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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 32.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:46
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 15:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,768 +1,429 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 -)))
9 +Qu’il s’agisse :
11 11  
12 -(((
13 -
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 14  
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
15 15  
16 -
17 -
18 -
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
19 19  )))
20 -)))|(% style="width:300px" %)(((
21 -(% class="box" %)
22 -(((
23 -**Sommaire**
24 -)))
25 25  
26 -(% class="box" %)
27 27  (((
28 -**Aller plus loin**
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
29 29  
30 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
31 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
32 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
33 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
34 -)))
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
35 35  
36 -(% class="box" %)
37 -(((
38 -**Icônes principales**
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
39 39  )))
40 -)))
41 41  
32 += Exploiter les outils de Flora =
42 42  
34 +== Connaître les règles de base ==
43 43  
44 -= Introduction =
36 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
37 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
38 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
39 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
40 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
45 45  
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
46 46  
47 -== Réglementation ==
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
48 48  
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
49 49  
50 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
48 +Ces grilles dédiées :
51 51  
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
52 52  
53 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
55 +(% class="box infomessage" %)
56 +(((
57 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
58 +)))
54 54  
55 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
60 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
58 58  
63 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
61 61  
62 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
64 64  
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
65 65  
66 -
67 -== Modalités pratiques ==
68 -
69 -
70 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
71 -
72 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
73 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
74 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
75 -* En conformité avec les exigences légales
76 -
77 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
78 -
79 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
80 -
81 -
82 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
83 -
84 -
85 -(% class="box warningmessage" %)
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
78 +)))
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
81 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
83 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
86 86  (((
87 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
86 +
88 88  )))
89 89  
90 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
89 +(((
90 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
91 91  
92 -* //Table documentaire des Biens//
93 -* //Table documentaire des Entrées//
92 +- Joindre un document descriptif
94 94  
95 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
96 -
97 -* //Registre des biens affectés//
98 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
99 -
100 -**Vocabulaire à proscrire :**
101 -
102 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
103 -
104 -(% class="box infomessage" %)
105 -(((
106 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
94 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
107 107  )))
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
108 108  
109 -== Attention : le registre papier fait foi ==
110 -
111 -
112 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
113 -
114 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
115 -
116 -(% class="box warningmessage" %)
117 -(((
118 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
99 +
119 119  )))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
102 +Ensemble : 2011.3.0
120 120  
104 +1er bien : 2011.3.1
121 121  
122 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
123 -
124 -
125 -=== Nouvelles acquisitions ===
126 -
127 -
128 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
129 -
130 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
131 -
132 -
133 -(% class="box infomessage" %)
134 -(((
135 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
106 +2eme bien : 2011.3.2
136 136  )))
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
110 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
114 +)))
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
137 137  
138 -
139 -=== Inventaire rétrospectifs ===
140 -
141 -
142 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
143 -
144 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
145 145  
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
123 +- Saisie immédiate ou différée
124 +- Joindre un document descriptif
146 146  
147 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
148 -
149 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
150 -
151 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
152 -
153 -
154 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
155 -
156 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
157 -* le numéro de lot : 0
158 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
159 -
160 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
161 -
162 -
163 -[[image:1747723638621-244.png]]
164 -
165 -(% style="text-align: center;" %)
166 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
167 -
168 -
169 -
170 -[[image:1747723844014-278.png]]
171 -
172 -(% style="text-align: center;" %)
173 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
174 -
175 -
176 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
177 -
178 -
179 -(% class="box infomessage" %)
180 -(((
181 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
182 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
183 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
126 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
128 +Entrée : D2011.1
184 184  )))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
131 +Ensemble : D2011.1.0
185 185  
133 +1er bien : D2011.1.1
186 186  
187 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
188 -
189 -
190 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
191 -
192 -
193 -=== Récolement décennal ===
194 -
195 -
196 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
197 -
198 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
199 -
200 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
201 -
202 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
203 -
204 -
205 -=== Ensembles complexes ===
206 -
207 -
208 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
209 -
210 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
211 -
212 -(% class="box successmessage" %)
213 -(((
214 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
135 +2eme bien : D2011.1.2
215 215  )))
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
139 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
141 +Entrée : 2011.0
142 +
143 +)))
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
146 +Ensemble : 2011.0.36.0
147 +)))
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
149 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
153 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
216 216  
217 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
156 +== Garantir la complétude des données ==
218 218  
219 -* 2011.0.1               bien simple
220 -* 2011.0.2               bien simple
221 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
222 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
223 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
224 -* 2011.0.4               bien simple
225 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
226 -* etc.
