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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 08:51
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À la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -
6 6  = **Introduction** =
7 7  
8 8  
... ... @@ -74,6 +74,15 @@
74 74  
75 75  
76 76  
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
77 77  == Attention : le registre papier fait foi ==
78 78  
79 79  
... ... @@ -249,10 +249,11 @@
249 249  === Entrées : nouvelle acquisition ===
250 250  
251 251  
252 -Sélectionner la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées.
260 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
253 253  
254 -[[image:1708087628396-479.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="428" width="950" class="img-thumbnail"]]
255 255  
263 +[[image:1747723969669-261.png]]
264 +
256 256  (% style="text-align: center;" %)
257 257  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
258 258  
... ... @@ -260,16 +260,16 @@
260 260  Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
261 261  
262 262  
263 -[[image:1708087823409-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="555" width="1162" class="img-thumbnail"]]
272 +[[image:1747724102358-210.png]]
264 264  
265 265  (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
266 -//Visualisation de la grille de saisie **Acquisition (grille minimale pour registre) **dans la table des entrées//
275 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
267 267  
268 268  
269 269  (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
270 270  (((
271 271  (% style="text-align: left;" %)
272 -//Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
281 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
273 273  )))
274 274  
275 275  
... ... @@ -279,7 +279,7 @@
279 279  Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
280 280  
281 281  
282 -[[image:1708088207485-104.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="493" width="1153" class="img-thumbnail"]]
291 +[[image:1747724180433-782.png]]
283 283  
284 284  (% style="text-align: center;" %)
285 285  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
... ... @@ -289,13 +289,13 @@
289 289  
290 290  Renseigner, à minima, le statut juridique.
291 291  
292 -[[image:1708088144185-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="551" width="1172" class="img-thumbnail"]]
293 293  
302 +[[image:1747724251875-618.png]]
303 +
294 294  (% style="text-align: center;" %)
295 295  //Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
296 296  
297 297  
298 -
299 299  (% class="box infomessage" %)
300 300  (((
301 301  //Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
... ... @@ -302,14 +302,13 @@
302 302  )))
303 303  
304 304  
305 -
306 306  === Biens ===
307 307  
308 308  
309 -Sélectionner la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens.
317 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
310 310  
311 311  
312 -[[image:1708091459332-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="449" width="1074" class="img-thumbnail"]]
320 +[[image:1747724329047-588.png]]
313 313  
314 314  (% style="text-align: center;" %)
315 315  //Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
... ... @@ -323,10 +323,10 @@
323 323  //Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
324 324  )))
325 325  
326 -[[image:1708091600416-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="574" width="1122" class="img-thumbnail"]]
334 +[[image:1747724385543-970.png]]
327 327  
328 328  (% style="text-align: center;" %)
329 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Biens affectés (minimale pour registre) **dans la table Biens//
337 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
330 330  
331 331  
332 332  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -337,19 +337,19 @@
337 337  
338 338  Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
339 339  
340 -Cliquer sur l'icône [[image:2022-02-28_14h56_10.png||height="36" width="42" class="img-thumbnail"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
348 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
341 341  
342 342  
343 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="995" class="img-thumbnail"]]
351 +[[image:1747725032932-364.png]]
344 344  
345 345  
346 346  === Biens : Ensembles complexes ===
347 347  
348 348  
349 -Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.
357 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
350 350  
351 351  
352 -[[image:1715332876865-900.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="513" width="1076" class="img-thumbnail"]]
360 +[[image:1747725129124-544.png]]
353 353  
354 354  
355 355  La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
... ... @@ -356,9 +356,10 @@
356 356  
357 357  Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
358 358  
359 -[[image:1715332964794-284.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="528" width="1109" class="img-thumbnail"]]
360 360  
368 +[[image:1747725362450-684.png]]
361 361  
370 +
362 362  (% class="box infomessage" %)
363 363  (((
364 364  //Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
... ... @@ -366,7 +366,7 @@
366 366  
367 367  Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
368 368  
369 -[[image:1715333124047-538.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="1108" class="img-thumbnail"]]
378 +[[image:1747725317402-667.png]]
370 370  
371 371  
372 372  Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
... ... @@ -374,7 +374,6 @@
374 374  Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
375 375  
376 376  
377 -
378 378  == Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
379 379  
380 380  
... ... @@ -381,24 +381,27 @@
381 381  === Entrée ===
382 382  
383 383  
384 -Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).
