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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 36.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 12:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,73 +1,99 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 +== Réglementation ==
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 23  
24 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
29 29  
30 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
31 31  
32 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=**Saisie dans Flora**|=**Spécificités**|=**Exemple(s)**
33 -|**Nouvelles acquisitions**|- Saisie dans les tables **Entrées** et **Biens**- Utilisation des grilles **Registre - Acquisition** et **Registre - Biens affectés**|- Saisie possible //avant// l’arrivée physique du bien- Intégration au registre via la **validation de la notice Bien**|—
34 -|**Nouveaux dépôts**|- Grilles : **Registre - Dépôt** (entrée) et **Registre - Biens reçus en dépôt**|- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation- Validation obligatoire avant enregistrement au registre|—
35 -|**Inventaire rétrospectif**|- Grille : **Inventaire rétrospectif** pour l’entrée- Grille : **Registre - Biens affectés** pour le bien|- Numéro d’inventaire au format année.0.numéro- Entrée liée : année.0- Si provenance connue, créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02|2011.0.35 pour un bien rétrospectif saisi en 2011
36 -|**Ensembles complexes**|- Grille : **Registre - Ensembles complexes affectés**- Biens remarquables : saisie individuelle|- Numéro de l’ensemble complexe : xxxx.0.x.0- Biens remarquables : xxxx.0.x.1, xxxx.0.x.2, etc.- Joindre un document descriptif à la notice|2011.0.3.0 : ensemble2011.0.3.1 : 1er bien remarquable
37 -|**Mise à jour via récolement décennal**|- Saisie des biens non encore inventoriés- Utilisation des grilles "Registre"|- Seuls les biens **déjà inscrits au registre** peuvent être récolés- Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive|—
38 -|**Entrées d’origine inconnue**|- À éviter pour les registres|- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre|—
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
39 39  
40 -
41 -)))
42 -)))|(% style="width:300px" %)(((
43 -(% class="box" %)
20 +
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 +
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 +
25 +
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 +
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 +
30 +
31 +== Modalités pratiques ==
32 +
33 +
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 +
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
40 +
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 +
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 +
45 +
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 +
48 +
49 +(% class="box warningmessage" %)
44 44  (((
45 -**Sommaire**
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
46 46  )))
47 47  
48 -(% class="box" %)
49 -(((
50 -**Aller plus loin**
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
51 51  
52 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
53 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
54 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
55 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
56 -)))
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
57 57  
58 -(% class="box" %)
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 +
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 +
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
65 +
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 +
68 +(% class="box infomessage" %)
59 59  (((
60 -**Icônes principales**
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
61 61  )))
62 -)))
63 63  
64 64  
65 65  
66 -
67 67  
68 -
69 69  
70 70  
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +== Attention : le registre papier fait foi ==
85 +
86 +
87 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
88 +
89 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
90 +
91 +(% class="box warningmessage" %)
92 +(((
93 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
94 +)))
95 +
96 +
71 71  == Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
72 72  
73 73  
... ... @@ -133,7 +133,7 @@
133 133  )))
134 134  
135 135  
136 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
162 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
137 137  
138 138  
139 139  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -521,7 +521,8 @@
521 521  
522 522  Résultat :
523 523  
524 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
550 +(% style="text-align: center;" %)
551 +[[image:1747735058870-569.png]]
525 525  
526 526  
527 527  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -551,7 +551,8 @@
551 551  
552 552  __Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
553 553  
554 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
581 +(% style="text-align: center;" %)
582 +[[image:1747735284938-672.png]]
555 555  
556 556  
557 557  
... ... @@ -574,13 +574,13 @@
574 574  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
575 575  
576 576  
577 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
605 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
578 578  
579 579  
580 -[[image:1747739157175-278.png]]
608 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
581 581  
582 582  
583 -[[image:1747739231189-417.png]]
611 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
584 584  
585 585  
586 586  
... ... @@ -587,44 +587,9 @@
587 587  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
588 588  
589 589  
590 -==== Attachement unitaire ====
618 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
591 591  
592 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
593 593  
594 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
595 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
596 -
597 -[[image:1747740793119-487.png]]
598 -
599 -
600 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
601 -
602 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
603 -
604 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
605 -
606 -* Sélectionner les notices à rattacher
607 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
608 -
609 -[[image:1747740946609-961.png]]
610 -
611 -
612 -Première association à effectuer :
613 -
614 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
615 -* Lancer le traitement
616 -
617 -[[image:1747741015186-251.png]]
618 -
619 -
620 -Seconde association à effectuer :
621 -
622 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
623 -* Lancer le traitement
624 -
625 -[[image:1747741041295-431.png]]
626 -
627 -
628 628  == Radiation du registre des dépôts ==
629 629  
630 630  
... ... @@ -633,17 +633,20 @@
633 633  
634 634  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
635 635  
636 -[[image:1747739687774-731.png]]
637 637  
630 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
638 638  
632 +
633 +
639 639  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
640 640  
641 641  
642 642  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
643 643  
644 -[[image:1747739728922-844.png]]
645 645  
640 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
646 646  
642 +
647 647  (% class="box successmessage" %)
648 648  (((
649 649  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -650,7 +650,7 @@
650 650  )))
651 651  
652 652  
653 -[[image:1747739870875-332.png]]
649 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
654 654  
655 655  
656 656  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -661,10 +661,9 @@
661 661  
662 662  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
663 663  
664 -[[image:1747739908497-919.png]]
665 665  
661 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
666 666  
667 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
668 668  
669 669  
670 670  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -672,21 +672,21 @@
672 672  
673 673  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
674 674  
675 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
676 676  
671 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
677 677  
678 -[[image:1747740027614-948.png]]
679 679  
674 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
680 680  
681 -[[image:1747740075472-359.png]]
682 682  
677 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
683 683  
679 +
684 684  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
685 685  
682 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
686 686  
687 -[[image:1747740216286-288.png]]
688 688  
689 -
690 690  (% class="box warningmessage" %)
691 691  (((
692 692  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -696,22 +696,13 @@
696 696  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
697 697  
698 698  
699 -(% class="box warningmessage" %)
700 -(((
701 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
702 -)))
694 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
703 703  
704 -[[image:1747740258746-408.png]]
705 705  
697 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
706 706  
707 -[[image:1747740398485-927.png]]
708 708  
709 -
710 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
711 -
712 -[[image:1747733815373-706.png]]
713 -
714 -
715 -Résultat :
716 -
717 -[[image:1747740624210-211.png]]
700 +(% class="box warningmessage" %)
701 +(((
702 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
703 +)))
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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