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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:49
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -12,771 +12,564 @@
12 12  (((
13 13  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
16 16  
17 -== Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 relative aux musées de France ==
18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
18 18  
19 -Cette loi définit les conditions d’appellation « Musée de France ».
20 -**L’article 11** impose à tout musée de France la constitution et la tenue d’un **inventaire réglementaire** des biens affectés à ses collections, préalable indispensable à l’inscription au récolement décennal et aux obligations de conservation.
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
21 21  
22 -== Arrêté du 25 mai 2004 (application de la loi de 2002) ==
25 +== Principe général ==
23 23  
24 -Cet arrêté fixe les **normes techniques** à respecter pour la tenue de l’inventaire et des registres, ainsi que les modalités du **récolement**
27 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
30 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
25 25  
26 -== Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France) ==
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
27 27  
28 -Le Service des Musées de France recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, compatible avec la réglementation en vigueur et adaptée à une gestion informatisée.
35 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
29 29  
37 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
30 30  
31 -
32 -
33 -)))
34 -)))|(% style="width:300px" %)(((
35 -(% class="box" %)
41 +(% class="box infomessage" %)
36 36  (((
37 -**Sommaire**
43 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
38 38  )))
39 39  
40 -(% class="box" %)
41 -(((
42 -**Aller plus loin**
46 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
50 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
51 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
52 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
53 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
54 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
55 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
56 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
43 43  
44 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
45 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
46 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
47 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
48 -)))
58 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -(% class="box" %)
51 -(((
52 -**Icônes principales**
53 -)))
54 -)))
55 55  
61 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
58 -= Introduction =
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
59 59  
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
60 60  
61 -== Réglementation ==
68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
62 62  
72 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
73 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
74 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
75 +Entrée : 2025.1
63 63  
64 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
65 -
66 -
67 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
68 -
69 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
70 -
71 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
72 -
73 -
74 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
75 -
76 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -== Modalités pratiques ==
82 -
83 -
84 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
85 -
86 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
87 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
88 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
89 -* En conformité avec les exigences légales
90 -
91 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
92 -
93 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
94 -
95 -
96 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
97 -
98 -
99 -(% class="box warningmessage" %)
100 -(((
101 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
77 +Bien : 2025.1.1
102 102  )))
79 +|(((
80 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
81 +)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
103 103  
104 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
84 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
105 105  
106 -* //Table documentaire des Biens//
107 -* //Table documentaire des Entrées//
86 +Si biens remarquables : saisie individuelle
87 +)))|(% style="width:302px" %)(((
88 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
89 +- Joindre un document descriptif
108 108  
109 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
91 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
110 110  
111 -* //Registre des biens affectés//
112 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
93 +- Numérotation :
94 +• Ensemble : année.numérolot.0
95 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
96 +)))|(% style="width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3
113 113  
114 -**Vocabulaire à proscrire :**
99 +Ensemble : 2011.3.0
115 115  
116 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
101 +1er bien : 2011.3.1
117 117  
118 -(% class="box infomessage" %)
119 -(((
120 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
121 -)))
103 +2eme bien : 2011.3.2
122 122  
123 -== Attention : le registre papier fait foi ==
124 -
125 -
126 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
127 -
128 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
129 -
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
105 +
133 133  )))
107 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
134 134  
110 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
111 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
135 135  
136 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
137 -
138 -
139 -=== Nouvelles acquisitions ===
140 -
141 -
142 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
143 -
144 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
145 -
146 -
147 -(% class="box infomessage" %)
148 -(((
149 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
115 +Bien : D2025.1.1
150 150  )))
117 +|(((
118 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
151 151  
152 -
153 -=== Inventaire rétrospectifs ===
154 -
155 -
156 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
157 -
158 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
159 159  
121 +)))|(% style="width:209px" %)(((
122 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
160 160  
161 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
124 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
162 162  
163 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
126 +Si biens remarquables : saisie individuelle
127 +)))|(% style="width:302px" %)(((
128 +- Saisie immédiate ou différée
129 +- Joindre un document descriptif
164 164  
165 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
131 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
132 +- Numérotation :
133 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
134 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
135 +)))|(% style="width:257px" %)(((
136 +Entrée : D2011.1
166 166  
138 +Ensemble : D2011.1.0
167 167  
168 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
140 +1er bien : D2011.1.1
169 169  
170 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
171 -* le numéro de lot : 0
172 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
173 -
174 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
175 -
176 -
177 -[[image:1747723638621-244.png]]
178 -
179 -(% style="text-align: center;" %)
180 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
181 -
182 -
183 -
184 -[[image:1747723844014-278.png]]
185 -
186 -(% style="text-align: center;" %)
187 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
188 -
189 -
190 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
191 -
192 -
193 -(% class="box infomessage" %)
194 -(((
195 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
196 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
197 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
142 +2eme bien : D2011.1.2
198 198  )))
144 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
145 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
199 199  
147 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
148 +)))|(% style="width:302px" %)(((
149 +- Entrée liée : année.0
150 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
200 200  
201 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
202 202  
153 +- Numérotation biens :
154 +• Bien simple : année.0.numérobien
155 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
156 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
157 +)))|(% style="width:257px" %)(((
158 +Entrée : 2011.0
203 203  
204 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
160 +Bien : 2011.0.35
205 205  
206 206  
207 -=== Récolement décennal ===
163 +**Ensembles complexes **:
208 208  
165 +Entrée : 2011.0
209 209  
