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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:35
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 15:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,38 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
9 +Qu’il s’agisse :
10 +
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 +
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
16 +
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 +)))
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
32 += Exploiter les outils de Flora =
23 23  
34 +== Connaître les règles de base ==
35 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,772 +27,391 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 242px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 300px;" %)**Spécificités**|=**Exemple(s)**
33 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:242px" %)(((
34 -Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
35 35  
36 -Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 -)))|(% style="width:300px" %)(((
38 -Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
39 39  
40 -Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 -)))|2025.1.1
42 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:242px" %)(((
43 -Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
48 +Ces grilles dédiées :
44 44  
45 -Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
46 -)))|(% style="width:300px" %)(((
47 -Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
48 48  
49 -Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
50 -)))|D 2025.1.1
51 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:242px" %)(((
52 -Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
53 -
54 -Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
55 -)))|(% style="width:300px" %)(((
56 -Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
57 -
58 -Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numéro
59 -
60 -Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numéro.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables (année.0.numéro.numéro)
61 -)))|(((
62 -2011.0.35 pour un bien saisi rétrospectivement en 2011
63 -
64 -**Ensembles complexes **saisis rétrospectivement :
65 -
66 -2011.0.36.0 : ensemble
67 -
68 -2011.0.36.1 : 1er bien remarquable
55 +(% class="box infomessage" %)
56 +(((
57 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
69 69  )))
70 -|(((
71 -**Ensemble complexes affectés**
72 -)))|(% style="width:242px" %)(((
73 -Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
74 74  
75 -Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
60 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -Si biens remarquables : saisie individuelle
78 -)))|(% style="width:300px" %)(((
79 -Numéro de l’ensemble complexe : année.numéro.0
80 80  
81 -Biens remarquables : année.numéro.1, année.numéro.2...
63 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
84 -)))|(((
85 -2011.3.0 : ensemble
86 86  
87 -2011.3.1 : 1er bien remarquable
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
88 88  
89 -2011.3.1 : 2eme bien remarquable
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
90 90  
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
71 +
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
78 +)))
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
81 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
83 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
85 +(((
91 91  
92 92  )))
93 -|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:242px" %)(((
94 -Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
95 95  
96 -Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
89 +(((
90 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
97 97  
98 -Si biens remarquables : saisie individuelle
99 -)))|(% style="width:300px" %)(((
100 -Numéro de l’ensemble complexe : D année.numéro.0
92 +- Joindre un document descriptif
101 101  
102 -Biens remarquables : D année.numéro.1, D année.numéro.2...
103 -
104 -Joindre un document descriptif de l'ensemble
105 -)))|(((
106 -D 2011.1.3.0 : ensemble
107 -
108 -D 2011.1.3.1 : 1er bien remarquable
109 -
110 -D 2011.1.3.2 : 2eme bien remarquable.
94 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
111 111  )))
112 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:242px" %)(((
113 -Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
114 114  
115 -Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
116 -)))|(% style="width:300px" %)(((
117 -Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
118 -)))|—
119 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:242px" %)(((
120 -Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
121 -)))|(% style="width:300px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|—
122 -
123 123  
124 124  )))
125 -)))|(% style="width:300px" %)(((
126 -(% class="box" %)
127 -(((
128 -**Sommaire**
129 -)))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
102 +Ensemble : 2011.3.0
130 130  
131 -(% class="box" %)
132 -(((
133 -**Aller plus loin**
104 +1er bien : 2011.3.1
134 134  
135 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
136 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
137 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
138 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
106 +2eme bien : 2011.3.2
139 139  )))
140 -
141 -(% class="box" %)
142 -(((
143 -**Icônes principales**
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
110 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
144 144  )))
145 -)))
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
146 146  
119 +
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
123 +- Saisie immédiate ou différée
124 +- Joindre un document descriptif
147 147  
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
153 -
154 -
155 -=== Nouvelles acquisitions ===
156 -
157 -
158 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
159 -
160 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
161 -
162 -
163 -(% class="box infomessage" %)
164 -(((
165 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
126 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
128 +Entrée : D2011.1
166 166  )))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
131 +Ensemble : D2011.1.0
167 167  
133 +1er bien : D2011.1.1
168 168  
169 -=== Inventaire rétrospectifs ===
170 -
171 -
172 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
173 -
174 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
135 +2eme bien : D2011.1.2
136 +)))
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
139 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
141 +Entrée : 2011.0
175 175  
176 -
