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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 3.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:57
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À la version 71.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,596 +1,520 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
4 4  
5 -
6 -= **Introduction** =
7 -
8 -
9 -== Réglementation ==
10 -
11 -
12 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
13 -
14 -
15 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
16 -
17 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
18 -
19 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
20 -
21 -
22 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
23 -
24 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
25 -
26 -
27 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
28 -
29 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
30 -
31 -
32 -== Modalités pratiques ==
33 -
34 -
35 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
36 -
37 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
38 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
39 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
40 -* En conformité avec les exigences légales
41 -
42 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
43 -
44 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
45 -
46 -
47 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
48 -
49 -
50 -(% class="box warningmessage" %)
3 +|(% style="width:840px" %)(((
51 51  (((
52 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
53 -)))
54 -
55 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
56 -
57 -* //Table documentaire des Biens//
58 -* //Table documentaire des Entrées//
59 -
60 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
61 -
62 -* //Registre des biens affectés//
63 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
64 -
65 -**Vocabulaire à proscrire :**
66 -
67 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
68 -
69 -(% class="box infomessage" %)
5 +(% class="box" %)
70 70  (((
71 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
7 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
8 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
9 +
10 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
72 72  )))
73 73  
74 -
75 -
76 -== Attention : le registre papier fait foi ==
77 -
78 -
79 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
80 -
81 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
82 -
83 -(% class="box warningmessage" %)
84 84  (((
85 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
86 -)))
14 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
87 87  
16 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
88 88  
89 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
18 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
90 90  
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
91 91  
92 -=== Nouvelles acquisitions ===
25 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
28 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
93 93  
31 += Grilles de saisie à utiliser =
94 94  
95 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
33 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
96 96  
97 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
35 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
36 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
37 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
98 98  
99 -
100 100  (% class="box infomessage" %)
101 101  (((
102 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
41 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
103 103  )))
104 104  
44 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
105 105  
106 -=== Inventaire rétrospectifs ===
56 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 108  
109 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
59 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
112 -
113 113  
114 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
115 115  
116 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
117 117  
118 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
68 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
119 119  
72 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
73 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
74 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
75 +Entrée : 2025.1
120 120  
121 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
77 +Bien : 2025.1.1
78 +)))
79 +|(((
80 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
81 +)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
122 122  
123 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
124 -* le numéro de lot : 0
125 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
84 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
126 126  
127 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
86 +Si biens remarquables : saisie individuelle
87 +)))|(% style="width:302px" %)(((
88 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
89 +- Joindre un document descriptif
128 128  
91 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
129 129  
130 -[[image:1747723638621-244.png]]
93 +- Numérotation :
94 +• Ensemble : année.numérolot.0
95 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
96 +)))|(% style="width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3
131 131  
132 -(% style="text-align: center;" %)
133 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
99 +Ensemble : 2011.3.0
134 134  
101 +1er bien : 2011.3.1
135 135  
103 +2eme bien : 2011.3.2
136 136  
137 -[[image:1747723844014-278.png]]
105 +
106 +)))
107 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
138 138  
139 -(% style="text-align: center;" %)
140 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
110 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
111 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
141 141  
142 -
143 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
144 -
145 -
146 -(% class="box infomessage" %)
147 -(((
148 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
149 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
150 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
115 +Bien : D2025.1.1
151 151  )))
117 +|(((
118 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
152 152  
120 +
121 +)))|(% style="width:209px" %)(((
122 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
153 153  
154 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
124 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
155 155  
126 +Si biens remarquables : saisie individuelle
127 +)))|(% style="width:302px" %)(((
128 +- Saisie immédiate ou différée
129 +- Joindre un document descriptif
156 156  
157 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
131 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
132 +- Numérotation :
133 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
134 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
135 +)))|(% style="width:257px" %)(((
136 +Entrée : D2011.1
158 158  
138 +Ensemble : D2011.1.0
159 159  
160 -=== Récolement décennal ===
140 +1er bien : D2011.1.1
161 161  
142 +2eme bien : D2011.1.2
143 +)))
144 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
