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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:40
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À la version 96.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -10,758 +10,561 @@
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -
14 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 14  
16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
15 15  
18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
16 16  
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
17 17  
18 -
19 -)))
20 -)))|(% style="width:300px" %)(((
21 -(% class="box" %)
22 -(((
23 -**Sommaire**
24 -)))
25 +== Principe général ==
25 25  
26 -(% class="box" %)
27 -(((
28 -**Aller plus loin**
27 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
30 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
31 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
32 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
33 -)))
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
34 34  
35 -(% class="box" %)
36 -(((
37 -**Icônes principales**
38 -)))
39 -)))
35 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
40 40  
37 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
41 41  
42 -
43 -= Introduction =
44 -
45 -
46 -== Réglementation ==
47 -
48 -
49 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
50 -
51 -
52 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
53 -
54 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
55 -
56 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
57 -
58 -
59 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
60 -
61 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -== Modalités pratiques ==
67 -
68 -
69 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
70 -
71 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
72 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
73 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
74 -* En conformité avec les exigences légales
75 -
76 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
77 -
78 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
79 -
80 -
81 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
82 -
83 -
84 -(% class="box warningmessage" %)
41 +(% class="box infomessage" %)
85 85  (((
86 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
43 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
87 87  )))
88 88  
89 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
46 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
50 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
51 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
52 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
53 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
54 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
55 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
56 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
90 90  
91 -* //Table documentaire des Biens//
92 -* //Table documentaire des Entrées//
58 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
95 95  
96 -* //Registre des biens affectés//
97 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
61 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -**Vocabulaire à proscrire :**
100 100  
101 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
102 102  
103 -(% class="box infomessage" %)
104 -(((
105 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
106 -)))
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
107 107  
108 -== Attention : le registre papier fait foi ==
68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
109 109  
72 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
73 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
74 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
75 +Entrée : 2025.1
110 110  
111 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
112 -
113 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
114 -
115 -(% class="box warningmessage" %)
116 -(((
117 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
77 +Bien : 2025.1.1
118 118  )))
79 +|(((
80 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
81 +)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
119 119  
84 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
120 120  
121 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
86 +Si biens remarquables : saisie individuelle
87 +)))|(% style="width:302px" %)(((
88 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
89 +- Joindre un document descriptif
122 122  
91 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
123 123  
124 -=== Nouvelles acquisitions ===
93 +- Numérotation :
94 +• Ensemble : année.numérolot.0
95 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
96 +)))|(% style="width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3
125 125  
99 +Ensemble : 2011.3.0
126 126  
127 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
101 +1er bien : 2011.3.1
128 128  
129 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
103 +2eme bien : 2011.3.2
130 130  
131 -
132 -(% class="box infomessage" %)
133 -(((
134 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
105 +
135 135  )))
107 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
136 136  
110 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
111 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
137 137  
138 -=== Inventaire rétrospectifs ===
115 +Bien : D2025.1.1
116 +)))
117 +|(((
118 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
139 139  
140 -
141 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
142 -
143 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
144 144  
121 +)))|(% style="width:209px" %)(((
122 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
145 145  
146 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
124 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
147 147  
148 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
126 +Si biens remarquables : saisie individuelle
127 +)))|(% style="width:302px" %)(((
128 +- Saisie immédiate ou différée
129 +- Joindre un document descriptif
149 149  
150 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
131 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
132 +- Numérotation :
133 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
134 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
135 +)))|(% style="width:257px" %)(((
136 +Entrée : D2011.1
151 151  
138 +Ensemble : D2011.1.0
152 152  
153 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
140 +1er bien : D2011.1.1
154 154  
155 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
156 -* le numéro de lot : 0
157 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
158 -
159 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
160 -
161 -
162 -[[image:1747723638621-244.png]]
163 -
164 -(% style="text-align: center;" %)
165 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
166 -
167 -
168 -
169 -[[image:1747723844014-278.png]]
170 -
171 -(% style="text-align: center;" %)
172 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
173 -
174 -
175 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
176 -
177 -
178 -(% class="box infomessage" %)
179 -(((
180 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
181 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
182 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
142 +2eme bien : D2011.1.2
183 183  )))
144 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
145 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
184 184  
147 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
148 +)))|(% style="width:302px" %)(((
149 +- Entrée liée : année.0
150 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
185 185  
186 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
187 187  
153 +- Numérotation biens :
154 +• Bien simple : année.0.numérobien
155 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
156 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
157 +)))|(% style="width:257px" %)(((
158 +Entrée : 2011.0
188 188  
189 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
160 +Bien : 2011.0.35
190 190  
191 191  
192 -=== Récolement décennal ===
163 +**Ensembles complexes **:
193 193  
165 +Entrée : 2011.0
194 194  
195 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
167 +Ensemble : 2011.0.36.0
196 196  
197 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
198 -
199 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
200 -
201 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
202 -
203 -
204 -=== Ensembles complexes ===
205 -
206 -
207 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
208 -
209 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
210 -
211 -(% class="box successmessage" %)
212 -(((
213 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
169 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
214 214  )))
171 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
172 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
173 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
174 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
175 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
176 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
215 215  
216 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
217 217  
218 -* 2011.0.1               bien simple
219 -* 2011.0.2               bien simple
220 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
221 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
222 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
223 -* 2011.0.4               bien simple
224 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
225 -* etc.
