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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 32.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:46
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 14:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Intégrer des notices aux registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -10,759 +10,557 @@
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -
14 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
15 15  
18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
16 16  
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
17 17  
18 -
19 -)))
20 -)))|(% style="width:300px" %)(((
21 -(% class="box" %)
22 -(((
23 -**Sommaire**
24 -)))
25 +== Principe général ==
25 25  
26 -(% class="box" %)
27 -(((
28 -**Aller plus loin**
27 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
30 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
31 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
32 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
33 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
34 -)))
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
35 35  
36 -(% class="box" %)
37 -(((
38 -**Icônes principales**
39 -)))
40 -)))
35 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
41 41  
37 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
42 42  
43 -
44 -= Introduction =
45 -
46 -
47 -== Réglementation ==
48 -
49 -
50 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
51 -
52 -
53 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
54 -
55 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
56 -
57 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
58 -
59 -
60 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
61 -
62 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -== Modalités pratiques ==
68 -
69 -
70 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
71 -
72 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
73 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
74 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
75 -* En conformité avec les exigences légales
76 -
77 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
78 -
79 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
80 -
81 -
82 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
83 -
84 -
85 -(% class="box warningmessage" %)
41 +(% class="box infomessage" %)
86 86  (((
87 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
43 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
88 88  )))
89 89  
90 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
46 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 -* //Table documentaire des Biens//
93 -* //Table documentaire des Entrées//
94 94  
95 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
49 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -* //Registre des biens affectés//
98 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
99 99  
100 -**Vocabulaire à proscrire :**
52 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
101 101  
102 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
54 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
103 103  
104 -(% class="box infomessage" %)
105 -(((
106 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
107 -)))
56 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
57 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
58 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
108 108  
109 -== Attention : le registre papier fait foi ==
60 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
61 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
62 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
63 +Entrée : 2025.1
110 110  
111 -
112 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
113 -
114 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
115 -
116 -(% class="box warningmessage" %)
117 -(((
118 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
65 +Bien : 2025.1.1
119 119  )))
67 +|(((
68 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
69 +)))|(% style="width:209px" %)(((
70 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
120 120  
72 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
121 121  
122 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
74 +Si biens remarquables : saisie individuelle
75 +)))|(% style="width:302px" %)(((
76 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
77 +- Joindre un document descriptif
123 123  
79 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
124 124  
125 -=== Nouvelles acquisitions ===
81 +- Numérotation :
82 +• Ensemble : année.numérolot.0
83 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
84 +)))|(% style="width:257px" %)(((
85 +Entrée : 2011.3
126 126  
87 +Ensemble : 2011.3.0
127 127  
128 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
89 +1er bien : 2011.3.1
129 129  
130 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
91 +2eme bien : 2011.3.2
131 131  
132 -
133 -(% class="box infomessage" %)
134 -(((
135 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
93 +
136 136  )))
95 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
96 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
137 137  
98 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
99 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
100 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
101 +Entrée : D2025.1
138 138  
139 -=== Inventaire rétrospectifs ===
103 +Bien : D2025.1.1
104 +)))
105 +|(((
106 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
140 140  
141 -
142 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
143 -
144 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
145 145  
109 +)))|(% style="width:209px" %)(((
110 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
146 146  
147 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
112 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
148 148  
149 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
114 +Si biens remarquables : saisie individuelle
115 +)))|(% style="width:302px" %)(((
116 +- Saisie immédiate ou différée
117 +- Joindre un document descriptif
150 150  
151 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
119 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
120 +- Numérotation :
121 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
122 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
123 +)))|(% style="width:257px" %)(((
124 +Entrée : D2011.1
152 152  
126 +Ensemble : D2011.1.0
153 153  
154 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
128 +1er bien : D2011.1.1
155 155  
156 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
157 -* le numéro de lot : 0
158 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
159 -
160 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
161 -
162 -
163 -[[image:1747723638621-244.png]]
164 -
165 -(% style="text-align: center;" %)
166 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
167 -
168 -
169 -
170 -[[image:1747723844014-278.png]]
171 -
172 -(% style="text-align: center;" %)
173 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
174 -
175 -
176 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
177 -
178 -
179 -(% class="box infomessage" %)
180 -(((
181 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
182 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
183 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
130 +2eme bien : D2011.1.2
184 184  )))
132 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
133 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
185 185  
135 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
136 +)))|(% style="width:302px" %)(((
137 +- Entrée liée : année.0
138 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
186 186  
187 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
188 188  
141 +- Numérotation biens :
142 +• Bien simple : année.0.numérobien
143 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
144 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
145 +)))|(% style="width:257px" %)(((
146 +Entrée : 2011.0
189 189  
190 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
148 +Bien : 2011.0.35
191 191  
192 192  
193 -=== Récolement décennal ===
151 +**Ensembles complexes **:
194 194  
153 +Entrée : 2011.0
195 195  
196 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
155 +Ensemble : 2011.0.36.0
197 197  
198 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
199 -
200 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
201 -
202 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
203 -
204 -
205 -=== Ensembles complexes ===
206 -
207 -
208 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
209 -
210 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
211 -
212 -(% class="box successmessage" %)
213 -(((
214 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
157 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
215 215  )))
159 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
160 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
161 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
162 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
163 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
164 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
165 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
216 216  
217 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
167 +== Champs obligatoires pour le registre ==
218 218  
219 -* 2011.0.1               bien simple
220 -* 2011.0.2               bien simple
221 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
222 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
223 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
224 -* 2011.0.4               bien simple
225 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
226 -* etc.
