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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 22.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:26
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 08:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -3,117 +3,152 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
8 +
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
10 10  
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
11 11  
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
12 12  
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
13 13  
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
14 14  
15 -
16 -)))
17 -)))|(% style="width:300px" %)(((
18 -(% class="box" %)
19 -(((
20 -**Sommaire**
21 -)))
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
22 22  
23 -(% class="box" %)
24 -(((
25 -**Aller plus loin**
26 -)))
32 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 242px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 300px;" %)**Spécificités**|=**Exemple(s)**
33 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:242px" %)(((
34 +Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
27 27  
28 -(% class="box" %)
29 -(((
30 -**Icônes principales**
31 -)))
32 -)))
36 +Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
37 +)))|(% style="width:300px" %)(((
38 +Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
33 33  
40 +Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
41 +)))|2025.1.1
42 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:242px" %)(((
43 +Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
34 34  
45 +Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
46 +)))|(% style="width:300px" %)(((
47 +Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
35 35  
36 -= Introduction =
49 +Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
50 +)))|D 2025.1.1
51 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:242px" %)(((
52 +Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
37 37  
54 +Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
55 +)))|(% style="width:300px" %)(((
56 +Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
38 38  
39 -== Réglementation ==
58 +Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numéro
40 40  
60 +Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numéro.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables (année.0.numéro.numéro)
61 +)))|(((
62 +2011.0.35 pour un bien saisi rétrospectivement en 2011
41 41  
42 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
64 +**Ensembles complexes **saisis rétrospectivement :
43 43  
66 +2011.0.36.0 : ensemble
44 44  
45 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
68 +2011.0.36.1 : 1er bien remarquable
69 +)))
70 +|(((
71 +**Ensemble complexes affectés**
72 +)))|(% style="width:242px" %)(((
73 +Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
46 46  
47 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
75 +Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
48 48  
49 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
77 +Si biens remarquables : saisie individuelle
78 +)))|(% style="width:300px" %)(((
79 +Numéro de l’ensemble complexe : année.numéro.0
50 50  
81 +Biens remarquables : année.numéro.1, année.numéro.2...
51 51  
52 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
83 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
84 +)))|(((
85 +2011.3.0 : ensemble
53 53  
54 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
87 +2011.3.1 : 1er bien remarquable
55 55  
89 +2011.3.1 : 2eme bien remarquable
56 56  
57 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
91 +
92 +)))
93 +|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:242px" %)(((
94 +Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
58 58  
59 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
96 +Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
60 60  
98 +Si biens remarquables : saisie individuelle
99 +)))|(% style="width:300px" %)(((
100 +Numéro de l’ensemble complexe : D année.numéro.0
61 61  
62 -== Modalités pratiques ==
102 +Biens remarquables : D année.numéro.1, D année.numéro.2...
63 63  
104 +Joindre un document descriptif de l'ensemble
105 +)))|(((
106 +D 2011.1.3.0 : ensemble
64 64  
65 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
108 +D 2011.1.3.1 : 1er bien remarquable
66 66  
67 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
68 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
69 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
70 -* En conformité avec les exigences légales
110 +D 2011.1.3.2 : 2eme bien remarquable.
111 +)))
112 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:242px" %)(((
113 +Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
71 71  
72 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
115 +Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
116 +)))|(% style="width:300px" %)(((
117 +Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
118 +)))|—
119 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:242px" %)(((
120 +Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
121 +)))|(% style="width:300px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|—
73 73  
74 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
75 -
76 -
77 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
78 -
79 -
80 -(% class="box warningmessage" %)
123 +
124 +)))
125 +)))|(% style="width:300px" %)(((
126 +(% class="box" %)
81 81  (((
82 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
128 +**Sommaire**
83 83  )))
84 84  
85 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
131 +(% class="box" %)
132 +(((
133 +**Aller plus loin**
86 86  
87 -* //Table documentaire des Biens//
88 -* //Table documentaire des Entrées//
135 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
136 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
137 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
138 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
139 +)))
89 89  
90 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
91 -
92 -* //Registre des biens affectés//
93 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
94 -
95 -**Vocabulaire à proscrire :**
96 -
97 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
98 -
99 -(% class="box infomessage" %)
141 +(% class="box" %)
100 100  (((
101 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
143 +**Icônes principales**
102 102  )))
145 +)))
103 103  
104 -== Attention : le registre papier fait foi ==
105 105  
106 106  
107 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
108 108  
109 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
110 110  
111 -(% class="box warningmessage" %)
112 -(((
113 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
114 -)))
115 115  
116 -
117 117  == Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
118 118  
119 119