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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 23.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:27
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À la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 09:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,41 +1,10 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -(((
10 -
11 11  
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -)))
17 -)))|(% style="width:300px" %)(((
18 -(% class="box" %)
19 -(((
20 -**Sommaire**
21 -)))
22 -
23 -(% class="box" %)
24 -(((
25 -**Aller plus loin**
26 -)))
27 -
28 -(% class="box" %)
29 -(((
30 -**Icônes principales**
31 -)))
32 -)))
33 -
34 -
35 -
36 -= Introduction =
37 -
38 -
39 39  == Réglementation ==
40 40  
41 41  
... ... @@ -101,6 +101,8 @@
101 101  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
102 102  )))
103 103  
73 +
74 +
104 104  == Attention : le registre papier fait foi ==
105 105  
106 106  
... ... @@ -179,7 +179,7 @@
179 179  )))
180 180  
181 181  
182 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
153 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
183 183  
184 184  
185 185  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -408,7 +408,7 @@
408 408  === Entrée ===
409 409  
410 410  
411 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
382 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
412 412  
413 413  
414 414  [[image:1747725797202-722.png]]
... ... @@ -417,7 +417,7 @@
417 417  === Biens ===
418 418  
419 419  
420 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
391 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
421 421  
422 422  A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
423 423  
... ... @@ -425,10 +425,9 @@
425 425  [[image:1747725926983-893.png]]
426 426  
427 427  
399 +[[image:1715333509154-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="481" width="994" class="img-thumbnail"]]
428 428  
429 -[[image:1747727404840-527.png]]
430 430  
431 -
432 432  = Intégration des notices biens au registre =
433 433  
434 434  
... ... @@ -435,85 +435,64 @@
435 435  === Validation de la saisie d'un Bien ===
436 436  
437 437  
438 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:2022-02-28_14h56_10.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:2022-02-28_16h57_15.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
439 439  
440 440  
441 -[[image:1747732762213-559.png]]
411 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
442 442  
443 443  
444 444  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
445 445  
446 -(% class="box infomessage" %)
447 -(((
448 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
416 +[[image:2022-02-28_14h59_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 449  
450 -* Avis des instances scientifiques
451 -* Prix
452 -* Inscriptions
453 -* Constat d’état initial
418 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
454 454  
455 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
420 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
456 456  
457 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
458 -)))
422 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
459 459  
460 -[[image:1747732693654-638.png]]
424 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
461 461  
462 -
463 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
464 -
465 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
466 -
467 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
468 -
469 -
470 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
471 -
472 472  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
473 473  
428 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
474 474  
475 -[[image:1747733244856-550.png]]
430 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
476 476  
477 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
478 -.
432 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
479 479  
480 -[[image:1747733341634-347.png]]
481 -
482 482  (% class="wikigeneratedid" %)
483 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
435 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
484 484  
437 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
485 485  
486 -[[image:1747733457810-510.png]]
439 +(% class="wikigeneratedid" %)
440 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
487 487  
442 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
488 488  
489 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
490 490  
447 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
491 491  
492 492  
493 -[[image:1747734678656-824.png]]
494 494  
451 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
495 495  
496 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
497 497  
498 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
499 499  
500 -
501 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
502 -
503 -
504 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
505 -
506 -
507 -
508 508  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
509 509  
510 -[[image:1747733892872-758.png]]
511 511  
458 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
512 512  
460 +
513 513  La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
514 514  
515 -[[image:1747733938343-251.png]]
463 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
516 516  
465 +
517 517  (% class="box warningmessage" %)
518 518  (((
519 519  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -530,11 +530,15 @@
530 530  = Édition des registres =
531 531  
532 532  
533 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
482 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
534 534  
535 -[[image:1747734834496-206.png]]
536 536  
485 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
537 537  
487 +
488 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
489 +
490 +
538 538  (% class="box infomessage" %)
539 539  (((
540 540  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -551,23 +551,25 @@
551 551  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
552 552  
553 553  
554 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
507 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
555 555  
556 -[[image:1747734875829-175.png]]
509 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