169 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
170 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
227 227  
228 -= Saisie des données nécessaires au registres =
229 -
230 -
231 -== Champs obligatoires en saisie ==
232 -
233 -
234 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
235 -
236 236  (% class="box warningmessage" %)
237 237  (((
238 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
174 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
239 239  )))
240 240  
241 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
177 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
242 242  
243 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
179 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
180 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
244 244  
245 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
182 +=== Table Entrées ===
246 246  
247 -* Mode acquisition (thésaurus)
248 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
184 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
185 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
249 249  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
250 250  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
251 251  * Référence de l’acte
252 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
253 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
189 +* Date de l’acte d’acquisition
190 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
254 254  
255 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
192 +=== Table Biens ===
256 256  
194 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
195 +
257 257  * Numéro d’inventaire
258 -* Date d’affectation
259 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
260 -* Prix d’achat
197 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
261 261  * Domaine (thésaurus)
262 262  * Dénomination (thésaurus)
263 263  * Matières/techniques (thésaurus)
264 264  * Dimensions
265 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
266 -* Date du constat état (assistant datation)
267 -* État de conservation (liste de contrôle)
202 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
203 +* Prix d’achat
204 +* Inscriptions (thésaurus)
205 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
268 268  
269 -(% class="box infomessage" %)
270 -(((
271 -(% style="text-align: center;" %)
272 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
273 -)))
207 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
274 274  
275 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
209 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
276 276  
211 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
277 277  
278 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
213 +(((
214 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
215 +)))
279 279  
217 +(((
218 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
219 +)))
280 280  
281 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
221 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 282  
223 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
283 283  
284 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
285 -
286 -
287 -[[image:1747723969669-261.png]]
288 -
289 -(% style="text-align: center;" %)
290 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
291 -
292 -
293 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
294 -
295 -
296 -[[image:1747724102358-210.png]]
297 -
298 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
299 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
300 -
301 -
302 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
303 303  (((
304 -(% style="text-align: left;" %)
305 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
226 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
306 306  )))
307 307  
229 +(((
230 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
308 308  
309 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
232 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
310 310  
235 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
236 +)))
311 311  
312 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
238 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 314  
315 -[[image:1747724180433-782.png]]
241 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 -(% style="text-align: center;" %)
318 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
243 +== Valider ou refuser la saisie ==
319 319  
245 +Dans la barre d’outils :
320 320  
321 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
247 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
248 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
322 322  
323 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
250 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
324 324  
252 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -[[image:1747724251875-618.png]]
327 327  
328 -(% style="text-align: center;" %)
329 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
255 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
330 330  
257 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331 331  
332 -(% class="box infomessage" %)
333 333  (((
334 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
260 +
335 335  )))
336 336  
337 -
338 -=== Biens ===
339 -
340 -
341 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
342 -
343 -
344 -[[image:1747724329047-588.png]]
345 -
346 -(% style="text-align: center;" %)
347 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
348 -
349 -
350 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
351 -
352 -
353 -(% class="box infomessage" %)
354 354  (((
355 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
264 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 356  )))
357 357  
358 -[[image:1747724385543-970.png]]
359 359  
360 -(% style="text-align: center;" %)
361 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
268 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  
363 363  
364 -(% class="box warningmessage" %)
365 -(((
366 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
367 -)))
271 +== Lancer l’intégration au registre ==
368 368  
273 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
369 369  
370 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
275 +(((
276 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
371 371  
372 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
278 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
373 373  
280 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
281 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
374 374  
375 -[[image:1747725032932-364.png]]
376 -
377 -
378 -=== Biens : Ensembles complexes ===
379 -
380 -
381 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
382 -
383 -
384 -[[image:1747725129124-544.png]]
385 -
386 -
387 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
388 -
389 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
390 -
391 -
392 -[[image:1747725362450-684.png]]
393 -
394 -
395 395  (% class="box infomessage" %)
396 396  (((
397 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
285 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
398 398  )))
287 +)))
399 399  
400 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
289 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 401  
402 -[[image:1747725317402-667.png]]
403 403  
292 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
404 404  
405 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
294 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 406  
407 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
408 408  
297 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
409 409  
410 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
299 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 411  
412 412  
413 -=== Entrée ===
302 +== Confirmer l’intégration ==
414 414  
304 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
415 415  
416 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
306 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
417 417  
308 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 418  
419 -[[image:1747725797202-722.png]]
420 420  
311 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 421  
422 -=== Biens ===
423 423  
314 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 424  
425 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
426 426  
427 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
317 += Consulter et éditer les registres =
428 428  
319 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
429 429  
430 -[[image:1747725926983-893.png]]
321 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
431 431  