177 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
178 -
179 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
180 -
181 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
182 -
183 -
184 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
185 -
186 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
187 -* le numéro de lot : 0
188 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
189 -
190 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
191 -
192 -
193 -[[image:1747723638621-244.png]]
194 -
195 -(% style="text-align: center;" %)
196 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
197 -
198 -
199 -
200 -[[image:1747723844014-278.png]]
201 -
202 -(% style="text-align: center;" %)
203 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
204 -
205 -
206 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
207 -
208 -
209 -(% class="box infomessage" %)
210 -(((
211 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
212 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
213 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
214 214  )))
215 -
216 -
217 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
218 -
219 -
220 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
221 -
222 -
223 -=== Récolement décennal ===
224 -
225 -
226 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
227 -
228 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
229 -
230 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
231 -
232 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
233 -
234 -
235 -=== Ensembles complexes ===
236 -
237 -
238 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
239 -
240 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
241 -
242 -(% class="box successmessage" %)
243 -(((
244 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
146 +Ensemble : 2011.0.36.0
245 245  )))
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
149 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
153 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
246 246  
247 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
156 +== Garantir la complétude des données ==
248 248  
249 -* 2011.0.1               bien simple
250 -* 2011.0.2               bien simple
251 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
252 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
253 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
254 -* 2011.0.4               bien simple
255 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
256 -* etc.
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
257 257  
258 -= Saisie des données nécessaires au registres =
160 +En cas d’information absente :
259 259  
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
260 260  
261 -== Champs obligatoires en saisie ==
165 +=== Table Entrées ===
262 262  
263 -
264 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
265 -
266 -(% class="box warningmessage" %)
267 -(((
268 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
269 -)))
270 -
271 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
272 -
273 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
274 -
275 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
276 -
277 -* Mode acquisition (thésaurus)
278 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
167 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
168 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
279 279  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
280 280  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
281 281  * Référence de l’acte
282 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
283 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
172 +* Date de l’acte d’acquisition
173 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
284 284  
285 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
175 +=== Table Biens ===
286 286  
177 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
178 +
287 287  * Numéro d’inventaire
288 -* Date d’affectation
289 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
290 -* Prix d’achat
180 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
291 291  * Domaine (thésaurus)
292 292  * Dénomination (thésaurus)
293 293  * Matières/techniques (thésaurus)
294 294  * Dimensions
295 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
296 -* Date du constat état (assistant datation)
297 -* État de conservation (liste de contrôle)
185 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
186 +* Prix d’achat
187 +* Inscriptions (thésaurus)
188 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
298 298  
299 -(% class="box infomessage" %)
300 -(((
301 -(% style="text-align: center;" %)
302 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
303 -)))
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
304 304  
305 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
306 306  
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
307 307  
308 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
196 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
309 309  
310 -
311 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
312 -
313 -
314 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
315 -
316 -
317 -[[image:1747723969669-261.png]]
318 -
319 -(% style="text-align: center;" %)
320 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
321 -
322 -
323 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
324 -
325 -
326 -[[image:1747724102358-210.png]]
327 -
328 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
329 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
330 -
331 -
332 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
333 333  (((
334 -(% style="text-align: left;" %)
335 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
336 336  )))
337 337  
203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
205 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
340 340  
207 +(((
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
341 341  
342 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
343 343  
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
344 344  
345 -[[image:1747724180433-782.png]]
346 346  
347 -(% style="text-align: center;" %)
348 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
349 349  
219 +
220 +)))
350 350  
351 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
352 -
353 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
354 -
355 -
356 -[[image:1747724251875-618.png]]
357 -
358 -(% style="text-align: center;" %)
359 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
360 -
361 -
362 -(% class="box infomessage" %)
363 363  (((
364 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
223 +
365 365  )))
366 366  
