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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 32.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:46
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À la version 6.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,49 +1,10 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
11 11  
12 -(((
13 -
14 -
15 -
16 -
17 -
18 -
19 -)))
20 -)))|(% style="width:300px" %)(((
21 -(% class="box" %)
22 -(((
23 -**Sommaire**
24 -)))
25 -
26 -(% class="box" %)
27 -(((
28 -**Aller plus loin**
29 -
30 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
31 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
32 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
33 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
34 -)))
35 -
36 -(% class="box" %)
37 -(((
38 -**Icônes principales**
39 -)))
40 -)))
41 -
42 -
43 -
44 -= Introduction =
45 -
46 -
47 47  == Réglementation ==
48 48  
49 49  
... ... @@ -62,8 +62,11 @@
62 62  Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
63 63  
64 64  
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
65 65  
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
66 66  
30 +
67 67  == Modalités pratiques ==
68 68  
69 69  
... ... @@ -106,6 +106,10 @@
106 106  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
107 107  )))
108 108  
73 +
74 +
75 +
76 +
109 109  == Attention : le registre papier fait foi ==
110 110  
111 111  
... ... @@ -184,7 +184,7 @@
184 184  )))
185 185  
186 186  
187 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
155 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
188 188  
189 189  
190 190  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -443,82 +443,63 @@
443 443  Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
444 444  
445 445  
446 -[[image:1747732762213-559.png]]
414 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
447 447  
448 448  
449 449  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
450 450  
451 -(% class="box infomessage" %)
452 -(((
453 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
454 454  
455 -* Avis des instances scientifiques
456 -* Prix
457 -* Inscriptions
458 -* Constat d’état initial
459 -
460 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
461 -
462 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
463 -)))
464 -
465 465  [[image:1747732693654-638.png]]
466 466  
467 467  
468 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
423 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
469 469  
470 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
425 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
471 471  
472 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
427 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
473 473  
429 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
474 474  
475 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
476 -
477 477  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
478 478  
433 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
479 479  
480 -[[image:1747733244856-550.png]]
435 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
481 481  
482 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
483 -.
437 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
484 484  
485 -[[image:1747733341634-347.png]]
486 -
487 487  (% class="wikigeneratedid" %)
488 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
440 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
489 489  
442 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
490 490  
491 -[[image:1747733457810-510.png]]
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
492 492  
447 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
493 493  
494 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
449 +(% class="wikigeneratedid" %)
450 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
495 495  
452 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
496 496  
497 497  
498 -[[image:1747734678656-824.png]]
499 499  
456 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
500 500  
501 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
502 502  
503 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
504 504  
505 -
506 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
507 -
508 -
509 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
510 -
511 -
512 -
513 513  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
514 514  
515 -[[image:1747733892872-758.png]]
516 516  
463 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
517 517  
465 +
518 518  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
519 519  
520 -[[image:1747733938343-251.png]]
468 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
521 521  
470 +
522 522  (% class="box warningmessage" %)
523 523  (((
524 524  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -535,11 +535,15 @@
535 535  = Édition des registres =
536 536  
537 537  
538 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
487 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
539 539  
540 -[[image:1747734834496-206.png]]
541 541  
490 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
542 542  
492 +
493 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
494 +
495 +
543 543  (% class="box infomessage" %)
544 544  (((
545 545  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -556,23 +556,25 @@
556 556  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
557 557  
558 558  
559 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
512 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
560 560  
561 -[[image:1747734875829-175.png]]
514 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
562 562  
563 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
564 564  
565 -[[image:1747734980868-601.png]]
517 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
566 566  
567 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
519 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
568 568  
569 -[[image:1747735028293-815.png]]
570 570  
522 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
571 571  
524 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
572 572  
526 +
527 +
573 573  Résultat :
574 574  
575 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
530 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
576 576  
577 577  
578 578  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -584,28 +584,29 @@
584 584  
585 585  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
586 586  
542 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
543 +
587 587  (% class="box successmessage" %)
588 588  (((
589 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
546 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
590 590  )))
591 591  
592 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
593 593  
550 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
551 +
594 594  (% class="box successmessage" %)
595 595  (((
596 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
554 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
597 597  )))
598 598  
599 599  
600 -[[image:1747735219379-682.png]]
558 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
601 601  
602 602  
603 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
561 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
604 604  
605 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
606 606  
607 607  
608 -
609 609  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
610 610  
611 611  
... ... @@ -625,13 +625,13 @@
625 625  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
626 626  
627 627  
628 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
584 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
629 629  
630 630  
631 -[[image:1747739157175-278.png]]
587 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
632 632  
633 633  
634 -[[image:1747739231189-417.png]]
590 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
635 635  
636 636  
637 637  
... ... @@ -638,44 +638,9 @@
638 638  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
639 639  
640 640  
641 -==== Attachement unitaire ====
597 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
642 642  
643 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
644 644  
645 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
646 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 -
648 -[[image:1747740793119-487.png]]
649 -
650 -
651 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
652 -
653 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
654 -
655 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
656 -
657 -* Sélectionner les notices à rattacher
658 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
659 -
660 -[[image:1747740946609-961.png]]
661 -
662 -
663 -Première association à effectuer :
664 -
665 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
666 -* Lancer le traitement
667 -
668 -[[image:1747741015186-251.png]]
669 -
670 -
671 -Seconde association à effectuer :
672 -
673 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
674 -* Lancer le traitement
675 -
676 -[[image:1747741041295-431.png]]
677 -
678 -
679 679  == Radiation du registre des dépôts ==
680 680  
681 681  
... ... @@ -684,17 +684,20 @@
684 684  
685 685  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
686 686  
687 -[[image:1747739687774-731.png]]
688 688  
609 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
689 689  
611 +
612 +
690 690  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
691 691  
692 692  
693 693  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
694 694  
695 -[[image:1747739728922-844.png]]
696 696  
619 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
697 697  
621 +
698 698  (% class="box successmessage" %)
699 699  (((
700 700  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -701,7 +701,7 @@
701 701  )))
702 702  
703 703  
704 -[[image:1747739870875-332.png]]
628 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
705 705  
706 706  
707 707  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -712,10 +712,9 @@
712 712  
713 713  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
714 714  
715 -[[image:1747739908497-919.png]]
716 716  
640 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
717 717  
718 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
719 719  
720 720  
721 721  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -723,21 +723,21 @@
723 723  
724 724  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
725 725  
726 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
727 727  
650 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
728 728  
729 -[[image:1747740027614-948.png]]
730 730  
653 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
731 731  
732 -[[image:1747740075472-359.png]]
733 733  
656 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
734 734  
658 +
735 735  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
736 736  
661 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
737 737  
738 -[[image:1747740216286-288.png]]
739 739  
740 -
741 741  (% class="box warningmessage" %)
742 742  (((
743 743  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -747,22 +747,13 @@
747 747  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
748 748  
749 749  
750 -(% class="box warningmessage" %)
751 -(((
752 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
753 -)))
673 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
754 754  
755 -[[image:1747740258746-408.png]]
756 756  
676 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
757 757  
758 -[[image:1747740398485-927.png]]
759 759  
760 -
761 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
762 -
763 -[[image:1747733815373-706.png]]
764 -
765 -
766 -Résultat :
767 -
768 -[[image:1747740624210-211.png]]
679 +(% class="box warningmessage" %)
680 +(((
681 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
682 +)))
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