Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,535 +1,380 @@
--
++(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
--)))
++En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
++Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
--(((
--
--
--
--
--
--
++Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
  )))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--)))
--(% class="box" %)
  (((
--**Aller plus loin**
--)))
++= Cadre légal et normes applicables aux registres =
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
++(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
++|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
++|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
++|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
++= Principes de fonctionnement dans Flora =
--= Introduction =
++* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
++* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
++* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
++* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
++* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
++= Grilles de saisie à utiliser =
--== Réglementation ==
++Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
++* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
++* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
++* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
--La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
--
--
--Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
--
--[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--
--Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
--
--
--L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
--
--Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
--
--
--L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
--
--[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
--
--
--== Modalités pratiques ==
--
--
--Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
--
--* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
--* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
--* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
--* En conformité avec les exigences légales
--
--Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
--
--Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
--
--
--L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
++**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
--**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
++(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
++|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
++|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
++|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
++|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
++|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
++|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
++|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
++|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
++|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--* //Table documentaire des Biens//
--* //Table documentaire des Entrées//
++[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
--* //Registre des biens affectés//
--* //Registre de biens reçus en dépôt//
++[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--**Vocabulaire à proscrire :**
--* // Registre des entrées : il prête à confusion//
++= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
--)))
++La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
++Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
++Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
--== Attention : le registre papier fait foi ==
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille** Registre - Acquisition **
++Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
++- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2025.1
--Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
--
--Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
++Bien : 2025.1.1
  )))
++|(((
++**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
++)))|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Registre - Acquisition**
++Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
--== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
++Si biens remarquables : saisie individuelle
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
++- Joindre un document descriptif
++- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
--=== Nouvelles acquisitions ===
++- Numérotation :
++• Ensemble : année.numérolot.0
++• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2011.3
++Ensemble : 2011.3.0
--La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
++1er bien : 2011.3.1
--L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
++2eme bien : 2011.3.2
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
++
  )))
++|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
++Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
++)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
++- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : D2025.1
--=== Inventaire rétrospectifs ===
++Bien : D2025.1.1
++)))
++|(((
++**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
--
--Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
--
--Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
++)))|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Registre - Dépôt**
--//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
++Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
--Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
++Si biens remarquables : saisie individuelle
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Saisie immédiate ou différée
++- Joindre un document descriptif
--Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
++- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
++- Numérotation :
++• Ensemble : Dannée.numérolot.0
++• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : D2011.1
++Ensemble : D2011.1.0
--S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
++1er bien : D2011.1.1
--* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
--* le numéro de lot : 0
--* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
--
--//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
--
--
--[[image:1747723638621-244.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
--
--
--
--[[image:1747723844014-278.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
--
--
--L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
--Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
--A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
++2eme bien : D2011.1.2
  )))
++|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
++Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Entrée liée : année.0
++Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
--==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
++- Numérotation biens :
++• Bien simple : année.0.numérobien
++• Ensemble : année.0.numérolot.0
++• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2011.0
--Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
++Bien : 2011.0.35
--=== Récolement décennal ===
++**Ensembles complexes **:
++Entrée : 2011.0
--**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
++Ensemble : 2011.0.36.0
--Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
--
--Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
--
--Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
--
--
--=== Ensembles complexes ===
--
--
--Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
--
--Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
++Bien remarquable : 2011.0.36.1
  )))
++|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
++Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
++)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
++- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
++|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
++)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
++= Champs obligatoires pour le registre =
--* 2011.0.1               bien simple
--* 2011.0.2               bien simple
--* 2011.0.3.0           ensemble complexe
--* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
--* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
--* 2011.0.4               bien simple
--* 2011.0.5.0           ensemble complexe
--* etc.
