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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 22.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:26
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À la version 11.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,41 +1,10 @@
1 -
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
5 += **Introduction** =
8 8  
9 -(((
10 10  
11 -
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -)))
17 -)))|(% style="width:300px" %)(((
18 -(% class="box" %)
19 -(((
20 -**Sommaire**
21 -)))
22 -
23 -(% class="box" %)
24 -(((
25 -**Aller plus loin**
26 -)))
27 -
28 -(% class="box" %)
29 -(((
30 -**Icônes principales**
31 -)))
32 -)))
33 -
34 -
35 -
36 -= Introduction =
37 -
38 -
39 39  == Réglementation ==
40 40  
41 41  
... ... @@ -101,6 +101,15 @@
101 101  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
102 102  )))
103 103  
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
104 104  == Attention : le registre papier fait foi ==
105 105  
106 106  
... ... @@ -179,7 +179,7 @@
179 179  )))
180 180  
181 181  
182 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
160 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
183 183  
184 184  
185 185  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -485,28 +485,29 @@
485 485  
486 486  [[image:1747733457810-510.png]]
487 487  
466 +(% class="wikigeneratedid" %)
467 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
488 488  
489 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
469 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
490 490  
471 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
472 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
491 491  
474 +(% style="text-align: center;" %)
475 +[[image:1747733785550-908.png]]
492 492  
493 -[[image:1747734678656-824.png]]
494 494  
495 -
496 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
497 -
498 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
499 -
500 -
501 501  Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
502 502  
503 503  
504 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
481 +(% style="text-align: center;" %)
482 +[[image:1747733815373-706.png]]
505 505  
506 506  
507 507  
508 508  La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
509 509  
488 +
510 510  [[image:1747733892872-758.png]]
511 511  
512 512  
... ... @@ -530,11 +530,15 @@
530 530  = Édition des registres =
531 531  
532 532  
533 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
534 534  
535 -[[image:1747734834496-206.png]]
536 536  
515 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
537 537  
517 +
518 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
519 +
520 +
538 538  (% class="box infomessage" %)
539 539  (((
540 540  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -551,23 +551,25 @@
551 551  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
552 552  
553 553  
554 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
537 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
555 555  
556 -[[image:1747734875829-175.png]]
539 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
557 557  
558 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
559 559  
560 -[[image:1747734980868-601.png]]
542 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
561 561  
562 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
544 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
563 563  
564 -[[image:1747735028293-815.png]]
565 565  
547 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
566 566  
549 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
567 567  
551 +
552 +
568 568  Résultat :
569 569  
570 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
555 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
571 571  
572 572  
573 573  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -579,28 +579,29 @@
579 579  
580 580  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
581 581  
567 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
568 +
582 582  (% class="box successmessage" %)
583 583  (((
584 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
571 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
585 585  )))
586 586  
587 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
588 588  
575 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
576 +
589 589  (% class="box successmessage" %)
590 590  (((
591 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
579 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
592 592  )))
593 593  
594 594  
595 -[[image:1747735219379-682.png]]
583 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
596 596  
597 597  
598 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
586 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
599 599  
600 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
601 601  
602 602  
603 -
604 604  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
605 605  
606 606  
... ... @@ -620,13 +620,13 @@
620 620  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
621 621  
622 622  
623 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
609 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
624 624  
625 625  
626 -[[image:1747739157175-278.png]]
612 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
627 627  
628 628  
629 -[[image:1747739231189-417.png]]
615 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
630 630  
631 631  
632 632  
... ... @@ -633,44 +633,9 @@
633 633  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
634 634  
635 635  
636 -==== Attachement unitaire ====
622 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
637 637  
638 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
639 639  
640 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
641 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
642 -
643 -[[image:1747740793119-487.png]]
644 -
645 -
646 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
647 -
648 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
649 -
650 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
651 -
652 -* Sélectionner les notices à rattacher
653 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
654 -
655 -[[image:1747740946609-961.png]]
656 -
657 -
658 -Première association à effectuer :
659 -
660 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
661 -* Lancer le traitement
662 -
663 -[[image:1747741015186-251.png]]
664 -
665 -
666 -Seconde association à effectuer :
667 -
668 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
669 -* Lancer le traitement
670 -
671 -[[image:1747741041295-431.png]]
672 -
673 -
674 674  == Radiation du registre des dépôts ==
675 675  
676 676  
... ... @@ -679,17 +679,20 @@
679 679  
680 680  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
681 681  
682 -[[image:1747739687774-731.png]]
683 683  
634 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
684 684  
636 +
637 +
685 685  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
686 686  
687 687  
688 688  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
689 689  
690 -[[image:1747739728922-844.png]]
691 691  
644 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
692 692  
646 +
693 693  (% class="box successmessage" %)
694 694  (((
695 695  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -696,7 +696,7 @@
696 696  )))
697 697  
698 698  
699 -[[image:1747739870875-332.png]]
653 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
700 700  
701 701  
702 702  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -707,10 +707,9 @@
707 707  
708 708  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
709 709  
710 -[[image:1747739908497-919.png]]
711 711  
665 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
712 712  
713 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
714 714  
715 715  
716 716  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -718,21 +718,21 @@
718 718  
719 719  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
720 720  
721 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
722 722  
675 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
723 723  
724 -[[image:1747740027614-948.png]]
725 725  
678 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
726 726  
727 -[[image:1747740075472-359.png]]
728 728  
681 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
729 729  
683 +
730 730  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
731 731  
686 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
732 732  
733 -[[image:1747740216286-288.png]]
734 734  
735 -
736 736  (% class="box warningmessage" %)
737 737  (((
738 738  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -742,22 +742,13 @@
742 742  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
743 743  
744 744  
745 -(% class="box warningmessage" %)
746 -(((
747 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
748 -)))
698 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
749 749  
750 -[[image:1747740258746-408.png]]
751 751  
701 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
752 752  
753 -[[image:1747740398485-927.png]]
754 754  
755 -
756 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
757 -
758 -[[image:1747733815373-706.png]]
759 -
760 -
761 -Résultat :
762 -
763 -[[image:1747740624210-211.png]]
704 +(% class="box warningmessage" %)
705 +(((
706 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
707 +)))
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