210 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
167 +Ensemble : 2011.0.36.0
211 211  
212 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
213 -
214 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
215 -
216 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
217 -
218 -
219 -=== Ensembles complexes ===
220 -
221 -
222 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
223 -
224 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
225 -
226 -(% class="box successmessage" %)
227 -(((
228 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
169 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
229 229  )))
171 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
172 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
173 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
174 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
175 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
176 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
230 230  
231 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
232 232  
233 -* 2011.0.1               bien simple
234 -* 2011.0.2               bien simple
235 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
236 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
237 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
238 -* 2011.0.4               bien simple
239 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
240 -* etc.
181 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
241 241  
242 -= Saisie des données nécessaires au registres =
243 -
244 -
245 -== Champs obligatoires en saisie ==
246 -
247 -
248 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
249 -
250 250  (% class="box warningmessage" %)
251 251  (((
252 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
253 253  )))
254 254  
255 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
189 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
256 256  
257 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
191 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
258 258  
259 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
194 +=== Table Entrées ===
260 260  
261 -* Mode acquisition (thésaurus)
262 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
196 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
197 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
263 263  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
264 264  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
265 265  * Référence de l’acte
266 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
267 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
201 +* Date de l’acte d’acquisition
202 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
268 268  
269 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
204 +=== Table Biens ===
270 270  
206 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 +
271 271  * Numéro d’inventaire
272 -* Date d’affectation
273 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
274 -* Prix d’achat
209 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
275 275  * Domaine (thésaurus)
276 276  * Dénomination (thésaurus)
277 277  * Matières/techniques (thésaurus)
278 278  * Dimensions
279 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
280 -* Date du constat état (assistant datation)
281 -* État de conservation (liste de contrôle)
214 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
215 +* Prix d’achat
216 +* Inscriptions (thésaurus)
217 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
282 282  
283 -(% class="box infomessage" %)
284 -(((
285 -(% style="text-align: center;" %)
286 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
287 -)))
219 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
288 288  
289 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
221 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
290 290  
223 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
291 291  
292 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
225 +(((
226 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
227 +)))
293 293  
229 +(((
230 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
231 +)))
294 294  
295 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
233 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
235 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
297 297  
298 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
299 -
300 -
301 -[[image:1747723969669-261.png]]
302 -
303 -(% style="text-align: center;" %)
304 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
305 -
306 -
307 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
308 -
309 -
310 -[[image:1747724102358-210.png]]
311 -
312 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
313 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
314 -
315 -
316 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
317 317  (((
318 -(% style="text-align: left;" %)
319 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
320 320  )))
321 321  
241 +(((
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
322 322  
323 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
324 324  
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
248 +)))
325 325  
326 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
250 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 327  
328 328  
329 -[[image:1747724180433-782.png]]
253 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 330  
331 -(% style="text-align: center;" %)
332 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
255 +== Valider ou refuser la saisie ==
333 333  
257 +Dans la barre d’outils :
334 334  
335 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
259 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
260 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
336 336  
337 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
262 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
338 338  
264 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 -[[image:1747724251875-618.png]]
341 341  
342 -(% style="text-align: center;" %)
343 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
267 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
344 344  
269 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
346 -(% class="box infomessage" %)
347 347  (((
348 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
272 +
349 349  )))
350 350  
351 -
352 -=== Biens ===
353 -
354 -
355 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
356 -
357 -
358 -[[image:1747724329047-588.png]]
359 -
360 -(% style="text-align: center;" %)
361 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
362 -
363 -
364 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
365 -
366 -
367 -(% class="box infomessage" %)
368 368  (((
369 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
276 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  )))
371 371  
372 -[[image:1747724385543-970.png]]
373 373  
374 -(% style="text-align: center;" %)
375 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
280 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
377 377  
378 -(% class="box warningmessage" %)
379 -(((
380 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
381 -)))
283 +== Lancer l’intégration au registre ==
382 382  
285 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
383 383  
384 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
287 +(((
288 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
385 385  
386 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
290 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
387 387  
292 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
293 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
388 388  
389 -[[image:1747725032932-364.png]]
390 -
391 -
392 -=== Biens : Ensembles complexes ===
393 -
394 -
395 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
396 -
397 -
398 -[[image:1747725129124-544.png]]
399 -
400 -
401 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
402 -
403 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
404 -
405 -
406 -[[image:1747725362450-684.png]]
407 -
408 -
409 409  (% class="box infomessage" %)
410 410  (((
411 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
297 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
412 412  )))
299 +)))
413 413  
414 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
301 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415 415  
416 -[[image:1747725317402-667.png]]
417 417  
304 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
418 418  
419 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
306 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
422 422  
309 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
423 423  
424 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
311 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 425  
426 426  
427 -=== Entrée ===
314 +== Confirmer l’intégration ==
428 428  
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
429 429  
430 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
431 431  
320 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  
433 -[[image:1747725797202-722.png]]
434 434  
