587 587  
588 588  
... ... @@ -589,9 +589,44 @@
589 589  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
590 590  
591 591  
592 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
608 +==== Attachement unitaire ====
593 593  
610 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
594 594  
612 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
613 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
614 +
615 +[[image:1747740793119-487.png]]
616 +
617 +
618 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
619 +
620 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
621 +
622 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
623 +
624 +* Sélectionner les notices à rattacher
625 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
626 +
627 +[[image:1747740946609-961.png]]
628 +
629 +
630 +Première association à effectuer :
631 +
632 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
633 +* Lancer le traitement
634 +
635 +[[image:1747741015186-251.png]]
636 +
637 +
638 +Seconde association à effectuer :
639 +
640 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
641 +* Lancer le traitement
642 +
643 +[[image:1747741041295-431.png]]
644 +
645 +
595 595  == Radiation du registre des dépôts ==
596 596  
597 597  
... ... @@ -600,20 +600,17 @@
600 600  
601 601  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
602 602  
654 +[[image:1747739687774-731.png]]
603 603  
604 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
605 605  
606 -
607 -
608 608  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
609 609  
610 610  
611 611  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
612 612  
662 +[[image:1747739728922-844.png]]
613 613  
614 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
615 615  
616 -
617 617  (% class="box successmessage" %)
618 618  (((
619 619  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -620,7 +620,7 @@
620 620  )))
621 621  
622 622  
623 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
671 +[[image:1747739870875-332.png]]
624 624  
625 625  
626 626  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -631,9 +631,10 @@
631 631  
632 632  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
633 633  
682 +[[image:1747739908497-919.png]]
634 634  
635 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
636 636  
685 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
637 637  
638 638  
639 639  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -641,21 +641,21 @@
641 641  
642 642  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
643 643  
693 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
644 644  
645 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
646 646  
696 +[[image:1747740027614-948.png]]
647 647  
648 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
649 649  
699 +[[image:1747740075472-359.png]]
650 650  
651 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
652 652  
653 -
654 654  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
655 655  
656 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
657 657  
705 +[[image:1747740216286-288.png]]
658 658  
707 +
659 659  (% class="box warningmessage" %)
660 660  (((
661 661  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -665,13 +665,22 @@
665 665  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
666 666  
667 667  
668 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
669 -
670 -
671 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
672 -
673 -
674 674  (% class="box warningmessage" %)
675 675  (((
676 676  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 677  )))
721 +
722 +[[image:1747740258746-408.png]]
723 +
724 +
725 +[[image:1747740398485-927.png]]
726 +
727 +
728 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
729 +
730 +[[image:1747733815373-706.png]]
731 +
732 +
733 +Résultat :
734 +
735 +[[image:1747740624210-211.png]]
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