226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 -=== Biens ===
369 369  
229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
372 372  
233 +=== Valider la saisie ===
373 373  
374 -[[image:1747724329047-588.png]]
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
375 375  
376 -(% style="text-align: center;" %)
377 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
378 378  
240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 379  
380 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
381 381  
243 +=== Refuser la saisie ===
382 382  
383 -(% class="box infomessage" %)
384 -(((
385 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
386 -)))
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
387 387  
388 -[[image:1747724385543-970.png]]
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
389 389  
390 -(% style="text-align: center;" %)
391 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 392  
393 -
394 -(% class="box warningmessage" %)
395 395  (((
396 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
254 +
397 397  )))
398 398  
399 -
400 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
401 -
402 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
403 -
404 -
405 -[[image:1747725032932-364.png]]
406 -
407 -
408 -=== Biens : Ensembles complexes ===
409 -
410 -
411 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
412 -
413 -
414 -[[image:1747725129124-544.png]]
415 -
416 -
417 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
418 -
419 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
420 -
421 -
422 -[[image:1747725362450-684.png]]
423 -
424 -
425 -(% class="box infomessage" %)
426 426  (((
427 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 428  )))
429 429  
430 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
431 431  
432 -[[image:1747725317402-667.png]]
262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 433  
434 434  
435 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
265 +== Lancer l’intégration au registre ==
436 436  
437 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
438 438  
269 +(((
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
439 439  
440 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
441 441  
442 442  
443 -=== Entrée ===
444 444  
445 -
446 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
447 -
448 -
449 -[[image:1747725797202-722.png]]
450 -
451 -
452 -=== Biens ===
453 -
454 -
455 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
456 -
457 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
458 -
459 -
460 -[[image:1747725926983-893.png]]
461 -
462 -
463 -
464 -[[image:1747727404840-527.png]]
465 -
466 -
467 -= Intégration des notices biens au registre =
468 -
469 -
470 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
471 -
472 -
473 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
474 -
475 -
476 -[[image:1747732762213-559.png]]
477 -
478 -
479 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
480 -
481 481  (% class="box infomessage" %)
482 482  (((
483 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
484 -
485 -* Avis des instances scientifiques
486 -* Prix
487 -* Inscriptions
488 -* Constat d’état initial
489 -
490 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
491 -
492 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
493 493  )))
284 +)))
494 494  
495 -[[image:1747732693654-638.png]]
286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 496  
497 497  
498 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
499 499  
500 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 501  
502 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
503 503  
294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
504 504  
505 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
506 506  
507 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
508 508  
299 +== Confirmer l’intégration ==
509 509  
510 -[[image:1747733244856-550.png]]
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
511 511  
512 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
513 -.
305 + 
514 514  
515 -[[image:1747733341634-347.png]]
307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 516  
517 -(% class="wikigeneratedid" %)
518 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
519 519  
310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 -[[image:1747733457810-510.png]]
522 522  
313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
523 523  
524 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
525 525  
316 += Consulter et éditer les registres =
526 526  
318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
527 527  
528 -[[image:1747734678656-824.png]]
320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
529 529  
322 +== Consulter le registre ==
530 530  
531 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 +1. (((
326 +Renseignez les critères de filtrage :
532 532  
533 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
534 -
535 -
536 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
537 -
538 -
539 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
540 -
541 -
542 -
543 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
544 -
545 -[[image:1747733892872-758.png]]
546 -
547 -
548 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
549 -
550 -[[image:1747733938343-251.png]]
551 -
552 -(% class="box warningmessage" %)
553 -(((
554 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
328 +* **Année d’inscription au registre**
329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
555 555  )))
332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
556 556  
557 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
558 558  
559 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
560 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
336 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
561 561  
562 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
563 563  
339 +== Éditer le registre ==
564 564  
565 -= Édition des registres =
341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
566 566  
343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
567 567  
568 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
569 -
570 -[[image:1747734834496-206.png]]
571 -
572 -
573 573  (% class="box infomessage" %)
574 574  (((
575 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
576 576  )))
577 577  
578 -Il est possible de sélectionner :
353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +)))
579 579  
580 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
581 -* L’année d'inscription au registre
582 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
583 583  
584 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
