Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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@@ -29,97 +29,117 @@
  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 242px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 300px;" %)**Spécificités**|=**Exemple(s)**
--|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:242px" %)(((
--Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille** Registre - Acquisition **
--Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
++Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
++- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2025.1
--Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
--)))|2025.1.1
--|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:242px" %)(((
--Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
++Bien : 2025.1.1
++)))
++|(((
++**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
++)))|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Registre - Acquisition**
--Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
++Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
--Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
--)))|D 2025.1.1
--|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:242px" %)(((
--Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
++Si biens remarquables : saisie individuelle
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
++- Joindre un document descriptif
--Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
++- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
--Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numéro
++- Numérotation :
++• Ensemble : année.numérolot.0
++• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2011.3
--Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numéro.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables (année.0.numéro.numéro)
--)))|(((
--2011.0.35 pour un bien saisi rétrospectivement en 2011
++Ensemble : 2011.3.0
--**Ensembles complexes **saisis rétrospectivement :
++1er bien : 2011.3.1
--2011.0.36.0 : ensemble
++2eme bien : 2011.3.2
--2011.0.36.1 : 1er bien remarquable
++
  )))
++|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
++
++Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
++)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
++- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : D2025.1
++
++Bien : D2025.1.1
++)))
  |(((
--**Ensemble complexes affectés**
--)))|(% style="width:242px" %)(((
--Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
++**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
--Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
++
++)))|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Registre - Dépôt**
++Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
++
  Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--Numéro de l’ensemble complexe : année.numéro.0
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Saisie immédiate ou différée
++- Joindre un document descriptif
--Biens remarquables : année.numéro.1, année.numéro.2...
++- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
++- Numérotation :
++• Ensemble : Dannée.numérolot.0
++• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : D2011.1
--Joindre un document descriptif de l'ensemble
--)))|(((
--2011.3.0 : ensemble
++Ensemble : D2011.1.0
--2011.3.1 : 1er bien remarquable
++1er bien : D2011.1.1
--2011.3.1 : 2eme bien remarquable
--
--
++2eme bien : D2011.1.2
  )))
--|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:242px" %)(((
--Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
++|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
--Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
++Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Entrée liée : année.0
++Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
--Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--Numéro de l’ensemble complexe : D année.numéro.0
--Biens remarquables : D année.numéro.1, D année.numéro.2...
++- Numérotation biens :
++• Bien simple : année.0.numérobien
++• Ensemble : année.0.numérolot.0
++• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2011.0
--Joindre un document descriptif de l'ensemble
--)))|(((
--D 2011.1.3.0 : ensemble
++Bien : 2011.0.35
--D 2011.1.3.1 : 1er bien remarquable
--D 2011.1.3.2 : 2eme bien remarquable.
--)))
--|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:242px" %)(((
--Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
++**Ensembles complexes **:
--Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
--)))|—
--|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:242px" %)(((
--Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
--)))|(% style="width:300px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|—
++Entrée : 2011.0
++Ensemble : 2011.0.36.0
++
++Bien remarquable : 2011.0.36.1
++)))
++|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
++Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
++)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
++- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
++|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
++)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -149,54 +149,11 @@
--== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
--
--=== Nouvelles acquisitions ===
--
--
--La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
--
--L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
--)))
--
--
  === Inventaire rétrospectifs ===
--Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
--Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
--
--
--//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
--
--Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
--
--Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
--
--
--S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
--
--* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
--* le numéro de lot : 0
--* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
--
--//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
--
--
--[[image:1747723638621-244.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
--
--
--
  [[image:1747723844014-278.png]]
  (% style="text-align: center;" %)
@@ -206,55 +206,6 @@
  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
--Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
--A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
--)))
--
--
--==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
--
--
--Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
--
--
--=== Récolement décennal ===
--
--
--**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
--
--Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
--
--Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
--
--Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
--
--
--=== Ensembles complexes ===
--
--
--Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
--
--Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
--)))
--
--Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
--
--* 2011.0.1               bien simple
--* 2011.0.2               bien simple
--* 2011.0.3.0           ensemble complexe
--* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
--* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
--* 2011.0.4               bien simple
--* 2011.0.5.0           ensemble complexe
--* etc.
--
  = Saisie des données nécessaires au registres =

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