323 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 -=== Biens ===
437 437  
326 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
440 440  
441 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
329 += Consulter et éditer les registres =
442 442  
331 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
443 443  
444 -[[image:1747725926983-893.png]]
333 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
445 445  
335 +== Consulter le registre ==
446 446  
337 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
338 +1. (((
339 +Renseignez les critères de filtrage :
447 447  
448 -[[image:1747727404840-527.png]]
341 +* **Année d’inscription au registre**
342 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
343 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
344 +)))
345 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
449 449  
347 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
450 450  
451 -= Intégration des notices biens au registre =
349 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 453  
454 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
352 +== Éditer le registre ==
455 455  
354 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
456 456  
457 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
356 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
357 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
358 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
359 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
458 458  
459 -
460 -[[image:1747732762213-559.png]]
461 -
462 -
463 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
464 -
465 465  (% class="box infomessage" %)
466 466  (((
467 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
363 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
364 +)))
468 468  
469 -* Avis des instances scientifiques
470 -* Prix
471 -* Inscriptions
472 -* Constat d’état initial
473 -
474 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
475 -
476 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
366 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 477  )))
478 478  
479 -[[image:1747732693654-638.png]]
480 480  
481 481  
482 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
483 483  
484 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
485 485  
486 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
487 487  
488 488  
489 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
490 490  
491 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
492 492  
493 493  
494 -[[image:1747733244856-550.png]]
495 495  
496 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
497 -.
498 498  
499 -[[image:1747733341634-347.png]]
500 500  
501 -(% class="wikigeneratedid" %)
502 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
503 503  
382 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 504  
505 -[[image:1747733457810-510.png]]
506 506  
385 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 507  
508 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
509 509  
388 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 510  
511 511  
512 -[[image:1747734678656-824.png]]
391 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
513 513  
393 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
514 514  
515 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
395 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
516 516  
517 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
397 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
399 +
400 +)))
519 519  
520 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
402 +(((
403 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 521  
522 522  
523 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
406 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
524 524  
408 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
409 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
525 525  
526 -
527 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
528 -
529 -[[image:1747733892872-758.png]]
530 -
531 -
532 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
533 -
534 -[[image:1747733938343-251.png]]
535 -
536 -(% class="box warningmessage" %)
411 +(% class="box infomessage" %)
537 537  (((
538 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
413 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
539 539  )))
540 540  
541 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
416 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
542 542  
543 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
544 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
418 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
419 +1. (((
420 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
545 545  
546 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
422 +* (((
423 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
547 547  
425 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
426 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
427 +)))
428 +* (((
429 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
548 548  
549 -= Édition des registres =
550 -
551 -
552 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
553 -
554 -[[image:1747734834496-206.png]]
555 -
556 -
557 -(% class="box infomessage" %)
558 -(((
559 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
431 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
432 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
560 560  )))
434 +)))
561 561  
562 -Il est possible de sélectionner :
436 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 563  
564 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
565 -* L’année d'inscription au registre
566 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
567 567  
568 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
439 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
569 569  
570 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
571 571  
442 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
572 572  
573 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
444 +Depuis la notice du bien, renseignez :
574 574  
575 -[[image:1747734875829-175.png]]
446 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
447 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
576 576  
577 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
449 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
578 578  
579 -[[image:1747734980868-601.png]]
580 580  
581 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
452 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
582 582  
583 -[[image:1747735028293-815.png]]
454 +Utilisez la fonction d’association multiple :
584 584  
456 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
457 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
585 585  
459 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
586 586  
587 -Résultat :
588 588  
589 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
462 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
590 590  
591 591  
592 -(% class="wikigeneratedid" %)
593 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
465 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
594 594  
595 595  
596 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
468 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
597 597  
470 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
471 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
472 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
598 598  
599 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
600 -
601 -(% class="box successmessage" %)
474 +(% class="box infomessage" %)
602 602  (((
603 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
476 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
604 604  )))
605 605  
606 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
479 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607 607  
608 -(% class="box successmessage" %)
609 -(((
610 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
611 -)))
612 612  
482 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613 613  
614 -[[image:1747735219379-682.png]]
615 615  
485 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 616  
617 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
618 618  
619 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
488 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
620 620  
621 621  
491 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
622 622  
623 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
624 624  
494 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
625 625  
626 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
496 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
497 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
498 +1. (((
499 +Renseignez :
627 627  
628 -(% class="box successmessage" %)
629 -(((
630 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
501 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
502 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
503 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
631 631  )))
505 +1. Enregistrez la notice.
