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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 25.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:30
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,45 +1,10 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -(((
10 -
11 11  
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -)))
17 -)))|(% style="width:300px" %)(((
18 -(% class="box" %)
19 -(((
20 -**Sommaire**
21 -)))
22 -
23 -(% class="box" %)
24 -(((
25 -**Aller plus loin**
26 -
27 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdfistres réglementaires.Registres.Arrêté du 25 mai 2004.WebHome]]
28 -* [[SMF : méthode de rédaction >>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]informatisée
29 -* [[INP : L’inventaire et le récolement des collections publiques >>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
30 -)))
31 -
32 -(% class="box" %)
33 -(((
34 -**Icônes principales**
35 -)))
36 -)))
37 -
38 -
39 -
40 -= Introduction =
41 -
42 -
43 43  == Réglementation ==
44 44  
45 45  
... ... @@ -105,6 +105,11 @@
105 105  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
106 106  )))
107 107  
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
108 108  == Attention : le registre papier fait foi ==
109 109  
110 110  
... ... @@ -183,7 +183,7 @@
183 183  )))
184 184  
185 185  
186 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
156 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
187 187  
188 188  
189 189  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -447,77 +447,58 @@
447 447  
448 448  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
449 449  
450 -(% class="box infomessage" %)
451 -(((
452 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
453 453  
454 -* Avis des instances scientifiques
455 -* Prix
456 -* Inscriptions
457 -* Constat d’état initial
458 -
459 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
460 -
461 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
462 -)))
463 -
464 464  [[image:1747732693654-638.png]]
465 465  
466 466  
467 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
424 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
468 468  
469 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
426 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
470 470  
471 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
428 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
472 472  
430 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
473 473  
474 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
475 -
476 476  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
477 477  
434 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
478 478  
479 -[[image:1747733244856-550.png]]
436 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
480 480  
481 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
482 -.
438 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
483 483  
484 -[[image:1747733341634-347.png]]
485 -
486 486  (% class="wikigeneratedid" %)
487 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
441 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
488 488  
443 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
489 489  
490 -[[image:1747733457810-510.png]]
445 +(% class="wikigeneratedid" %)
446 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
491 491  
448 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
492 492  
493 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
450 +(% class="wikigeneratedid" %)
451 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
494 494  
453 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
495 495  
496 496  
497 -[[image:1747734678656-824.png]]
498 498  
457 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
499 499  
500 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
501 501  
502 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
503 503  
504 -
505 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
506 -
507 -
508 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
509 -
510 -
511 -
512 512  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
513 513  
514 -[[image:1747733892872-758.png]]
515 515  
464 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
516 516  
466 +
517 517  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
518 518  
519 -[[image:1747733938343-251.png]]
469 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
520 520  
471 +
521 521  (% class="box warningmessage" %)
522 522  (((
523 523  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -534,11 +534,15 @@
534 534  = Édition des registres =
535 535  
536 536  
537 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
488 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
538 538  
539 -[[image:1747734834496-206.png]]
540 540  
491 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
541 541  
493 +
494 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
495 +
496 +
542 542  (% class="box infomessage" %)
543 543  (((
544 544  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -555,23 +555,25 @@
555 555  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
556 556  
557 557  
558 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
513 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
559 559  
560 -[[image:1747734875829-175.png]]
515 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
561 561  
562 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
563 563  
564 -[[image:1747734980868-601.png]]
518 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
565 565  
566 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
520 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
567 567  
568 -[[image:1747735028293-815.png]]
569 569  
523 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
570 570  
525 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
571 571  
527 +
528 +
572 572  Résultat :
573 573  
574 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
531 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
575 575  
576 576  
577 577  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -583,28 +583,29 @@
583 583  
584 584  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
585 585  
543 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
544 +
586 586  (% class="box successmessage" %)
587 587  (((
588 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
547 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
589 589  )))
590 590  
591 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
592 592  
551 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
552 +
593 593  (% class="box successmessage" %)
594 594  (((
595 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
555 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
596 596  )))
597 597  
598 598  
599 -[[image:1747735219379-682.png]]
559 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
600 600  
601 601  
602 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
562 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
603 603  
604 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
605 605  
606 606  
607 -
608 608  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
609 609  
610 610  
... ... @@ -624,13 +624,13 @@
624 624  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
625 625  
626 626  
627 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
585 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
628 628  
629 629  
630 -[[image:1747739157175-278.png]]
588 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
631 631  
632 632  
633 -[[image:1747739231189-417.png]]
591 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
634 634  
635 635  
636 636  
... ... @@ -637,44 +637,9 @@
637 637  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
638 638  
639 639  
640 -==== Attachement unitaire ====
598 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
641 641  
642 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
643 643  
644 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
645 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
646 -
647 -[[image:1747740793119-487.png]]
648 -
649 -
650 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
651 -
652 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
653 -
654 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
655 -
656 -* Sélectionner les notices à rattacher
657 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
658 -
659 -[[image:1747740946609-961.png]]
660 -
661 -
662 -Première association à effectuer :
663 -
664 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
665 -* Lancer le traitement
666 -
667 -[[image:1747741015186-251.png]]
668 -
669 -
670 -Seconde association à effectuer :
671 -
672 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
673 -* Lancer le traitement
674 -
675 -[[image:1747741041295-431.png]]
676 -
677 -
678 678  == Radiation du registre des dépôts ==
679 679  
680 680  
... ... @@ -683,17 +683,20 @@
683 683  
684 684  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
685 685  
686 -[[image:1747739687774-731.png]]
687 687  
610 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
688 688  
612 +
613 +
689 689  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
690 690  
691 691  
692 692  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
693 693  
694 -[[image:1747739728922-844.png]]
695 695  
620 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
696 696  
622 +
697 697  (% class="box successmessage" %)
698 698  (((
699 699  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -700,7 +700,7 @@
700 700  )))
701 701  
702 702  
703 -[[image:1747739870875-332.png]]
629 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
704 704  
705 705  
706 706  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -711,10 +711,9 @@
711 711  
712 712  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
713 713  
714 -[[image:1747739908497-919.png]]
715 715  
641 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
716 716  
717 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
718 718  
719 719  
720 720  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -722,21 +722,21 @@
722 722  
723 723  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
724 724  
725 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
726 726  
651 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
727 727  
728 -[[image:1747740027614-948.png]]
729 729  
654 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
730 730  
731 -[[image:1747740075472-359.png]]
732 732  
657 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
733 733  
659 +
734 734  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
735 735  
662 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
736 736  
737 -[[image:1747740216286-288.png]]
738 738  
739 -
740 740  (% class="box warningmessage" %)
741 741  (((
742 742  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -746,22 +746,13 @@
746 746  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
747 747  
748 748  
749 -(% class="box warningmessage" %)
750 -(((
751 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
752 -)))
674 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
753 753  
754 -[[image:1747740258746-408.png]]
755 755  
677 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
756 756  
757 -[[image:1747740398485-927.png]]
758 758  
759 -
760 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
761 -
762 -[[image:1747733815373-706.png]]
763 -
764 -
765 -Résultat :
766 -
767 -[[image:1747740624210-211.png]]
680 +(% class="box warningmessage" %)
681 +(((
682 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
683 +)))
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