323 +== Consulter le registre ==
432 432  
325 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
326 +1. (((
327 +Renseignez les critères de filtrage :
433 433  
434 -[[image:1747727404840-527.png]]
329 +* **Année d’inscription au registre**
330 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
331 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
332 +)))
333 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
435 435  
335 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
436 436  
437 -= Intégration des notices biens au registre =
337 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 439  
440 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
340 +== Éditer le registre ==
441 441  
342 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
442 442  
443 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
344 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
345 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
346 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
347 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
444 444  
445 -
446 -[[image:1747732762213-559.png]]
447 -
448 -
449 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
450 -
451 451  (% class="box infomessage" %)
452 452  (((
453 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
351 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
352 +)))
454 454  
455 -* Avis des instances scientifiques
456 -* Prix
457 -* Inscriptions
458 -* Constat d’état initial
459 -
460 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
461 -
462 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
354 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 463  )))
464 464  
465 -[[image:1747732693654-638.png]]
466 466  
467 467  
468 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
469 469  
470 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
471 471  
472 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
473 473  
474 474  
475 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
476 476  
477 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
478 478  
479 479  
480 -[[image:1747733244856-550.png]]
481 481  
482 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
483 -.
484 484  
485 -[[image:1747733341634-347.png]]
486 486  
487 -(% class="wikigeneratedid" %)
488 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
489 489  
490 490  
491 -[[image:1747733457810-510.png]]
492 492  
493 493  
494 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
373 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 495  
496 496  
376 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
497 497  
498 -[[image:1747734678656-824.png]]
499 499  
379 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 500  
501 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
502 502  
503 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
382 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
504 504  
384 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
505 505  
506 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
386 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
507 507  
388 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508 508  
509 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
390 +
391 +)))
510 510  
393 +(((
394 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 511  
512 512  
513 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
397 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
514 514  
515 -[[image:1747733892872-758.png]]
399 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
400 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
516 516  
517 -
518 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
519 -
520 -[[image:1747733938343-251.png]]
521 -
522 -(% class="box warningmessage" %)
402 +(% class="box infomessage" %)
523 523  (((
524 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
404 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
525 525  )))
526 526  
527 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
407 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
528 528  
529 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
530 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
409 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
410 +1. (((
411 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
531 531  
532 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
413 +* (((
414 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
533 533  
416 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
417 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
418 +)))
419 +* (((
420 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
534 534  
535 -= Édition des registres =
536 -
537 -
538 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
539 -
540 -[[image:1747734834496-206.png]]
541 -
542 -
543 -(% class="box infomessage" %)
544 -(((
545 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
422 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
423 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
546 546  )))
425 +)))
547 547  
548 -Il est possible de sélectionner :
427 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 549  
550 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
551 -* L’année d'inscription au registre
552 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
553 553  
554 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
430 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
555 555  
556 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
557 557  
433 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
558 558  
559 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
435 +Depuis la notice du bien, renseignez :
560 560  
561 -[[image:1747734875829-175.png]]
437 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
438 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
562 562  
563 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
440 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
564 564  
565 -[[image:1747734980868-601.png]]
566 566  
567 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
443 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
568 568  
569 -[[image:1747735028293-815.png]]
445 +Utilisez la fonction d’association multiple :
570 570  
447 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
448 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
571 571  
450 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
572 572  
573 -Résultat :
574 574  
575 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
453 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
576 576  
577 577  
578 -(% class="wikigeneratedid" %)
579 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
456 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
580 580  
581 581  
582 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
459 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
583 583  
461 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
462 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
463 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
584 584  
585 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
586 -
587 -(% class="box successmessage" %)
465 +(% class="box infomessage" %)
588 588  (((
589 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
467 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
590 590  )))
591 591  
592 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
470 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
593 593  
594 -(% class="box successmessage" %)
595 -(((
596 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
597 -)))
598 598  
473 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
599 599  
600 -[[image:1747735219379-682.png]]
601 601  
476 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602 602  
603 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
604 604  
605 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
606 606  
607 607  
482 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
608 608  
609 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
610 610  
485 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
611 611  
612 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
487 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
488 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
489 +1. (((
490 +Renseignez :
613 613  
614 -(% class="box successmessage" %)
615 -(((
616 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
492 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
493 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
494 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
617 617  )))
496 +1. Enregistrez la notice.