585 585  
586 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
358 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
587 587  
588 588  
589 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
361 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
590 590  
591 -[[image:1747734875829-175.png]]
592 592  
593 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
364 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
594 594  
595 -[[image:1747734980868-601.png]]
596 596  
597 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
367 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
598 598  
599 -[[image:1747735028293-815.png]]
369 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
600 600  
371 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
372 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
601 601  
374 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602 602  
603 -Résultat :
604 -
605 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
606 -
607 -
608 -(% class="wikigeneratedid" %)
609 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
610 -
611 -
612 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
613 -
614 -
615 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
616 -
617 -(% class="box successmessage" %)
618 -(((
619 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
376 +
620 620  )))
621 621  
622 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
623 -
624 -(% class="box successmessage" %)
625 625  (((
626 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
627 -)))
380 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
628 628  
629 -
630 -[[image:1747735219379-682.png]]
631 -
632 -
633 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
634 -
635 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
636 -
637 -
638 -
639 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
640 -
641 -
642 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
643 -
644 -(% class="box successmessage" %)
645 -(((
646 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
382 +
647 647  )))
648 -
649 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
650 -
651 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
652 -* Radier le bien du registre des dépôts
653 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
654 -
655 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
656 -
657 -
658 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
659 -
660 -
661 -[[image:1747739157175-278.png]]
662 -
663 -
664 -[[image:1747739231189-417.png]]
665 -
666 -
667 -
668 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
669 -
670 -
671 -==== Attachement unitaire ====
672 -
673 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
674 -
675 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
676 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
677 -
678 -[[image:1747740793119-487.png]]
679 -
680 -
681 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
682 -
683 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
684 -
685 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
686 -
687 -* Sélectionner les notices à rattacher
688 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
689 -
690 -[[image:1747740946609-961.png]]
691 -
692 -
693 -Première association à effectuer :
694 -
695 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
696 -* Lancer le traitement
697 -
698 -[[image:1747741015186-251.png]]
699 -
700 -
701 -Seconde association à effectuer :
702 -
703 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
704 -* Lancer le traitement
705 -
706 -[[image:1747741041295-431.png]]
707 -
708 -
709 -== Radiation du registre des dépôts ==
710 -
711 -
712 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
713 -
714 -
715 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
716 -
717 -[[image:1747739687774-731.png]]
718 -
719 -
720 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
721 -
722 -
723 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
724 -
725 -[[image:1747739728922-844.png]]
726 -
727 -
728 -(% class="box successmessage" %)
384 +)))|(% style="width:300px" %)(((
385 +(% class="box" %)
729 729  (((
730 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
731 -)))
387 +**Sommaire**
732 732  
733 -
734 -[[image:1747739870875-332.png]]
735 -
736 -
737 -(% class="box warningmessage" %)
738 -(((
739 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
389 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
740 740  )))
741 741  
742 -
743 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
744 -
745 -[[image:1747739908497-919.png]]
746 -
747 -
748 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
749 -
750 -
751 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
752 -
753 -
754 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
755 -
756 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
757 -
758 -
759 -[[image:1747740027614-948.png]]
760 -
761 -
762 -[[image:1747740075472-359.png]]
763 -
764 -
765 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
766 -
767 -
768 -[[image:1747740216286-288.png]]
769 -
770 -
771 -(% class="box warningmessage" %)
392 +(% class="box" %)
772 772  (((
773 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
394 +**Aller plus loin***
395 +
396 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
397 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
398 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
399 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
400 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
401 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
402 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
774 774  )))
775 775  
776 -
777 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
778 -
779 -
780 -(% class="box warningmessage" %)
405 +(% class="box" %)
781 781  (((
782 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
407 +**Icônes principales**
408 +
409 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
410 +
411 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
412 +
413 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
414 +
415 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
416 +
417 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
418 +
419 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
424 +
425 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
783 783  )))
427 +)))
784 784  
785 -[[image:1747740258746-408.png]]
786 -
787 -
788 -[[image:1747740398485-927.png]]
789 -
790 -
791 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
792 -
793 -[[image:1747733815373-706.png]]
794 -
795 -
796 -Résultat :
797 -
798 -[[image:1747740624210-211.png]]
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