181 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
226 226  
227 -= Saisie des données nécessaires au registres =
228 -
229 -
230 -== Champs obligatoires en saisie ==
231 -
232 -
233 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
234 -
235 235  (% class="box warningmessage" %)
236 236  (((
237 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
238 238  )))
239 239  
240 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
189 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
241 241  
242 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
191 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
243 243  
244 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
194 +=== Table Entrées ===
245 245  
246 -* Mode acquisition (thésaurus)
247 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
196 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
197 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
248 248  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
249 249  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
250 250  * Référence de l’acte
251 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
252 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
201 +* Date de l’acte d’acquisition
202 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
253 253  
254 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
204 +=== Table Biens ===
255 255  
206 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 +
256 256  * Numéro d’inventaire
257 -* Date d’affectation
258 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
259 -* Prix d’achat
209 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
260 260  * Domaine (thésaurus)
261 261  * Dénomination (thésaurus)
262 262  * Matières/techniques (thésaurus)
263 263  * Dimensions
264 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
265 -* Date du constat état (assistant datation)
266 -* État de conservation (liste de contrôle)
214 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
215 +* Prix d’achat
216 +* Inscriptions (thésaurus)
217 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
267 267  
268 -(% class="box infomessage" %)
269 -(((
270 -(% style="text-align: center;" %)
271 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
272 -)))
219 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
273 273  
274 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
221 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
275 275  
223 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
276 276  
277 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
225 +(((
226 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
227 +)))
278 278  
229 +(((
230 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
231 +)))
279 279  
280 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
233 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 281  
235 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
282 282  
283 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
284 -
285 -
286 -[[image:1747723969669-261.png]]
287 -
288 -(% style="text-align: center;" %)
289 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
290 -
291 -
292 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
293 -
294 -
295 -[[image:1747724102358-210.png]]
296 -
297 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
298 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
299 -
300 -
301 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
302 302  (((
303 -(% style="text-align: left;" %)
304 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
305 305  )))
306 306  
241 +(((
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
307 307  
308 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
309 309  
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
248 +)))
310 310  
311 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
250 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
313 313  
314 -[[image:1747724180433-782.png]]
253 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 -(% style="text-align: center;" %)
317 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
255 +== Valider ou refuser la saisie ==
318 318  
257 +Dans la barre d’outils :
319 319  
320 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
259 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
260 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
321 321  
322 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
262 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
323 323  
264 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
325 -[[image:1747724251875-618.png]]
326 326  
327 -(% style="text-align: center;" %)
328 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
267 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
329 329  
269 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 330  
331 -(% class="box infomessage" %)
332 332  (((
333 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
272 +
334 334  )))
335 335  
336 -
337 -=== Biens ===
338 -
339 -
340 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
341 -
342 -
343 -[[image:1747724329047-588.png]]
344 -
345 -(% style="text-align: center;" %)
346 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
347 -
348 -
349 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
350 -
351 -
352 -(% class="box infomessage" %)
353 353  (((
354 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
276 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
355 355  )))
356 356  
357 -[[image:1747724385543-970.png]]
358 358  
359 -(% style="text-align: center;" %)
360 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
280 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 361  
362 362  
363 -(% class="box warningmessage" %)
364 -(((
365 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
366 -)))
283 +== Lancer l’intégration au registre ==
367 367  
285 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
368 368  
369 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
287 +(((
288 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
370 370  
371 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
290 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
372 372  
292 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
293 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
373 373  
374 -[[image:1747725032932-364.png]]
375 -
376 -
377 -=== Biens : Ensembles complexes ===
378 -
379 -
380 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
381 -
382 -
383 -[[image:1747725129124-544.png]]
384 -
385 -
386 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
387 -
388 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
389 -
390 -
391 -[[image:1747725362450-684.png]]
392 -
393 -
394 394  (% class="box infomessage" %)
395 395  (((
396 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
297 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
397 397  )))
299 +)))
398 398  
399 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
301 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400 400  
401 -[[image:1747725317402-667.png]]
402 402  
304 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
403 403  
404 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
306 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 405  
406 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
407 407  
309 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
408 408  
409 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
311 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 410  
411 411  
412 -=== Entrée ===
314 +== Confirmer l’intégration ==
413 413  
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
414 414  
415 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
416 416  
320 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 417  
418 -[[image:1747725797202-722.png]]
419 419  
323 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -=== Biens ===
422 422  
326 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
423 423  
424 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
425 425  
426 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
329 += Consulter et éditer les registres =
427 427  
331 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
428 428  
429 -[[image:1747725926983-893.png]]
333 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
430 430  
335 +== Consulter le registre ==
431 431  
337 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
338 +1. (((
339 +Renseignez les critères de filtrage :
432 432  