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
227 227  
228 -= Saisie des données nécessaires au registres =
160 +En cas d’information absente :
229 229  
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
230 230  
231 -== Champs obligatoires en saisie ==
165 +=== Table Entrées ===
232 232  
233 -
234 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
235 -
236 -(% class="box warningmessage" %)
237 -(((
238 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
239 -)))
240 -
241 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
242 -
243 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
244 -
245 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
246 -
247 -* Mode acquisition (thésaurus)
248 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
167 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
168 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
249 249  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
250 250  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
251 251  * Référence de l’acte
252 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
253 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
172 +* Date de l’acte d’acquisition
173 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
254 254  
255 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
175 +=== Table Biens ===
256 256  
177 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
178 +
257 257  * Numéro d’inventaire
258 -* Date d’affectation
259 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
260 -* Prix d’achat
180 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
261 261  * Domaine (thésaurus)
262 262  * Dénomination (thésaurus)
263 263  * Matières/techniques (thésaurus)
264 264  * Dimensions
265 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
266 -* Date du constat état (assistant datation)
267 -* État de conservation (liste de contrôle)
185 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
186 +* Prix d’achat
187 +* Inscriptions (thésaurus)
188 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
268 268  
269 -(% class="box infomessage" %)
270 -(((
271 -(% style="text-align: center;" %)
272 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
273 -)))
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
274 274  
275 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
276 276  
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
277 277  
278 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
196 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
279 279  
280 -
281 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
282 -
283 -
284 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
285 -
286 -
287 -[[image:1747723969669-261.png]]
288 -
289 -(% style="text-align: center;" %)
290 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
291 -
292 -
293 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
294 -
295 -
296 -[[image:1747724102358-210.png]]
297 -
298 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
299 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
300 -
301 -
302 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
303 303  (((
304 -(% style="text-align: left;" %)
305 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
306 306  )))
307 307  
203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 308  
309 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
205 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
310 310  
207 +(((
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
311 311  
312 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
313 313  
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
314 314  
315 -[[image:1747724180433-782.png]]
316 316  
317 -(% style="text-align: center;" %)
318 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
319 319  
219 +
220 +)))
320 320  
321 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
322 -
323 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
324 -
325 -
326 -[[image:1747724251875-618.png]]
327 -
328 -(% style="text-align: center;" %)
329 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
330 -
331 -
332 -(% class="box infomessage" %)
333 333  (((
334 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
223 +
335 335  )))
336 336  
226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 -=== Biens ===
339 339  
229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 340  
341 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
342 342  
233 +=== Valider la saisie ===
343 343  
344 -[[image:1747724329047-588.png]]
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
345 345  
346 -(% style="text-align: center;" %)
347 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
348 348  
240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 349  
350 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
351 351  
243 +=== Refuser la saisie ===
352 352  
353 -(% class="box infomessage" %)
354 -(((
355 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
356 -)))
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
357 357  
358 -[[image:1747724385543-970.png]]
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
359 359  
360 -(% style="text-align: center;" %)
361 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  
363 -
364 -(% class="box warningmessage" %)
365 365  (((
366 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
254 +
367 367  )))
368 368  
369 -
370 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
371 -
372 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
373 -
374 -
375 -[[image:1747725032932-364.png]]
376 -
377 -
378 -=== Biens : Ensembles complexes ===
379 -
380 -
381 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
382 -
383 -
384 -[[image:1747725129124-544.png]]
385 -
386 -
387 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
388 -
389 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
390 -
391 -
392 -[[image:1747725362450-684.png]]
393 -
394 -
395 -(% class="box infomessage" %)
396 396  (((
397 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 398  )))
399 399  
400 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
401 401  
402 -[[image:1747725317402-667.png]]
262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403 403  
404 404  
405 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
265 +== Lancer l’intégration au registre ==
406 406  
407 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
408 408  
269 +(((
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
409 409  
410 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
411 411  
412 412  
413 -=== Entrée ===
414 414  
415 -
416 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
417 -
418 -
419 -[[image:1747725797202-722.png]]
420 -
421 -
422 -=== Biens ===
423 -
424 -
425 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
426 -
427 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
428 -
429 -
430 -[[image:1747725926983-893.png]]
431 -
432 -
433 -
434 -[[image:1747727404840-527.png]]
435 -
436 -
437 -= Intégration des notices biens au registre =
438 -
439 -
440 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
441 -
442 -
443 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
444 -
445 -
446 -[[image:1747732762213-559.png]]
447 -
448 -
449 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
450 -
451 451  (% class="box infomessage" %)
452 452  (((
453 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
454 -
455 -* Avis des instances scientifiques
456 -* Prix
457 -* Inscriptions
458 -* Constat d’état initial
459 -
460 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
461 -
462 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
463 463  )))
284 +)))
464 464  
465 -[[image:1747732693654-638.png]]
286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 466  
467 467  
468 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
469 469  
470 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
472 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
473 473  
294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
474 474  
475 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 476  
477 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
478 478  
299 +== Confirmer l’intégration ==
479 479  
480 -[[image:1747733244856-550.png]]
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
481 481  
482 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
483 -.