557 557  
558 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
559 559  
560 -[[image:1747734980868-601.png]]
512 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
561 561  
562 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
514 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
563 563  
564 -[[image:1747735028293-815.png]]
565 565  
517 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
566 566  
519 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
567 567  
521 +
522 +
568 568  Résultat :
569 569  
570 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
525 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
571 571  
572 572  
573 573  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -579,28 +579,29 @@
579 579  
580 580  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
581 581  
537 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
538 +
582 582  (% class="box successmessage" %)
583 583  (((
584 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
541 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
585 585  )))
586 586  
587 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
588 588  
545 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
546 +
589 589  (% class="box successmessage" %)
590 590  (((
591 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
549 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
592 592  )))
593 593  
594 594  
595 -[[image:1747735219379-682.png]]
553 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
596 596  
597 597  
598 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
556 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
599 599  
600 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
601 601  
602 602  
603 -
604 604  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
605 605  
606 606  
... ... @@ -620,13 +620,13 @@
620 620  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
621 621  
622 622  
623 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
579 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
624 624  
625 625  
626 -[[image:1747739157175-278.png]]
582 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
627 627  
628 628  
629 -[[image:1747739231189-417.png]]
585 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
630 630  
631 631  
632 632  
... ... @@ -633,44 +633,9 @@
633 633  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
634 634  
635 635  
636 -==== Attachement unitaire ====
592 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
637 637  
638 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
639 639  
640 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
641 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
642 -
643 -[[image:1747740793119-487.png]]
644 -
645 -
646 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
647 -
648 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
649 -
650 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
651 -
652 -* Sélectionner les notices à rattacher
653 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
654 -
655 -[[image:1747740946609-961.png]]
656 -
657 -
658 -Première association à effectuer :
659 -
660 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
661 -* Lancer le traitement
662 -
663 -[[image:1747741015186-251.png]]
664 -
665 -
666 -Seconde association à effectuer :
667 -
668 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
669 -* Lancer le traitement
670 -
671 -[[image:1747741041295-431.png]]
672 -
673 -
674 674  == Radiation du registre des dépôts ==
675 675  
676 676  
... ... @@ -679,17 +679,20 @@
679 679  
680 680  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
681 681  
682 -[[image:1747739687774-731.png]]
683 683  
604 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
684 684  
606 +
607 +
685 685  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
686 686  
687 687  
688 688  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
689 689  
690 -[[image:1747739728922-844.png]]
691 691  
614 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
692 692  
616 +
693 693  (% class="box successmessage" %)
694 694  (((
695 695  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -696,7 +696,7 @@
696 696  )))
697 697  
698 698  
699 -[[image:1747739870875-332.png]]
623 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
700 700  
701 701  
702 702  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -707,10 +707,9 @@
707 707  
708 708  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
709 709  
710 -[[image:1747739908497-919.png]]
711 711  
635 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
712 712  
713 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
714 714  
715 715  
716 716  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -718,21 +718,21 @@
718 718  
719 719  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
720 720  
721 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
722 722  
645 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
723 723  
724 -[[image:1747740027614-948.png]]
725 725  
648 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
726 726  
727 -[[image:1747740075472-359.png]]
728 728  
651 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
729 729  
653 +
730 730  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
731 731  
656 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
732 732  
733 -[[image:1747740216286-288.png]]
734 734  
735 -
736 736  (% class="box warningmessage" %)
737 737  (((
738 738  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -742,22 +742,13 @@
742 742  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
743 743  
744 744  
745 -(% class="box warningmessage" %)
746 -(((
747 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
748 -)))
668 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
749 749  
750 -[[image:1747740258746-408.png]]
751 751  
671 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
752 752  
753 -[[image:1747740398485-927.png]]
754 754  
755 -
756 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
757 -
758 -[[image:1747733815373-706.png]]
759 -
760 -
761 -Résultat :
762 -
763 -[[image:1747740624210-211.png]]
674 +(% class="box warningmessage" %)
675 +(((
676 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
677 +)))
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