145 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
162 162  
163 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
147 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
148 +)))|(% style="width:302px" %)(((
149 +- Entrée liée : année.0
150 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
164 164  
165 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
166 166  
167 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
153 +- Numérotation biens :
154 +• Bien simple : année.0.numérobien
155 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
156 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
157 +)))|(% style="width:257px" %)(((
158 +Entrée : 2011.0
168 168  
169 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
160 +Bien : 2011.0.35
170 170  
171 171  
172 -=== Ensembles complexes ===
163 +**Ensembles complexes **:
173 173  
165 +Entrée : 2011.0
174 174  
175 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
167 +Ensemble : 2011.0.36.0
176 176  
177 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
178 -
179 -(% class="box successmessage" %)
180 -(((
181 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
169 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
182 182  )))
171 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
172 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
173 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
174 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
175 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
176 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
183 183  
184 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
179 += Champs obligatoires pour le registre =
185 185  
186 -* 2011.0.1               bien simple
187 -* 2011.0.2               bien simple
188 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
189 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
190 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
191 -* 2011.0.4               bien simple
192 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
193 -* etc.
181 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
194 194  
195 -= Saisie des données nécessaires au registres =
184 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
196 196  
186 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
197 197  
198 -== Champs obligatoires en saisie ==
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
199 199  
200 -
201 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
202 -
203 -(% class="box warningmessage" %)
204 -(((
205 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
206 -)))
207 -
208 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
209 -
210 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
211 -
212 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
213 -
214 -* Mode acquisition (thésaurus)
215 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
191 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
192 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
216 216  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
217 217  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
218 218  * Référence de l’acte
219 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
220 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
196 +* Date de l’acte d’acquisition
197 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
221 221  
222 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
223 223  
201 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 +
224 224  * Numéro d’inventaire
225 -* Date d’affectation
226 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
227 -* Prix d’achat
204 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
228 228  * Domaine (thésaurus)
229 229  * Dénomination (thésaurus)
230 230  * Matières/techniques (thésaurus)
231 231  * Dimensions
232 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
233 -* Date du constat état (assistant datation)
234 -* État de conservation (liste de contrôle)
209 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
210 +* Prix d’achat
211 +* Inscriptions (thésaurus)
212 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
235 235  
236 -(% class="box infomessage" %)
237 -(((
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
240 -)))
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
241 241  
242 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
216 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
243 243  
218 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
244 244  
245 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
220 +(((
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
222 +)))
246 246  
224 +(((
225 +Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
226 +)))
247 247  
248 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
228 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
230 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
250 250  
251 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
252 -
253 -
254 -[[image:1747723969669-261.png]]
255 -
256 -(% style="text-align: center;" %)
257 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
258 -
259 -
260 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
261 -
262 -
263 -[[image:1747724102358-210.png]]
264 -
265 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
266 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
267 -
268 -
269 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
270 270  (((
271 -(% style="text-align: left;" %)
272 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
273 273  )))
274 274  
275 -
276 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
277 -
278 -
279 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
280 -
281 -
282 -[[image:1747724180433-782.png]]
283 -
284 -(% style="text-align: center;" %)
285 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
286 -
287 -
288 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
289 -
290 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
291 -
292 -
293 -[[image:1747724251875-618.png]]
294 -
295 -(% style="text-align: center;" %)
296 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
297 -
298 -
299 -(% class="box infomessage" %)
300 300  (((
301 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
302 302  )))
303 303  
245 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -=== Biens ===
306 306  
248 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 307  
308 -Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
250 +== Valider ou refuser la notice ==
309 309  
252 +Dans la barre d’outils :
310 310  
311 -[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
254 +* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 +* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
312 312  
313 -(% style="text-align: center;" %)
314 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
257 +=== Cas 1 : validation de la saisie ===
315 315  
259 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
317 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
318 318  
262 +=== Cas 2 : refus de la saisie ===
319 319  
320 -(% class="box infomessage" %)
264 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 +
321 321  (((
322 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
267 +
323 323  )))
324 324  
