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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:51
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,137 +1,189 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
5 5  
6 -= **Introduction** =
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
12 +(((
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
8 8  
9 -== Réglementation ==
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
10 10  
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
11 11  
12 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
13 13  
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 14  
15 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
16 16  
17 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
33 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
34 +Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
18 18  
19 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
36 +Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 +)))|(% style="width:302px" %)(((
38 +Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
20 20  
40 +Intégration** **au** registre des biens affectés** une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|(% style="width:257px" %)(((
42 +Entrée : 2025.1
21 21  
22 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
44 +Bien : 2025.1.1
45 +)))
46 +|(((
47 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
48 +)))|(% style="width:209px" %)(((
49 +Table des entrées : grille **Registre - Acquisition**
23 23  
24 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
51 +Table des biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
25 25  
53 +Si biens remarquables : saisie individuelle
54 +)))|(% style="width:302px" %)(((
55 +Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble.
26 26  
27 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
57 +Intégration au **registre des biens affectés **une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
28 28  
29 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
59 +Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**
30 30  
61 +Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...
31 31  
32 -== Modalités pratiques ==
63 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
64 +)))|(% style="width:257px" %)(((
65 +Entrée : 2011.3
33 33  
67 +Ensemble : 2011.3.0
34 34  
35 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
69 +1er bien remarquable : 2011.3.1
36 36  
37 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
38 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
39 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
40 -* En conformité avec les exigences légales
71 +2eme bien remarquable : 2011.3.2
41 41  
42 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
73 +
74 +)))
75 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
76 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
43 43  
44 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
78 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
79 +)))|(% style="width:302px" %)(((
80 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
45 45  
82 +Intégration au **registre des dépôts **une fois le bien entrée physiquement au registre.
83 +)))|(% style="width:257px" %)(((
84 +Entrée : D2025.1
46 46  
47 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
48 -
49 -
50 -(% class="box warningmessage" %)
51 -(((
52 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
86 +Bien : D2025.1.1
53 53  )))
88 +|(((
89 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
54 54  
55 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
91 +
92 +)))|(% style="width:209px" %)(((
93 +Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
56 56  
57 -* //Table documentaire des Biens//
58 -* //Table documentaire des Entrées//
95 +Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
59 59  
60 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
97 +Si biens remarquables : saisie individuelle
98 +)))|(% style="width:302px" %)(((
99 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
61 61  
62 -* //Registre des biens affectés//
63 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
101 +Intégration au **registre des dépôts** une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
64 64  
65 -**Vocabulaire à proscrire :**
103 +Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**
66 66  
67 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
105 +Biens remarquables :
68 68  
69 -(% class="box infomessage" %)
70 -(((
71 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
72 -)))
107 +**D année.numérolot.1**,
73 73  
109 +**D année.numérolot.2**...
