Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -29,116 +29,116 @@
29	29
30	30	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
31	31
32		-(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
	32	+(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33	33	|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34		-Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
	34	+Entrées : grille** Registre - Acquisition **
35	35
36		-Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37		-)))|(% style="width:237px" %)(((
38		-Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39		-
40		-Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41		-)))|(% style="width:299px" %)(((
	36	+Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
	37	+)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
	38	+- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
42	42	Entrée : 2025.1
43	43
44	44	Bien : 2025.1.1
45	45	)))
46		-|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
47		-Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
	43	+|(((
	44	+**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
	45	+)))|(% style="width:209px" %)(((
	46	+Entrées : grille **Registre - Acquisition**
48	48
49		-Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
50		-)))|(% style="width:237px" %)(((
51		-Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
	48	+Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
52	52
53		-Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
54		-)))|(% style="width:299px" %)(((
55		-Entrée : D2025.1
	50	+Si biens remarquables : saisie individuelle
	51	+)))|(% style="width:302px" %)(((
	52	+- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
	53	+- Joindre un document descriptif
56	56
57		-Bien : D2025.1.1
58		-)))
59		-|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
60		-Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
	55	+- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
61	61
62		-Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
63		-)))|(% style="width:237px" %)(((
64		-Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
	57	+- Numérotation :
	58	+• Ensemble : année.numérolot.0
	59	+• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
	60	+)))|(% style="width:257px" %)(((
	61	+Entrée : 2011.3
65	65
66		-Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
	63	+Ensemble : 2011.3.0
67	67
68		-Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; pour les biens remarquables :** année.0.numérolot.numérobien**
69		-)))|(% style="width:299px" %)(((
70		-Entrée : 2011.0
	65	+1er bien : 2011.3.1
71	71
72		-Bien : 2011.0.35
	67	+2eme bien : 2011.3.2
73	73
74		-**Ensembles complexes **:
	69	+
	70	+)))
	71	+|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
	72	+Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
75	75
76		-Entrée : 2011.0
	74	+Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
	75	+)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
	76	+- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
	77	+Entrée : D2025.1
77	77
78		-Ensemble : 2011.0.36.0
79		-
80		-Bien remarquable : 2011.0.36.1
	79	+Bien : D2025.1.1
81	81	)))
82	82	|(((
83		-**Ensemble complexes affectés**
	82	+**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
	83	+
	84	+
84	84	)))|(% style="width:209px" %)(((
85		-Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
	86	+Entrées : grille **Registre - Dépôt**
86	86
87		-Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
	88	+Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
88	88
89	89	Si biens remarquables : saisie individuelle
90		-)))|(% style="width:237px" %)(((
91		-Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
	91	+)))|(% style="width:302px" %)(((
	92	+- Saisie immédiate ou différée
	93	+- Joindre un document descriptif
92	92
93		-Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
	95	+- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
	96	+- Numérotation :
	97	+• Ensemble : Dannée.numérolot.0
	98	+• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
	99	+)))|(% style="width:257px" %)(((
	100	+Entrée : D2011.1
94	94
95		-Joindre un document descriptif de l'ensemble
96		-)))|(% style="width:299px" %)(((
97		-Entrée : 2011.3
	102	+Ensemble : D2011.1.0
98	98
99		-Ensemble : 2011.3.0
	104	+1er bien : D2011.1.1
100	100
101		-1er bien remarquable : 2011.3.1
102		-
103		-2eme bien remarquable : 2011.3.2
104		-
105		-
	106	+2eme bien : D2011.1.2
106	106	)))
107		-|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:209px" %)(((
108		-Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
	108	+|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
	109	+Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
109	109
110		-Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
	111	+Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
	112	+)))|(% style="width:302px" %)(((
	113	+- Entrée liée : année.0
	114	+Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
111	111
112		-Si biens remarquables : saisie individuelle
113		-)))|(% style="width:237px" %)(((
114		-Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
115	115
116		-Biens remarquables :
	117	+- Numérotation biens :
	118	+• Bien simple : année.0.numérobien
	119	+• Ensemble : année.0.numérolot.0
	120	+• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
	121	+)))|(% style="width:257px" %)(((
	122	+Entrée : 2011.0
117	117
118		-**D année.numérolot.1**,
	124	+Bien : 2011.0.35
119	119
120		-**D année.numérolot.2**...
121	121
122		-Joindre un document descriptif de l'ensemble
123		-)))|(% style="width:299px" %)(((
124		-Entrée : D2011.1
	127	+**Ensembles complexes **:
125	125
126		-Ensemble : D2011.1.3.0
	129	+Entrée : 2011.0
127	127
128		-1er bien remarquable : D2011.1.3.1
	131	+Ensemble : 2011.0.36.0
129	129
130		-2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
	133	+Bien remarquable : 2011.0.36.1
131	131	)))
132	132	|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
133		-Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
134		-
135		-Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
136		-)))|(% style="width:237px" %)(((
137		-Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
138		-)))|(% style="width:299px" %)—
	136	+Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
	137	+)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
	138	+- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
139	139	|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
140		-Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
141		-)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
	140	+Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
	141	+)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
142	142
143	143
144	144	)))
...	...	@@ -169,54 +169,11 @@
169	169
170	170
171	171
172		-== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
173	173
174		-
175		-=== Nouvelles acquisitions ===
176		-
177		-
178		-La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
179		-
180		-L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
181		-
182		-
183		-(% class="box infomessage" %)
184		-(((
185		-//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
186		-)))
187		-
188		-
189	189	=== Inventaire rétrospectifs ===
190	190
191	191
192		-Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
193	193
194		-Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
195		-
196		-
197		-//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
198		-
199		-Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
200		-
201		-Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
202		-
203		-
204		-S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
205		-
206		-* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
207		-* le numéro de lot : 0
208		-* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
209		-
210		-//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
211		-
212		-
213		-[[image:1747723638621-244.png]]
214		-
215		-(% style="text-align: center;" %)
216		-//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
217		-
218		-
219		-
220	220	[[image:1747723844014-278.png]]
221	221
222	222	(% style="text-align: center;" %)
...	...	@@ -226,55 +226,6 @@
226	226	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
227	227
228	228
229		-(% class="box infomessage" %)
230		-(((
231		-//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
232		-Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
233		-A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
234		-)))
235		-
236		-
237		-==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
238		-
239		-
240		-Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
241		-
242		-
243		-=== Récolement décennal ===
244		-
245		-
246		-**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
247		-
248		-Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
249		-
250		-Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
251		-
252		-Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
253		-
254		-
255		-=== Ensembles complexes ===
256		-
257		-
258		-Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
259		-
260		-Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
261		-
262		-(% class="box successmessage" %)
263		-(((
264		-//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
265		-)))
266		-
267		-Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
268		-
269		-* 2011.0.1               bien simple
270		-* 2011.0.2               bien simple
271		-* 2011.0.3.0           ensemble complexe
272		-* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
273		-* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
274		-* 2011.0.4               bien simple
275		-* 2011.0.5.0           ensemble complexe
276		-* etc.
277		-
278	278	= Saisie des données nécessaires au registres =
279	279
280	280