325 -[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
326 -
327 -(% style="text-align: center;" %)
328 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
329 -
330 -
331 -(% class="box warningmessage" %)
332 332  (((
333 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
271 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 334  )))
335 335  
336 336  
337 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
275 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
340 340  
278 +== Lancer l’intégration au registre ==
341 341  
342 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
343 343  
282 +(((
283 +Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
344 344  
345 -=== Biens : Ensembles complexes ===
285 +**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
346 346  
287 +* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 +* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
347 347  
348 -Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
349 -
350 -
351 -[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
352 -
353 -
354 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
355 -
356 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
357 -
358 -[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
359 -
360 -
361 361  (% class="box infomessage" %)
362 362  (((
363 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
292 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
364 364  )))
294 +)))
365 365  
366 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
296 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 -[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
369 369  
299 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
370 370  
371 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
301 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 372  
373 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
374 374  
304 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
375 375  
306 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
377 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
378 378  
309 +== Confirmer l’intégration ==
379 379  
380 -=== Entrée ===
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
381 381  
314 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 382  
383 -Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
384 384  
317 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 385  
386 -[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
387 387  
320 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
389 -=== Biens ===
390 390  
323 += Consulter et éditer les registres =
391 391  
392 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
325 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
393 393  
327 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
394 394  
395 -[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
329 +== Consulter le registre ==
396 396  
331 +1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
332 +1. (((
333 +Renseignez les critères de filtrage :
397 397  
398 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
335 +* **Année d’inscription au registre**
336 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
337 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
338 +)))
339 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
399 399  
341 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
400 400  
401 -= Intégration des notices biens au registre =
343 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 403  
404 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
346 +== Éditer le registre ==
405 405  
348 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
406 406  
407 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
350 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
351 +1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
352 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
353 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
408 408  
355 +(% class="box infomessage" %)
356 +(((
357 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
358 +)))
409 409  
410 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
360 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 +)))
411 411  
412 412  
413 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
414 414  
415 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
416 416  
417 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
418 418  
419 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
420 420  
421 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
368 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
424 424  
425 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
371 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
428 428  
429 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
374 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 430  
431 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
432 432  
433 -(% class="wikigeneratedid" %)
434 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
377 +== Page de garde et annexes aux registres papier ==
435 435  
436 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
379 +Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
437 437  
438 -(% class="wikigeneratedid" %)
439 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
381 +Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
440 440  
441 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
383 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
443 -(% class="wikigeneratedid" %)
444 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
385 +
386 +)))
445 445  
446 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
388 +(((
389 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 447  
448 448  
449 449  
450 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
451 451  
452 452  
453 453  
454 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
455 455  
456 456  
457 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
458 458  
399 +
400 +)))
401 +)))|(% style="width:300px" %)(((
402 +(% class="box" %)
403 +(((
404 +**Sommaire**
459 459  
460 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
406 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
407 +)))
461 461  
462 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
463 -
464 -
465 -(% class="box warningmessage" %)
409 +(% class="box" %)
466 466  (((
467 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
411 +**Aller plus loin**
412 +
413 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
414 +* Saisir une entrée
415 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
416 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
417 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
418 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
419 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
468 468  )))
469 469  
470 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
471 -
472 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
473 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
474 -
475 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
476 -
477 -
478 -= Édition des registres =
479 -
480 -
481 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
482 -
483 -
484 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