74 74  
111 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
112 +)))|(% style="width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2011.1
75 75  
115 +Ensemble : D2011.1.3.0
76 76  
77 -== Attention : le registre papier fait foi ==
117 +1er bien remarquable : D2011.1.3.1
78 78  
79 -
80 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
81 -
82 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
83 -
84 -(% class="box warningmessage" %)
85 -(((
86 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
119 +2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
87 87  )))
121 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
122 +Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
88 88  
124 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
125 +)))|(% style="width:302px" %)(((
126 +Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
89 89  
90 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
128 +Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**
91 91  
130 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; **année.0.numérolot.numérobien **(bien remarquables)
131 +)))|(% style="width:257px" %)(((
132 +Entrée : 2011.0
92 92  
93 -=== Nouvelles acquisitions ===
134 +Bien : 2011.0.35
94 94  
95 95  
96 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
137 +**Ensembles complexes **:
97 97  
98 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
139 +Entrée : 2011.0
99 99  
141 +Ensemble : 2011.0.36.0
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
143 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
104 104  )))
145 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
146 +Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
105 105  
148 +Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
149 +)))|(% style="width:302px" %)(((
150 +Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
151 +)))|(% style="width:257px" %)—
152 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
153 +Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 +)))|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:257px" %)—
106 106  
107 -=== Inventaire rétrospectifs ===
108 -
109 -
110 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
111 -
112 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
113 113  
157 +)))
158 +)))|(% style="width:300px" %)(((
159 +(% class="box" %)
160 +(((
161 +**Sommaire**
162 +)))
114 114  
115 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
164 +(% class="box" %)
165 +(((
166 +**Aller plus loin**
116 116  
117 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
168 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
169 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
170 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
171 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
172 +)))
118 118  
119 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
174 +(% class="box" %)
175 +(((
176 +**Icônes principales**
177 +)))
178 +)))
120 120  
121 121  
122 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
123 123  
124 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
125 -* le numéro de lot : 0
126 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
127 127  
128 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
129 129  
130 130  
131 -[[image:1747723638621-244.png]]
132 132  
133 -(% style="text-align: center;" %)
134 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
186 +=== Inventaire rétrospectifs ===
135 135  
136 136  
137 137  
... ... @@ -144,55 +144,6 @@
144 144  L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
145 145  
146 146  
147 -(% class="box infomessage" %)
148 -(((
149 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
150 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
151 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
152 -)))
153 -
154 -
155 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
156 -
157 -
158 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
159 -
160 -
161 -=== Récolement décennal ===
162 -
163 -
164 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
165 -
166 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
167 -
168 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
169 -
170 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
171 -
172 -
173 -=== Ensembles complexes ===
174 -
175 -
176 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
177 -
178 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
179 -
180 -(% class="box successmessage" %)
181 -(((
182 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
183 -)))
184 -
185 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
186 -
187 -* 2011.0.1               bien simple
188 -* 2011.0.2               bien simple
189 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
190 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
191 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
192 -* 2011.0.4               bien simple
193 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
194 -* etc.
195 -
196 196  = Saisie des données nécessaires au registres =
197 197  
198 198  
... ... @@ -249,10 +249,11 @@
249 249  === Entrées : nouvelle acquisition ===
250 250  
251 251  
252 -Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées.
255 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
253 253  
254 -[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]]
255 255  
258 +[[image:1747723969669-261.png]]
259 +
256 256  (% style="text-align: center;" %)
257 257  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
258 258  
... ... @@ -260,16 +260,16 @@
260 260  Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
261 261  
262 262  
263 -[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]]
267 +[[image:1747724102358-210.png]]
264 264  
265 265  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
266 -//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées//
270 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
267 267  
268 268  
269 269  (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
270 270  (((
271 271  (% style="text-align: left;" %)
272 -//Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
276 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
273 273  )))
274 274  
275 275  
... ... @@ -279,7 +279,7 @@
279 279  Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
280 280  
281 281  
282 -[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]]
286 +[[image:1747724180433-782.png]]
283 283  
284 284  (% style="text-align: center;" %)
285 285  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
... ... @@ -289,13 +289,13 @@
289 289  
290 290  Renseigner, à minima, le statut juridique.
