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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 3.3
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:10
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À la version 17.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:41
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -
6 6  = **Introduction** =
7 7  
8 8  
... ... @@ -73,6 +73,19 @@
73 73  
74 74  
75 75  
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
76 76  == Attention : le registre papier fait foi ==
77 77  
78 78  
... ... @@ -345,10 +345,10 @@
345 345  === Biens : Ensembles complexes ===
346 346  
347 347  
348 -Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
360 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
349 349  
350 350  
351 -[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
363 +[[image:1747725129124-544.png]]
352 352  
353 353  
354 354  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -355,9 +355,10 @@
355 355  
356 356  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
357 357  
358 -[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
359 359  
371 +[[image:1747725362450-684.png]]
360 360  
373 +
361 361  (% class="box infomessage" %)
362 362  (((
363 363  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -365,7 +365,7 @@
365 365  
366 366  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
367 367  
368 -[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
381 +[[image:1747725317402-667.png]]
369 369  
370 370  
371 371  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -373,7 +373,6 @@
373 373  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
374 374  
375 375  
376 -
377 377  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
378 378  
379 379  
... ... @@ -380,24 +380,27 @@
380 380  === Entrée ===
381 381  
382 382  
383 -Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
395 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
384 384  
385 385  
386 -[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
398 +[[image:1747725797202-722.png]]
387 387  
388 388  
389 389  === Biens ===
390 390  
391 391  
404 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
405 +
392 392  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
393 393  
394 394  
395 -[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
409 +[[image:1747725926983-893.png]]
396 396  
397 397  
398 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
399 399  
413 +[[image:1747727404840-527.png]]
400 400  
415 +
401 401  = Intégration des notices biens au registre =
402 402  
403 403  
... ... @@ -404,64 +404,85 @@
404 404  === Validation de la saisie d'un Bien ===
405 405  
406 406  
407 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
422 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 408  
409 409  
410 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
425 +[[image:1747732762213-559.png]]
411 411  
412 412  
413 413  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
414 414  
415 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 +(% class="box infomessage" %)
431 +(((
432 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
416 416  
417 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
434 +* Avis des instances scientifiques
435 +* Prix
436 +* Inscriptions
437 +* Constat d’état initial
418 418  
419 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
439 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
420 420  
421 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
441 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
442 +)))
422 422  
423 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
444 +[[image:1747732693654-638.png]]
424 424  
446 +
447 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
448 +
449 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
450 +
451 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
452 +
453 +
454 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
455 +
425 425  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
426 426  
427 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
428 428  
429 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
459 +[[image:1747733244856-550.png]]
430 430  
431 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
462 +.
432 432  
464 +[[image:1747733341634-347.png]]
465 +
433 433  (% class="wikigeneratedid" %)
434 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
467 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
435 435  
436 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
437 437  
438 -(% class="wikigeneratedid" %)
439 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
470 +[[image:1747733457810-510.png]]
440 440  
441 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
442 442  
443 -(% class="wikigeneratedid" %)
444 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
473 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
445 445  
446 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
447 447  
448 448  
477 +[[image:1747734678656-824.png]]
449 449  
450 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
451 451  
480 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
452 452  
482 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
453 453  
454 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
455 455  
485 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
456 456  
457 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
458 458  
488 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
459 459  
460 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
461 461  
462 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
463 463  
492 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
464 464  
494 +[[image:1747733892872-758.png]]
495 +
496 +
497 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
498 +
499 +[[image:1747733938343-251.png]]
500 +
465 465  (% class="box warningmessage" %)
466 466  (((
467 467  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -478,15 +478,11 @@
478 478  = Édition des registres =
479 479  
480 480  
481 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
517 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
482 482  
519 +[[image:1747734834496-206.png]]
483 483  
484 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
485 485  
486 -
487 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 -
489 -
490 490  (% class="box infomessage" %)
491 491  (((
492 492  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -503,25 +503,23 @@
