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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 38.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:46
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 12:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,172 +1,97 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 +== Réglementation ==
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**
33 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 -Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
35 35  
36 -Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:237px" %)(((
38 -Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
39 39  
40 -Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 -)))|(% style="width:299px" %)(((
42 -Entrée : 2025.1
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
43 43  
44 -Bien : 2025.1.1
45 -)))
46 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
47 -Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
48 48  
49 -Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
50 -)))|(% style="width:237px" %)(((
51 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
52 52  
53 -Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
54 -)))|(% style="width:299px" %)(((
55 -Entrée : D2025.1
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
56 56  
57 -Bien : D2025.1.1
58 -)))
59 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
60 -Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
61 61  
62 -Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
63 -)))|(% style="width:237px" %)(((
64 -Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
65 65  
66 -Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
31 +== Modalités pratiques ==
67 67  
68 -Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; pour les biens remarquables :** année.0.numérolot.numérobien**
69 -)))|(% style="width:299px" %)(((
70 -Entrée : 2011.0
71 71  
72 -Bien : 2011.0.35
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
73 73  
74 -**Ensembles complexes **:
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
75 75  
76 -Entrée : 2011.0
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
77 77  
78 -Ensemble : 2011.0.36.0
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
79 79  
80 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
81 -)))
82 -|(((
83 -**Ensemble complexes affectés**
84 -)))|(% style="width:209px" %)(((
85 -Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
86 86  
87 -Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
88 88  
89 -Si biens remarquables : saisie individuelle
90 -)))|(% style="width:237px" %)(((
91 -Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
92 92  
93 -Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
49 +(% class="box warningmessage" %)
50 +(((
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 +)))
94 94  
95 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
96 -)))|(% style="width:299px" %)(((
97 -Entrée : 2011.3
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
98 98  
99 -Ensemble : 2011.3.0
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
100 100  
101 -1er bien remarquable : 2011.3.1
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
102 102  
103 -2eme bien remarquable : 2011.3.2
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
104 104  
105 -
106 -)))
107 -|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:209px" %)(((
108 -Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
109 109  
110 -Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
111 111  
112 -Si biens remarquables : saisie individuelle
113 -)))|(% style="width:237px" %)(((
114 -Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 +)))
115 115  
116 -Biens remarquables :
117 117  
118 -**D année.numérolot.1**,
119 119  
120 -**D année.numérolot.2**...
121 121  
122 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
123 -)))|(% style="width:299px" %)(((
124 -Entrée : D2011.1
125 125  
126 -Ensemble : D2011.1.3.0
127 127  
128 -1er bien remarquable : D2011.1.3.1
129 129  
130 -2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
131 -)))
132 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
133 -Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
134 134  
135 -Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
136 -)))|(% style="width:237px" %)(((
137 -Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
138 -)))|(% style="width:299px" %)—
139 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
140 -Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
141 -)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—
142 142  
143 -
144 -)))
145 -)))|(% style="width:300px" %)(((
146 -(% class="box" %)
147 -(((
148 -**Sommaire**
149 -)))
150 150  
151 -(% class="box" %)
152 -(((
153 -**Aller plus loin**
154 154  
155 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
156 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
157 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
158 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
159 -)))
160 160  
161 -(% class="box" %)
162 -(((
163 -**Icônes principales**
164 -)))
165 -)))
84 +== Attention : le registre papier fait foi ==
166 166  
167 167  
87 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
168 168  
89 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
169 169  
91 +(% class="box warningmessage" %)
92 +(((
93 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
94 +)))
170 170  
171 171  
172 172  == Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
... ... @@ -234,7 +234,7 @@
234 234  )))
235 235  
236 236  
237 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
162 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
238 238  
239 239  
240 240  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -622,7 +622,8 @@
622 622  
623 623  Résultat :
624 624  
625 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
550 +(% style="text-align: center;" %)
551 +[[image:1747735058870-569.png]]
626 626  
627 627  
628 628  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -652,7 +652,8 @@
652 652  
653 653  __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
654 654  
655 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
581 +(% style="text-align: center;" %)
582 +[[image:1747735284938-672.png]]
656 656  
657 657  
658 658  
... ... @@ -675,13 +675,13 @@
675 675  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
676 676  
677 677  
678 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
605 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
679 679  
680 680  
681 -[[image:1747739157175-278.png]]
608 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
682 682  
683 683  
684 -[[image:1747739231189-417.png]]
611 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
685 685  
686 686  
687 687  
... ... @@ -688,44 +688,9 @@
688 688  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
689 689  
690 690  
691 -==== Attachement unitaire ====
618 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
692 692  
693 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
694 694  
695 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
696 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
697 -
698 -[[image:1747740793119-487.png]]
699 -
700 -
701 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
702 -
703 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
704 -
705 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
706 -
707 -* Sélectionner les notices à rattacher
708 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
709 -
710 -[[image:1747740946609-961.png]]
711 -
712 -
713 -Première association à effectuer :
714 -
715 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
716 -* Lancer le traitement
717 -
718 -[[image:1747741015186-251.png]]
719 -
720 -
721 -Seconde association à effectuer :
722 -
723 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
724 -* Lancer le traitement
725 -
726 -[[image:1747741041295-431.png]]
727 -
728 -
729 729  == Radiation du registre des dépôts ==
730 730  
731 731  
... ... @@ -734,17 +734,20 @@
734 734  
735 735  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
736 736  
737 -[[image:1747739687774-731.png]]
738 738  
630 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
739 739  
632 +
633 +
740 740  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
741 741  
742 742  
743 743  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
744 744  
745 -[[image:1747739728922-844.png]]
746 746  
640 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
747 747  
642 +
748 748  (% class="box successmessage" %)
749 749  (((
750 750  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -751,7 +751,7 @@
751 751  )))
752 752  
753 753  
754 -[[image:1747739870875-332.png]]
649 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
755 755  
756 756  
757 757  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -762,10 +762,9 @@
762 762  
763 763  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
764 764  
765 -[[image:1747739908497-919.png]]
766 766  
661 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
767 767  
768 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
769 769  
770 770  
771 771  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -773,21 +773,21 @@
773 773  
774 774  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
775 775  
776 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
777 777  
671 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
778 778  
779 -[[image:1747740027614-948.png]]
780 780  
674 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
781 781  
782 -[[image:1747740075472-359.png]]
783 783  
677 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
784 784  
679 +
785 785  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
786 786  
682 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
787 787  
788 -[[image:1747740216286-288.png]]
789 789  
790 -
791 791  (% class="box warningmessage" %)
792 792  (((
793 793  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -797,22 +797,13 @@
797 797  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
798 798  
799 799  
800 -(% class="box warningmessage" %)
801 -(((
802 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
803 -)))
694 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
804 804  
805 -[[image:1747740258746-408.png]]
806 806  
697 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
807 807  
808 -[[image:1747740398485-927.png]]
809 809  
810 -
811 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
812 -
813 -[[image:1747733815373-706.png]]
814 -
815 -
816 -Résultat :
817 -
818 -[[image:1747740624210-211.png]]
700 +(% class="box warningmessage" %)
701 +(((
702 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
703 +)))
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