++La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
++Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
--= Saisie des données nécessaires au registres =
++En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
++* **néant **: en l’absence avérée d’information,
++* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--== Champs obligatoires en saisie ==
++== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
--
--Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
--)))
--
--En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
--
--Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
--
--**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
--
--* Mode acquisition (thésaurus)
--* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
++* Mode d’acquisition (thésaurus)
++* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
  * Référence de l’acte
--* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
--* Mention des concours publics (liste de contrôle)
++* Date de l’acte d’acquisition
++* Mention des concours publics (AS / ANS)
--**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
++== Champs obligatoires dans la table Biens ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++
  * Numéro d’inventaire
--* Date d’affectation
--* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
--* Prix d’achat
++* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
  * Domaine (thésaurus)
  * Dénomination (thésaurus)
  * Matières/techniques (thésaurus)
  * Dimensions
--* Type d’inscriptions (thésaurus)
--* Date du constat état (assistant datation)
--* État de conservation (liste de contrôle)
++* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
++* Prix d’achat
++* Inscriptions (thésaurus)
++* Constat d’état initial (date + état de conservation)
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--(% style="text-align: center;" %)
--//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
--)))
++= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
--Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
++Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
++== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
--== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
--
--
--=== Entrées : nouvelle acquisition ===
--
--
--Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
--
--
--[[image:1747723969669-261.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
--
--
--Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
--
--
--[[image:1747724102358-210.png]]
--
--(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
--
--
--(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
  (((
--(% style="text-align: left;" %)
--//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
++Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
  )))
--
--=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
--
--
--Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
--
--
--[[image:1747724180433-782.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
--
--
--Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
--
--Renseigner, à minima, le statut juridique.
--
--
--[[image:1747724251875-618.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
++Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
  )))
++[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Biens ===
++== Terminer la saisie de chaque notice ==
--
--Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
--
--
--[[image:1747724329047-588.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
--
--
--La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
++(% start="1" %)
++1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
--[[image:1747724385543-970.png]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
  (((
--//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
++(% start="2" %)
++1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++1. La notice passe en état « attente validation saisie »
  )))
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
--Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
++[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Valider ou refuser la notice ==
--[[image:1747725032932-364.png]]
++Dans la barre d’outils :
++* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
++* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
--=== Biens : Ensembles complexes ===
++=== Cas 1 : validation de la saisie ===
++[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
++=== Cas 2 : refus de la saisie ===
--[[image:1747725129124-544.png]]
++[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(((
++
++)))
--La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
--
--Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
--
--
--[[image:1747725362450-684.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
++[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
--[[image:1747725317402-667.png]]
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
++== Lancer l’intégration au registre ==
--Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
++(((
++Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
++**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
--== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
++* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
++* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
--
--=== Entrée ===
--
--
--Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
--
--
--[[image:1747725797202-722.png]]
--
--
--=== Biens ===
--
--
--Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
--
--A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
--
--
--[[image:1747725926983-893.png]]
--
--
--
--[[image:1747727404840-527.png]]
--
--
--= Intégration des notices biens au registre =
--
--
--=== Validation de la saisie d'un Bien ===
--
--
--Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]]  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
--
--
--[[image:1747732762213-559.png]]
--
--
--Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
--
--* Avis des instances scientifiques
--* Prix
--* Inscriptions
--* Constat d’état initial
--
--Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
--
--**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
  )))
++)))
--[[image:1747732693654-638.png]]
++[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
++=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
--Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
++[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
++=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
--[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
++== Confirmer l’intégration ==
--[[image:1747733244856-550.png]]
++1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
--Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
--.
++[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747733341634-347.png]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
++[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747733457810-510.png]]
++[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
++= Édition des registres =
++Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
++Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
--[[image:1747734678656-824.png]]
++== Accès à l’édition ==
++1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
++1. (((
++Renseignez les critères de filtrage :
--* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
++* **Année d’inscription au registre**
++* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
++* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
++)))
++1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
--[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
--[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
++)))
--
--La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
--
--[[image:1747733892872-758.png]]
--
--
--La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
--
--[[image:1747733938343-251.png]]
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
++**Icônes principales**
  )))
++)))
-- Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
--* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
--* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
--Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
--
  = Édition des registres =
++
++
++
  Accéder au menu **Registres / Recherche**
  [[image:1747734834496-206.png]]

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