497 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
498 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
618 618  
619 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
500 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
620 620  
621 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
622 -* Radier le bien du registre des dépôts
623 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
624 624  
625 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
503 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
626 626  
627 627  
628 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
506 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
629 629  
630 630  
631 -[[image:1747739157175-278.png]]
509 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
632 632  
633 633  
634 -[[image:1747739231189-417.png]]
512 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
635 635  
636 636  
515 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
637 637  
638 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
639 639  
518 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
640 640  
641 -==== Attachement unitaire ====
642 642  
643 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
644 644  
645 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
646 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 647  
648 -[[image:1747740793119-487.png]]
649 649  
650 -
651 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
652 -
653 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
654 -
655 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
656 -
657 -* Sélectionner les notices à rattacher
658 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
659 -
660 -[[image:1747740946609-961.png]]
661 -
662 -
663 -Première association à effectuer :
664 -
665 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
666 -* Lancer le traitement
667 -
668 -[[image:1747741015186-251.png]]
669 -
670 -
671 -Seconde association à effectuer :
672 -
673 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
674 -* Lancer le traitement
675 -
676 -[[image:1747741041295-431.png]]
677 -
678 -
679 -== Radiation du registre des dépôts ==
680 -
681 -
682 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
683 -
684 -
685 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
686 -
687 -[[image:1747739687774-731.png]]
688 -
689 -
690 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
691 -
692 -
693 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
694 -
695 -[[image:1747739728922-844.png]]
696 -
697 -
698 -(% class="box successmessage" %)
699 -(((
700 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
524 +
701 701  )))
702 -
703 -
704 -[[image:1747739870875-332.png]]
705 -
706 -
707 -(% class="box warningmessage" %)
526 +)))|(% style="width:300px" %)(((
527 +(% class="box" %)
708 708  (((
709 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
529 +**Sommaire**
530 +
531 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
710 710  )))
711 711  
712 -
713 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
714 -
715 -[[image:1747739908497-919.png]]
716 -
717 -
718 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
719 -
720 -
721 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
722 -
723 -
724 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
725 -
726 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
727 -
728 -
729 -[[image:1747740027614-948.png]]
730 -
731 -
732 -[[image:1747740075472-359.png]]
733 -
734 -
735 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
736 -
737 -
738 -[[image:1747740216286-288.png]]
739 -
740 -
741 -(% class="box warningmessage" %)
534 +(% class="box" %)
742 742  (((
743 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
536 +**Aller plus loin**
537 +
538 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
539 +* Saisir une entrée
540 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
541 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
542 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
543 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
544 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
545 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
546 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
547 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
744 744  )))
745 745  
746 -
747 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
748 -
749 -
750 -(% class="box warningmessage" %)
550 +(% class="box" %)
751 751  (((
752 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
552 +**Icônes principales**
553 +
554 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
555 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
556 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
557 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
558 +* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
559 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
560 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
561 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
562 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
563 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
753 753  )))
565 +)))
754 754  
755 -[[image:1747740258746-408.png]]
756 -
757 -
758 -[[image:1747740398485-927.png]]
759 -
760 -
761 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
762 -
763 -[[image:1747733815373-706.png]]
764 -
765 -
766 -Résultat :
767 -
768 -[[image:1747740624210-211.png]]
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