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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 35.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:51
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,56 +1,10 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 -
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 -
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
21 -
22 -
23 -
24 -
25 -
26 -)))
27 -)))|(% style="width:300px" %)(((
28 -(% class="box" %)
29 -(((
30 -**Sommaire**
31 -)))
32 -
33 -(% class="box" %)
34 -(((
35 -**Aller plus loin**
36 -
37 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
38 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
39 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
40 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
41 -)))
42 -
43 -(% class="box" %)
44 -(((
45 -**Icônes principales**
46 -)))
47 -)))
48 -
49 -
50 -
51 -= Introduction =
52 -
53 -
54 54  == Réglementation ==
55 55  
56 56  
... ... @@ -69,8 +69,11 @@
69 69  Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
70 70  
71 71  
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
72 72  
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
73 73  
30 +
74 74  == Modalités pratiques ==
75 75  
76 76  
... ... @@ -113,6 +113,10 @@
113 113  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
114 114  )))
115 115  
73 +
74 +
75 +
76 +
116 116  == Attention : le registre papier fait foi ==
117 117  
118 118  
... ... @@ -191,7 +191,7 @@
191 191  )))
192 192  
193 193  
194 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
155 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
195 195  
196 196  
197 197  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -450,82 +450,63 @@
450 450  Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
451 451  
452 452  
453 -[[image:1747732762213-559.png]]
414 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
455 455  
456 456  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
457 457  
458 -(% class="box infomessage" %)
459 -(((
460 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
461 461  
462 -* Avis des instances scientifiques
463 -* Prix
464 -* Inscriptions
465 -* Constat d’état initial
466 -
467 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
468 -
469 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
470 -)))
471 -
472 472  [[image:1747732693654-638.png]]
473 473  
474 474  
475 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
423 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
476 476  
477 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
425 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
478 478  
479 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
427 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
480 480  
429 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
481 481  
482 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
483 -
484 484  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
485 485  
433 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
486 486  
487 -[[image:1747733244856-550.png]]
435 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
488 488  
489 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
490 -.
437 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
491 491  
492 -[[image:1747733341634-347.png]]
493 -
494 494  (% class="wikigeneratedid" %)
495 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
440 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
496 496  
442 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 497  
498 -[[image:1747733457810-510.png]]
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
499 499  
447 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
500 500  
501 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
449 +(% class="wikigeneratedid" %)
450 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
502 502  
452 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
503 503  
504 504  
505 -[[image:1747734678656-824.png]]
506 506  
456 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
507 507  
508 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
509 509  
510 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
511 511  
512 -
513 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
514 -
515 -
516 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
517 -
518 -
519 -
520 520  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
521 521  
522 -[[image:1747733892872-758.png]]
523 523  
463 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
524 524  
465 +
525 525  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
526 526  
527 -[[image:1747733938343-251.png]]
468 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
528 528  
470 +
529 529  (% class="box warningmessage" %)
530 530  (((
531 531  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -542,11 +542,15 @@
542 542  = Édition des registres =
543 543  
544 544  
545 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
487 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
546 546  
547 -[[image:1747734834496-206.png]]
548 548  
490 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
549 549  
492 +
493 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
494 +
495 +
550 550  (% class="box infomessage" %)
551 551  (((
552 552  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -563,23 +563,25 @@
563 563  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
564 564  
565 565  
566 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
512 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
567 567  
568 -[[image:1747734875829-175.png]]
514 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
569 569  
570 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
571 571  
572 -[[image:1747734980868-601.png]]
517 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
573 573  
574 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
519 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
575 575  
576 -[[image:1747735028293-815.png]]
577 577  
522 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
578 578  
524 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
579 579  
526 +
527 +
580 580  Résultat :
581 581  
582 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
530 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
583 583  
584 584  
585 585  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -591,28 +591,29 @@
591 591  
592 592  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
593 593  
542 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
543 +
594 594  (% class="box successmessage" %)
595 595  (((
596 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
546 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
597 597  )))
598 598  
599 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
600 600  
550 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
551 +
601 601  (% class="box successmessage" %)
602 602  (((
603 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
554 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
604 604  )))
605 605  
606 606  
607 -[[image:1747735219379-682.png]]
558 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
608 608  
609 609  
610 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
561 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
611 611  
612 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
613 613  
614 614  
615 -
616 616  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
617 617  
618 618  
... ... @@ -632,13 +632,13 @@
632 632  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
633 633  
634 634  
635 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
584 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
636 636  
637 637  
638 -[[image:1747739157175-278.png]]
587 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
639 639  
640 640  
641 -[[image:1747739231189-417.png]]
590 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
642 642  
643 643  
644 644  
... ... @@ -645,44 +645,9 @@
645 645  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
646 646  
647 647  
648 -==== Attachement unitaire ====
597 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
649 649  
650 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
651 651  
652 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
653 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
654 -
655 -[[image:1747740793119-487.png]]
656 -
657 -
658 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
659 -
660 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
661 -
662 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
663 -
664 -* Sélectionner les notices à rattacher
665 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
666 -
667 -[[image:1747740946609-961.png]]
668 -
669 -
670 -Première association à effectuer :
671 -
672 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
673 -* Lancer le traitement
674 -
675 -[[image:1747741015186-251.png]]
676 -
677 -
678 -Seconde association à effectuer :
679 -
680 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
681 -* Lancer le traitement
682 -
683 -[[image:1747741041295-431.png]]
684 -
685 -
686 686  == Radiation du registre des dépôts ==
687 687  
688 688  
... ... @@ -691,17 +691,20 @@
691 691  
692 692  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
693 693  
694 -[[image:1747739687774-731.png]]
695 695  
609 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
696 696  
611 +
612 +
697 697  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
698 698  
699 699  
700 700  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
701 701  
702 -[[image:1747739728922-844.png]]
703 703  
619 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
704 704  
621 +
705 705  (% class="box successmessage" %)
706 706  (((
707 707  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -708,7 +708,7 @@
708 708  )))
709 709  
710 710  
711 -[[image:1747739870875-332.png]]
628 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
712 712  
713 713  
714 714  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -719,10 +719,9 @@
719 719  
720 720  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
721 721  
722 -[[image:1747739908497-919.png]]
723 723  
640 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
724 724  
725 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
726 726  
727 727  
728 728  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -730,21 +730,21 @@
730 730  
731 731  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
732 732  
733 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
734 734  
650 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
735 735  
736 -[[image:1747740027614-948.png]]
737 737  
653 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
738 738  
739 -[[image:1747740075472-359.png]]
740 740  
656 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
741 741  
658 +
742 742  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
743 743  
661 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
744 744  
745 -[[image:1747740216286-288.png]]
746 746  
747 -
748 748  (% class="box warningmessage" %)
749 749  (((
750 750  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -754,22 +754,13 @@
754 754  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
755 755  
756 756  
757 -(% class="box warningmessage" %)
758 -(((
759 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
760 -)))
673 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
761 761  
762 -[[image:1747740258746-408.png]]
763 763  
676 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
764 764  
765 -[[image:1747740398485-927.png]]
766 766  
767 -
768 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
769 -
770 -[[image:1747733815373-706.png]]
771 -
772 -
773 -Résultat :
774 -
775 -[[image:1747740624210-211.png]]
679 +(% class="box warningmessage" %)
680 +(((
681 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
682 +)))
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