506 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
507 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
632 632  
633 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
509 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
634 634  
635 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
636 -* Radier le bien du registre des dépôts
637 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
638 638  
639 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
512 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
640 640  
641 641  
642 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
515 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
643 643  
644 644  
645 -[[image:1747739157175-278.png]]
518 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
646 646  
647 647  
648 -[[image:1747739231189-417.png]]
521 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
649 649  
650 650  
524 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
651 651  
652 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
653 653  
527 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
654 654  
655 -==== Attachement unitaire ====
656 656  
657 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
658 658  
659 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
660 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
661 661  
662 -[[image:1747740793119-487.png]]
663 663  
664 -
665 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
666 -
667 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
668 -
669 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
670 -
671 -* Sélectionner les notices à rattacher
672 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
673 -
674 -[[image:1747740946609-961.png]]
675 -
676 -
677 -Première association à effectuer :
678 -
679 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
680 -* Lancer le traitement
681 -
682 -[[image:1747741015186-251.png]]
683 -
684 -
685 -Seconde association à effectuer :
686 -
687 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
688 -* Lancer le traitement
689 -
690 -[[image:1747741041295-431.png]]
691 -
692 -
693 -== Radiation du registre des dépôts ==
694 -
695 -
696 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
697 -
698 -
699 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
700 -
701 -[[image:1747739687774-731.png]]
702 -
703 -
704 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
705 -
706 -
707 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
708 -
709 -[[image:1747739728922-844.png]]
710 -
711 -
712 -(% class="box successmessage" %)
713 -(((
714 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
533 +
715 715  )))
716 -
717 -
718 -[[image:1747739870875-332.png]]
719 -
720 -
721 -(% class="box warningmessage" %)
535 +)))|(% style="width:300px" %)(((
536 +(% class="box" %)
722 722  (((
723 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
538 +**Sommaire**
539 +
540 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
724 724  )))
725 725  
726 -
727 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
728 -
729 -[[image:1747739908497-919.png]]
730 -
731 -
732 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
733 -
734 -
735 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
736 -
737 -
738 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
739 -
740 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
741 -
742 -
743 -[[image:1747740027614-948.png]]
744 -
745 -
746 -[[image:1747740075472-359.png]]
747 -
748 -
749 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
750 -
751 -
752 -[[image:1747740216286-288.png]]
753 -
754 -
755 -(% class="box warningmessage" %)
543 +(% class="box" %)
756 756  (((
757 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
545 +**Aller plus loin**
546 +
547 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
548 +* Saisir une entrée
549 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
550 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
551 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
552 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
553 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
554 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
555 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
556 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
758 758  )))
759 759  
760 -
761 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
762 -
763 -
764 -(% class="box warningmessage" %)
559 +(% class="box" %)
765 765  (((
766 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
561 +**Icônes principales**
562 +
563 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
564 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
565 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
566 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
567 +* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
568 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
569 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
570 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
571 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
572 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
767 767  )))
574 +)))
768 768  
769 -[[image:1747740258746-408.png]]
770 -
771 -
772 -[[image:1747740398485-927.png]]
773 -
774 -
775 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
776 -
777 -[[image:1747733815373-706.png]]
778 -
779 -
780 -Résultat :
781 -
782 -[[image:1747740624210-211.png]]
576 +
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