291 291  
292 -[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]]
293 293  
297 +[[image:1747724251875-618.png]]
298 +
294 294  (% style="text-align: center;" %)
295 295  //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
296 296  
297 297  
298 -
299 299  (% class="box infomessage" %)
300 300  (((
301 301  //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
... ... @@ -302,14 +302,13 @@
302 302  )))
303 303  
304 304  
305 -
306 306  === Biens ===
307 307  
308 308  
309 -Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
312 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
310 310  
311 311  
312 -[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
315 +[[image:1747724329047-588.png]]
313 313  
314 314  (% style="text-align: center;" %)
315 315  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -323,10 +323,10 @@
323 323  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
324 324  )))
325 325  
326 -[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
329 +[[image:1747724385543-970.png]]
327 327  
328 328  (% style="text-align: center;" %)
329 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
332 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
330 330  
331 331  
332 332  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -337,19 +337,19 @@
337 337  
338 338  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
339 339  
340 -Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
343 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
341 341  
342 342  
343 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
346 +[[image:1747725032932-364.png]]
344 344  
345 345  
346 346  === Biens : Ensembles complexes ===
347 347  
348 348  
349 -Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
352 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
350 350  
351 351  
352 -[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
355 +[[image:1747725129124-544.png]]
353 353  
354 354  
355 355  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -356,9 +356,10 @@
356 356  
357 357  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
358 358  
359 -[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
360 360  
363 +[[image:1747725362450-684.png]]
361 361  
365 +
362 362  (% class="box infomessage" %)
363 363  (((
364 364  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -366,7 +366,7 @@
366 366  
367 367  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
368 368  
369 -[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
373 +[[image:1747725317402-667.png]]
370 370  
371 371  
372 372  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -374,7 +374,6 @@
374 374  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
375 375  
376 376  
377 -
378 378  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
379 379  
380 380  
... ... @@ -381,24 +381,27 @@
381 381  === Entrée ===
382 382  
383 383  
384 -Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
387 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
385 385  
386 386  
387 -[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
390 +[[image:1747725797202-722.png]]
388 388  
389 389  
390 390  === Biens ===
391 391  
392 392  
396 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
397 +
393 393  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
394 394  
395 395  
396 -[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
401 +[[image:1747725926983-893.png]]
397 397  
398 398  
399 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
400 400  
405 +[[image:1747727404840-527.png]]
401 401  
407 +
402 402  = Intégration des notices biens au registre =
403 403  
404 404  
... ... @@ -405,64 +405,85 @@
405 405  === Validation de la saisie d'un Bien ===
406 406  
407 407  
408 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
414 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
409 409  
410 410  
411 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
417 +[[image:1747732762213-559.png]]
412 412  
413 413  
414 414  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
415 415  
416 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
422 +(% class="box infomessage" %)
423 +(((
424 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
417 417  
418 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
426 +* Avis des instances scientifiques
427 +* Prix
428 +* Inscriptions
429 +* Constat d’état initial
419 419  
420 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
431 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
421 421  
422 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
433 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
434 +)))
423 423  
424 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
436 +[[image:1747732693654-638.png]]
425 425  
438 +
439 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
440 +
441 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
442 +
443 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
444 +
445 +
446 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
447 +
426 426  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
427 427  
428 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
429 429  
430 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
451 +[[image:1747733244856-550.png]]
431 431  
432 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
453 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
454 +.
433 433  
456 +[[image:1747733341634-347.png]]
457 +
434 434  (% class="wikigeneratedid" %)
435 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
459 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
436 436  
437 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 -(% class="wikigeneratedid" %)
440 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
462 +[[image:1747733457810-510.png]]
441 441  
442 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -(% class="wikigeneratedid" %)
445 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
465 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
446 446  
447 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 449  
469 +[[image:1747734678656-824.png]]
450 450  
451 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 452  
472 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
453 453  
474 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
454 454  
455 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
456 456  
477 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
457 457  
458 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
459 459  
480 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 460  
461 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
462 462  
463 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
464 464  
484 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
465 465  
486 +[[image:1747733892872-758.png]]
487 +
488 +
489 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
490 +
491 +[[image:1747733938343-251.png]]
492 +
466 466  (% class="box warningmessage" %)
467 467  (((
468 468  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -479,15 +479,11 @@