485 -
486 -
487 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
488 -
489 -
490 -(% class="box infomessage" %)
422 +(% class="box" %)
491 491  (((
492 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
424 +**Icônes principales**
493 493  )))
426 +)))
494 494  
495 -Il est possible de sélectionner :
496 496  
497 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
498 -* L’année d'inscription au registre
499 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
500 500  
501 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
502 502  
503 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
504 504  
505 505  
506 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
507 507  
508 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
509 509  
510 510  
511 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
512 512  
513 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
514 514  
515 515  
516 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
517 517  
518 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
519 519  
520 520  
521 521  
522 -Résultat :
523 523  
524 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
525 525  
526 526  
527 -(% class="wikigeneratedid" %)
528 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
529 529  
530 530  
531 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
448 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
532 532  
533 533  
534 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
451 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
535 535  
536 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
537 -
538 538  (% class="box successmessage" %)
539 539  (((
540 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
455 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
541 541  )))
542 542  
458 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
543 543  
544 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
460 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
461 +* Radier le bien du registre des dépôts
462 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
545 545  
546 -(% class="box successmessage" %)
547 -(((
548 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
549 -)))
464 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
550 550  
551 551  
552 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
467 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
553 553  
554 554  
555 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
470 +[[image:1747739157175-278.png]]
556 556  
557 557  
473 +[[image:1747739231189-417.png]]
558 558  
559 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
560 560  
561 561  
562 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
477 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
563 563  
564 -(% class="box successmessage" %)
565 -(((
566 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
567 -)))
568 568  
569 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
480 +==== Attachement unitaire ====
570 570  
571 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
572 -* Radier le bien du registre des dépôts
573 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
482 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
574 574  
575 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
484 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
485 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
576 576  
487 +[[image:1747740793119-487.png]]
577 577  
578 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
579 579  
490 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
580 580  
581 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
492 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
582 582  
494 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
583 583  
584 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
496 +* Sélectionner les notices à rattacher
497 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
585 585  
499 +[[image:1747740946609-961.png]]
586 586  
587 587  
588 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
502 +Première association à effectuer :
589 589  
504 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
505 +* Lancer le traitement
590 590  
591 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
507 +[[image:1747741015186-251.png]]
592 592  
593 593  
510 +Seconde association à effectuer :
511 +
512 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
513 +* Lancer le traitement
514 +
515 +[[image:1747741041295-431.png]]
516 +
517 +
594 594  == Radiation du registre des dépôts ==
595 595  
596 596  
... ... @@ -599,20 +599,17 @@
599 599  
600 600  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
601 601  
526 +[[image:1747739687774-731.png]]
602 602  
603 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
604 604  
605 -
606 -
607 607  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
608 608  
609 609  
610 610  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
611 611  
534 +[[image:1747739728922-844.png]]
612 612  
613 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
614 614  
615 -
616 616  (% class="box successmessage" %)
617 617  (((
618 618  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -619,7 +619,7 @@
619 619  )))
620 620  
621 621  
622 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
543 +[[image:1747739870875-332.png]]
623 623  
624 624  
625 625  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -630,9 +630,10 @@
630 630  
631 631  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
632 632  
554 +[[image:1747739908497-919.png]]
633 633  
634 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
635 635  
557 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
636 636  
637 637  
638 638  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -640,21 +640,21 @@
640 640  
641 641  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
642 642  
565 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
643 643  
644 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
645 645  
568 +[[image:1747740027614-948.png]]
646 646  
647 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
648 648  
571 +[[image:1747740075472-359.png]]
649 649  
650 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
651 651  
652 -
653 653  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
654 654  
655 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
656 656  
577 +[[image:1747740216286-288.png]]
657 657  
579 +
658 658  (% class="box warningmessage" %)
659 659  (((
660 660  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -664,13 +664,22 @@
664 664  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
665 665  
666 666  
667 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
668 -
669 -
670 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
671 -
672 -
673 673  (% class="box warningmessage" %)
674 674  (((
675 675  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
676 676  )))
593 +
594 +[[image:1747740258746-408.png]]
595 +
596 +
597 +[[image:1747740398485-927.png]]
598 +
599 +
600 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
601 +
602 +[[image:1747733815373-706.png]]
603 +
604 +
605 +Résultat :
606 +
607 +[[image:1747740624210-211.png]]
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