392 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
385 385  
386 386  
387 -[[image:1715333361687-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="471" width="1050" class="img-thumbnail"]]
395 +[[image:1747725797202-722.png]]
388 388  
389 389  
390 390  === Biens ===
391 391  
392 392  
401 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
402 +
393 393  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
394 394  
395 395  
396 -[[image:1715333458973-159.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="461" width="1036" class="img-thumbnail"]]
406 +[[image:1747725926983-893.png]]
397 397  
398 398  
399 -[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
400 400  
410 +[[image:1747727404840-527.png]]
401 401  
412 +
402 402  = Intégration des notices biens au registre =
403 403  
404 404  
... ... @@ -405,64 +405,85 @@
405 405  === Validation de la saisie d'un Bien ===
406 406  
407 407  
408 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
419 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
409 409  
410 410  
411 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
422 +[[image:1747732762213-559.png]]
412 412  
413 413  
414 414  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
415 415  
416 -[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
427 +(% class="box infomessage" %)
428 +(((
429 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
417 417  
418 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
431 +* Avis des instances scientifiques
432 +* Prix
433 +* Inscriptions
434 +* Constat d’état initial
419 419  
420 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
436 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
421 421  
422 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
438 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
439 +)))
423 423  
424 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
441 +[[image:1747732693654-638.png]]
425 425  
443 +
444 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
445 +
446 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
447 +
448 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
449 +
450 +
451 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
452 +
426 426  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
427 427  
428 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
429 429  
430 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
456 +[[image:1747733244856-550.png]]
431 431  
432 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
458 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
459 +.
433 433  
461 +[[image:1747733341634-347.png]]
462 +
434 434  (% class="wikigeneratedid" %)
435 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
464 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
436 436  
437 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
438 438  
439 -(% class="wikigeneratedid" %)
440 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
467 +[[image:1747733457810-510.png]]
441 441  
442 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -(% class="wikigeneratedid" %)
445 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
470 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
446 446  
447 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 449  
474 +[[image:1747734678656-824.png]]
450 450  
451 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
452 452  
477 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
453 453  
479 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
454 454  
455 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
456 456  
482 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
457 457  
458 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
459 459  
485 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 460  
461 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
462 462  
463 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
464 464  
489 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
465 465  
491 +[[image:1747733892872-758.png]]
492 +
493 +
494 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
495 +
496 +[[image:1747733938343-251.png]]
497 +
466 466  (% class="box warningmessage" %)
467 467  (((
468 468  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -479,15 +479,11 @@
479 479  = Édition des registres =
480 480  
481 481  
482 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
514 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
483 483  
516 +[[image:1747734834496-206.png]]
484 484  
485 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
486 486  
487 -
488 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 -
490 -
491 491  (% class="box infomessage" %)
492 492  (((
493 493  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -504,25 +504,23 @@
504 504  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
505 505  
506 506  
507 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
535 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
508 508  
509 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
537 +[[image:1747734875829-175.png]]
510 510  
539 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
511 511  
512 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
541 +[[image:1747734980868-601.png]]
513 513  
514 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
543 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
515 515  
545 +[[image:1747735028293-815.png]]
516 516  
517 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
518 518  
519 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
520 520  
521 -
522 -
523 523  Résultat :
524 524  
525 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
551 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
526 526  
527 527  
528 528  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -534,29 +534,28 @@
534 534  
535 535  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
536 536  
537 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 -
539 539  (% class="box successmessage" %)
540 540  (((
541 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
565 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
542 542  )))
543 543  
568 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
544 544  
545 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 -
547 547  (% class="box successmessage" %)
548 548  (((
549 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
572 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
550 550  )))
551 551  
552 552  
553 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
576 +[[image:1747735219379-682.png]]
554 554  
555 555  
556 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
579 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
557 557  
581 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
558 558  
559 559  
584 +
560 560  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
561 561  
562 562  
... ... @@ -576,22 +576,26 @@
576 576  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
577 577  
578 578  
579 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
604 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
580 580  
581 581  
582 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
607 +[[image:1747739157175-278.png]]
583 583  
584 584  
585 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
610 +[[image:1747739231189-417.png]]
586 586  
587 587  
588 588  
589 589  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
590 590  
616 +Si plusieurs biens à traiter, effectuer une recherche dans la table des biens, sélectionner les biens à rattacher à cette entrée et cliquer sur la fonctionnalité d'attachement : [[image:1747739339469-836.png]]
591 591  
592 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
618 +[[image:1747739407732-932.png]]
593 593  
594 594  
621 +[[image:1747739380385-184.png]]
622 +
623 +
595 595  == Radiation du registre des dépôts ==
596 596  
597 597  
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