433 -[[image:1747727404840-527.png]]
341 +* **Année d’inscription au registre**
342 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
343 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
344 +)))
345 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
434 434  
347 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
435 435  
436 -= Intégration des notices biens au registre =
349 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 438  
439 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
352 +== Éditer le registre ==
440 440  
354 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
441 441  
442 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
356 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
357 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
358 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
359 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
443 443  
444 -
445 -[[image:1747732762213-559.png]]
446 -
447 -
448 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
449 -
450 450  (% class="box infomessage" %)
451 451  (((
452 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
363 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
364 +)))
453 453  
454 -* Avis des instances scientifiques
455 -* Prix
456 -* Inscriptions
457 -* Constat d’état initial
458 -
459 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
460 -
461 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
366 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 462  )))
463 463  
464 -[[image:1747732693654-638.png]]
465 465  
466 466  
467 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
468 468  
469 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
470 470  
471 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
472 472  
473 473  
474 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
475 475  
476 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
477 477  
478 478  
479 -[[image:1747733244856-550.png]]
480 480  
481 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
482 -.
483 483  
484 -[[image:1747733341634-347.png]]
380 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 485  
486 -(% class="wikigeneratedid" %)
487 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
488 488  
383 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 -[[image:1747733457810-510.png]]
491 491  
386 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492 492  
493 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
494 494  
389 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
495 495  
391 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
496 496  
497 -[[image:1747734678656-824.png]]
393 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
498 498  
395 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
500 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
397 +
398 +)))
501 501  
502 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
400 +(((
401 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
503 503  
504 504  
505 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
404 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
506 506  
406 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
407 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
507 507  
508 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
509 -
510 -
511 -
512 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
513 -
514 -[[image:1747733892872-758.png]]
515 -
516 -
517 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
518 -
519 -[[image:1747733938343-251.png]]
520 -
521 -(% class="box warningmessage" %)
409 +(% class="box infomessage" %)
522 522  (((
523 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
411 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
524 524  )))
525 525  
526 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
414 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
527 527  
528 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
529 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
416 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
417 +1. (((
418 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
530 530  
531 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
420 +* (((
421 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
532 532  
423 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
424 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
425 +)))
426 +* (((
427 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
533 533  
534 -= Édition des registres =
535 -
536 -
537 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
538 -
539 -[[image:1747734834496-206.png]]
540 -
541 -
542 -(% class="box infomessage" %)
543 -(((
544 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
429 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
430 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
545 545  )))
432 +)))
546 546  
547 -Il est possible de sélectionner :
434 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 548  
549 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
550 -* L’année d'inscription au registre
551 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
552 552  
553 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
437 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
554 554  
555 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
556 556  
440 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
557 557  
558 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
442 +Depuis la notice du bien, renseignez :
559 559  
560 -[[image:1747734875829-175.png]]
444 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
445 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
561 561  
562 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
447 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 563  
564 -[[image:1747734980868-601.png]]
565 565  
566 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
450 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
567 567  
568 -[[image:1747735028293-815.png]]
452 +Utilisez la fonction d’association multiple :
569 569  
454 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
455 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
570 570  
457 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
571 571  
572 -Résultat :
573 573  
574 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
575 575  
576 576  
577 -(% class="wikigeneratedid" %)
578 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
463 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
579 579  
580 580  
581 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
466 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
582 582  
468 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
469 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
470 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
583 583  
584 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
585 -
586 -(% class="box successmessage" %)
472 +(% class="box infomessage" %)
587 587  (((
588 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
474 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
589 589  )))
590 590  
591 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
477 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 592  
593 -(% class="box successmessage" %)
594 -(((
595 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
596 -)))
597 597  
480 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 598  
599 -[[image:1747735219379-682.png]]
600 600  
483 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601 601  
602 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
603 603  
604 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
486 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
605 605  
606 606  
489 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607 607  
608 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
609 609  
492 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
610 610  
611 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
494 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
495 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
496 +1. (((
497 +Renseignez :
612 612  
613 -(% class="box successmessage" %)
614 -(((
615 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
499 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
500 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
501 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
616 616  )))
503 +1. Enregistrez la notice.