479 479  = Édition des registres =
480 480  
481 481  
482 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
509 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
483 483  
511 +[[image:1747734834496-206.png]]
484 484  
485 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
486 486  
487 -
488 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 -
491 491  (% class="box infomessage" %)
492 492  (((
493 493  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -504,25 +504,23 @@
504 504  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
505 505  
506 506  
507 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
530 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
508 508  
509 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
532 +[[image:1747734875829-175.png]]
510 510  
534 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
511 511  
512 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
536 +[[image:1747734980868-601.png]]
513 513  
514 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
538 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
515 515  
540 +[[image:1747735028293-815.png]]
516 516  
517 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
518 518  
519 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
520 520  
521 -
522 -
523 523  Résultat :
524 524  
525 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
546 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
526 526  
527 527  
528 528  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -534,29 +534,28 @@
534 534  
535 535  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
536 536  
537 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 -
539 539  (% class="box successmessage" %)
540 540  (((
541 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
560 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
542 542  )))
543 543  
563 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
544 544  
545 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 -
547 547  (% class="box successmessage" %)
548 548  (((
549 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
567 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
550 550  )))
551 551  
552 552  
553 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
571 +[[image:1747735219379-682.png]]
554 554  
555 555  
556 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
574 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
557 557  
576 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
558 558  
559 559  
579 +
560 560  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
561 561  
562 562  
... ... @@ -576,13 +576,13 @@
576 576  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
577 577  
578 578  
579 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
599 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
580 580  
581 581  
582 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
602 +[[image:1747739157175-278.png]]
583 583  
584 584  
585 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
605 +[[image:1747739231189-417.png]]
586 586  
587 587  
588 588  
... ... @@ -589,9 +589,44 @@
589 589  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
590 590  
591 591  
592 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
612 +==== Attachement unitaire ====
593 593  
614 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
594 594  
616 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
617 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
618 +
619 +[[image:1747740793119-487.png]]
620 +
621 +
622 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
623 +
624 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
625 +
626 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
627 +
628 +* Sélectionner les notices à rattacher
629 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
630 +
631 +[[image:1747740946609-961.png]]
632 +
633 +
634 +Première association à effectuer :
635 +
636 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
637 +* Lancer le traitement
638 +
639 +[[image:1747741015186-251.png]]
640 +
641 +
642 +Seconde association à effectuer :
643 +
644 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
645 +* Lancer le traitement
646 +
647 +[[image:1747741041295-431.png]]
648 +
649 +
595 595  == Radiation du registre des dépôts ==
596 596  
597 597  
... ... @@ -600,20 +600,17 @@
600 600  
601 601  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
602 602  
658 +[[image:1747739687774-731.png]]
603 603  
604 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
605 605  
606 -
607 -
608 608  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
609 609  
610 610  
611 611  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
612 612  
666 +[[image:1747739728922-844.png]]
613 613  
614 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
615 615  
616 -
617 617  (% class="box successmessage" %)
618 618  (((
619 619  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -620,7 +620,7 @@
620 620  )))
621 621  
622 622  
623 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
675 +[[image:1747739870875-332.png]]
624 624  
625 625  
626 626  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -631,9 +631,10 @@
631 631  
632 632  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
633 633  
686 +[[image:1747739908497-919.png]]
634 634  
635 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
636 636  
689 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
637 637  
638 638  
639 639  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -641,21 +641,21 @@
641 641  
642 642  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
643 643  
697 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
644 644  
645 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
646 646  
700 +[[image:1747740027614-948.png]]
647 647  
648 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
649 649  
703 +[[image:1747740075472-359.png]]
650 650  
651 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
652 652  
653 -
654 654  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
655 655  
656 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
657 657  
709 +[[image:1747740216286-288.png]]
658 658  
711 +
659 659  (% class="box warningmessage" %)
660 660  (((
661 661  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -665,13 +665,22 @@
665 665  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
666 666  
667 667  
668 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
669 -
670 -
671 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
672 -
673 -
674 674  (% class="box warningmessage" %)
675 675  (((
676 676  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 677  )))
725 +
726 +[[image:1747740258746-408.png]]
727 +
728 +
729 +[[image:1747740398485-927.png]]
730 +
731 +
732 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
733 +
734 +[[image:1747733815373-706.png]]
735 +
736 +
737 +Résultat :
738 +
739 +[[image:1747740624210-211.png]]
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