503 503  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
504 504  
505 505  
506 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
538 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
507 507  
508 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
540 +[[image:1747734875829-175.png]]
509 509  
542 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
510 510  
511 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
544 +[[image:1747734980868-601.png]]
512 512  
513 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
546 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
514 514  
548 +[[image:1747735028293-815.png]]
515 515  
516 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
517 517  
518 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
519 519  
520 -
521 -
522 522  Résultat :
523 523  
524 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
554 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
525 525  
526 526  
527 527  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -533,29 +533,28 @@
533 533  
534 534  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
535 535  
536 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 -
538 538  (% class="box successmessage" %)
539 539  (((
540 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
568 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
541 541  )))
542 542  
571 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
543 543  
544 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
545 -
546 546  (% class="box successmessage" %)
547 547  (((
548 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
575 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
549 549  )))
550 550  
551 551  
552 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
579 +[[image:1747735219379-682.png]]
553 553  
554 554  
555 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
582 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
556 556  
584 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
557 557  
558 558  
587 +
559 559  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
560 560  
561 561  
... ... @@ -575,13 +575,13 @@
575 575  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
576 576  
577 577  
578 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
607 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
579 579  
580 580  
581 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
610 +[[image:1747739157175-278.png]]
582 582  
583 583  
584 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
613 +[[image:1747739231189-417.png]]
585 585  
586 586  
587 587  
... ... @@ -588,9 +588,44 @@
588 588  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
589 589  
590 590  
591 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
620 +==== Attachement unitaire ====
592 592  
622 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
593 593  
624 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
625 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
626 +
627 +[[image:1747740793119-487.png]]
628 +
629 +
630 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
631 +
632 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
633 +
634 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
635 +
636 +* Sélectionner les notices à rattacher
637 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
638 +
639 +[[image:1747740946609-961.png]]
640 +
641 +
642 +Première association à effectuer :
643 +
644 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
645 +* Lancer le traitement
646 +
647 +[[image:1747741015186-251.png]]
648 +
649 +
650 +Seconde association à effectuer :
651 +
652 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
653 +* Lancer le traitement
654 +
655 +[[image:1747741041295-431.png]]
656 +
657 +
594 594  == Radiation du registre des dépôts ==
595 595  
596 596  
... ... @@ -599,20 +599,17 @@
599 599  
600 600  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
601 601  
666 +[[image:1747739687774-731.png]]
602 602  
603 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
604 604  
605 -
606 -
607 607  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
608 608  
609 609  
610 610  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
611 611  
674 +[[image:1747739728922-844.png]]
612 612  
613 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
614 614  
615 -
616 616  (% class="box successmessage" %)
617 617  (((
618 618  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -619,7 +619,7 @@
619 619  )))
620 620  
621 621  
622 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
683 +[[image:1747739870875-332.png]]
623 623  
624 624  
625 625  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -630,9 +630,10 @@
630 630  
631 631  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
632 632  
694 +[[image:1747739908497-919.png]]
633 633  
634 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
635 635  
697 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
636 636  
637 637  
638 638  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -640,21 +640,21 @@
640 640  
641 641  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
642 642  
705 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
643 643  
644 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
645 645  
708 +[[image:1747740027614-948.png]]
646 646  
647 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
648 648  
711 +[[image:1747740075472-359.png]]
649 649  
650 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
651 651  
652 -
653 653  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
654 654  
655 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
656 656  
717 +[[image:1747740216286-288.png]]
657 657  
719 +
658 658  (% class="box warningmessage" %)
659 659  (((
660 660  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -664,13 +664,22 @@
664 664  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
665 665  
666 666  
667 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
668 -
669 -
670 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
671 -
672 -
673 673  (% class="box warningmessage" %)
674 674  (((
675 675  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
676 676  )))
733 +
734 +[[image:1747740258746-408.png]]
735 +
736 +
737 +[[image:1747740398485-927.png]]
738 +
739 +
740 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
741 +
742 +[[image:1747733815373-706.png]]
743 +
744 +
745 +Résultat :
746 +
747 +[[image:1747740624210-211.png]]
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