504 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
505 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
617 617  
618 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
507 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
619 619  
620 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
621 -* Radier le bien du registre des dépôts
622 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
623 623  
624 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
510 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
625 625  
626 626  
627 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
513 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
628 628  
629 629  
630 -[[image:1747739157175-278.png]]
516 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
631 631  
632 632  
633 -[[image:1747739231189-417.png]]
519 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
634 634  
635 635  
522 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
636 636  
637 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
638 638  
525 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
639 639  
640 -==== Attachement unitaire ====
641 641  
642 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
643 643  
644 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
645 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
646 646  
647 -[[image:1747740793119-487.png]]
648 648  
649 -
650 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
651 -
652 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
653 -
654 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
655 -
656 -* Sélectionner les notices à rattacher
657 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
658 -
659 -[[image:1747740946609-961.png]]
660 -
661 -
662 -Première association à effectuer :
663 -
664 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
665 -* Lancer le traitement
666 -
667 -[[image:1747741015186-251.png]]
668 -
669 -
670 -Seconde association à effectuer :
671 -
672 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
673 -* Lancer le traitement
674 -
675 -[[image:1747741041295-431.png]]
676 -
677 -
678 -== Radiation du registre des dépôts ==
679 -
680 -
681 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
682 -
683 -
684 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
685 -
686 -[[image:1747739687774-731.png]]
687 -
688 -
689 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
690 -
691 -
692 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
693 -
694 -[[image:1747739728922-844.png]]
695 -
696 -
697 -(% class="box successmessage" %)
698 -(((
699 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
531 +
700 700  )))
701 -
702 -
703 -[[image:1747739870875-332.png]]
704 -
705 -
706 -(% class="box warningmessage" %)
533 +)))|(% style="width:300px" %)(((
534 +(% class="box" %)
707 707  (((
708 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
536 +**Sommaire**
537 +
538 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
709 709  )))
710 710  
711 -
712 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
713 -
714 -[[image:1747739908497-919.png]]
715 -
716 -
717 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
718 -
719 -
720 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
721 -
722 -
723 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
724 -
725 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
726 -
727 -
728 -[[image:1747740027614-948.png]]
729 -
730 -
731 -[[image:1747740075472-359.png]]
732 -
733 -
734 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
735 -
736 -
737 -[[image:1747740216286-288.png]]
738 -
739 -
740 -(% class="box warningmessage" %)
541 +(% class="box" %)
741 741  (((
742 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
543 +**Aller plus loin**
544 +
545 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
546 +* Saisir une entrée
547 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
548 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
549 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
550 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
551 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
743 743  )))
744 744  
745 -
746 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
747 -
748 -
749 -(% class="box warningmessage" %)
554 +(% class="box" %)
750 750  (((
751 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
556 +**Icônes principales**
557 +
558 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
559 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
560 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
561 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
562 +* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
563 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
564 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
565 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
566 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
567 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
752 752  )))
569 +)))
753 753  
754 -[[image:1747740258746-408.png]]
755 -
756 -
757 -[[image:1747740398485-927.png]]
758 -
759 -
760 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
761 -
762 -[[image:1747733815373-706.png]]
763 -
764 -
765 -Résultat :
766 -
767 -[[image:1747740624210-211.png]]
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