305 + 
484 484  
485 -[[image:1747733341634-347.png]]
307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 486  
487 -(% class="wikigeneratedid" %)
488 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
489 489  
310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 490  
491 -[[image:1747733457810-510.png]]
492 492  
313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 493  
494 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
495 495  
316 += Consulter et éditer les registres =
496 496  
318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
497 497  
498 -[[image:1747734678656-824.png]]
320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
499 499  
322 +== Consulter le registre ==
500 500  
501 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 +1. (((
326 +Renseignez les critères de filtrage :
502 502  
503 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
504 -
505 -
506 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
507 -
508 -
509 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
510 -
511 -
512 -
513 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
514 -
515 -[[image:1747733892872-758.png]]
516 -
517 -
518 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
519 -
520 -[[image:1747733938343-251.png]]
521 -
522 -(% class="box warningmessage" %)
523 -(((
524 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
328 +* **Année d’inscription au registre**
329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
525 525  )))
332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
526 526  
527 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
528 528  
529 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
530 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
336 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 531  
532 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
533 533  
339 +== Éditer le registre ==
534 534  
535 -= Édition des registres =
341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
536 536  
343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
537 537  
538 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
539 -
540 -[[image:1747734834496-206.png]]
541 -
542 -
543 543  (% class="box infomessage" %)
544 544  (((
545 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
546 546  )))
547 547  
548 -Il est possible de sélectionner :
353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +)))
549 549  
550 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
551 -* L’année d'inscription au registre
552 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
553 553  
554 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
555 555  
556 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
358 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
557 557  
558 558  
559 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
361 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
560 560  
561 -[[image:1747734875829-175.png]]
562 562  
563 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
364 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564 564  
565 -[[image:1747734980868-601.png]]
566 566  
567 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
367 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
568 568  
569 -[[image:1747735028293-815.png]]
369 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
570 570  
371 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
372 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
571 571  
374 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
572 572  
573 -Résultat :
574 -
575 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
576 -
577 -
578 -(% class="wikigeneratedid" %)
579 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
580 -
581 -
582 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
583 -
584 -
585 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
586 -
587 -(% class="box successmessage" %)
588 -(((
589 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
376 +
590 590  )))
591 591  
592 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
593 -
594 -(% class="box successmessage" %)
595 595  (((
596 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
597 -)))
380 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 598  
599 -
600 -[[image:1747735219379-682.png]]
601 -
602 -
603 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
604 -
605 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
606 -
607 -
608 -
609 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
610 -
611 -
612 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
613 -
614 -(% class="box successmessage" %)
615 -(((
616 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
382 +
617 617  )))
618 -
619 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
620 -
621 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
622 -* Radier le bien du registre des dépôts
623 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
624 -
625 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
626 -
627 -
628 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
629 -
630 -
631 -[[image:1747739157175-278.png]]
632 -
633 -
634 -[[image:1747739231189-417.png]]
635 -
636 -
637 -
638 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
639 -
640 -
641 -==== Attachement unitaire ====
642 -
643 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
644 -
645 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
646 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 -
648 -[[image:1747740793119-487.png]]
649 -
650 -
651 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
652 -
653 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
654 -
655 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
656 -
657 -* Sélectionner les notices à rattacher
658 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
659 -
660 -[[image:1747740946609-961.png]]
661 -
662 -
663 -Première association à effectuer :
664 -
665 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
666 -* Lancer le traitement
667 -
668 -[[image:1747741015186-251.png]]
669 -
670 -
671 -Seconde association à effectuer :
672 -
673 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
674 -* Lancer le traitement
675 -
676 -[[image:1747741041295-431.png]]
677 -
678 -
679 -== Radiation du registre des dépôts ==
680 -
681 -
682 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
683 -
684 -
685 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
686 -
687 -[[image:1747739687774-731.png]]
688 -
689 -
690 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
691 -
692 -
693 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
694 -
695 -[[image:1747739728922-844.png]]
696 -
697 -
698 -(% class="box successmessage" %)
384 +)))|(% style="width:300px" %)(((
385 +(% class="box" %)
699 699  (((
700 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
701 -)))
387 +**Sommaire**
702 702  
703 -
704 -[[image:1747739870875-332.png]]
705 -
706 -
707 -(% class="box warningmessage" %)
708 -(((
709 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
389 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
710 710  )))
711 711  
712 -
713 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
714 -
715 -[[image:1747739908497-919.png]]
716 -
717 -
718 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
719 -
720 -
721 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
722 -
723 -
724 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
725 -
726 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
727 -
728 -
729 -[[image:1747740027614-948.png]]
730 -
731 -
732 -[[image:1747740075472-359.png]]
733 -
734 -
735 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
736 -
737 -
738 -[[image:1747740216286-288.png]]
739 -
740 -
741 -(% class="box warningmessage" %)
392 +(% class="box" %)
742 742  (((
743 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
394 +**Aller plus loin***
395 +
396 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
397 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
398 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
399 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
400 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
401 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
402 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
744 744  )))
745 745  
746 -
747 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
748 -
749 -
750 -(% class="box warningmessage" %)
405 +(% class="box" %)
751 751  (((
752 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
407 +**Icônes principales**
408 +
409 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
410 +
411 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
412 +
413 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
414 +
415 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
416 +
417 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
418 +
419 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
424 +
425 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
753 753  )))
427 +)))
754 754  
755 -[[image:1747740258746-408.png]]
756 -
757 -
758 -[[image:1747740398485-927.png]]
759 -
760 -
761 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
762 -
763 -[[image:1747733815373-706.png]]
764 -
765 -
766 -Résultat :
767 -
768 -[[image:1747740624210-211.png]]
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