Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+Gérer les registres réglementaires

Contenu

@@ -1,244 +1,250 @@
--{{box title="**Sommaire**"}}
--{{toc depth="1"/}}
--{{/box}}
++
--= Introduction =
--
--
--== Réglementation ==
--
--
--La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
--
--
--Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
--
--[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--
--Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
--
--
--L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
--
--Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
--
--
--L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
--
--[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
--
--
--== Modalités pratiques ==
--
--
--Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
--
--* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
--* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
--* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
--* En conformité avec les exigences légales
--
--Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
--
--Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
--
--
--L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++|(% style="width:840px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
--)))
++En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
++Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
--**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
--
--* //Table documentaire des Biens//
--* //Table documentaire des Entrées//
--
--**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
--
--* //Registre des biens affectés//
--* //Registre de biens reçus en dépôt//
--
--**Vocabulaire à proscrire :**
--
--* // Registre des entrées : il prête à confusion//
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
++Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
  )))
--== Attention : le registre papier fait foi ==
--
--
--Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
--
--Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
--
--(% class="box warningmessage" %)
  (((
--//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
--)))
++= Cadre légal et normes applicables aux registres =
++La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
--== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
++(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
++|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
++|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
++|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
++= Principes de fonctionnement dans Flora =
--=== Nouvelles acquisitions ===
++* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
++* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
++* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
++* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
++* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
++= Grilles de saisie à utiliser =
--La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
++Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
--L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
++* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
++* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
++* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
++**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
++(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
++|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
++|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
++|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
++|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
++|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
++|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
++|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
++|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
++|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--=== Inventaire rétrospectifs ===
++[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
++[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
--
--//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
++= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
++La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
++Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
++Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
--Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille** Registre - Acquisition **
++Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
++- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2025.1
--S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
++Bien : 2025.1.1
++)))
++|(((
++**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
++)))|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Registre - Acquisition**
--* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
--* le numéro de lot : 0
--* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
++Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
--//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
++Si biens remarquables : saisie individuelle
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
++- Joindre un document descriptif
++- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
--[[image:1747723638621-244.png]]
++- Numérotation :
++• Ensemble : année.numérolot.0
++• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2011.3
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
++Ensemble : 2011.3.0
++1er bien : 2011.3.1
++2eme bien : 2011.3.2
--[[image:1747723844014-278.png]]
++
++)))
++|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
++Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
++)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
++- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : D2025.1
--
--L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
--Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
--A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
++Bien : D2025.1.1
  )))
++|(((
++**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
++
++)))|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Registre - Dépôt**
--==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
++Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
++Si biens remarquables : saisie individuelle
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Saisie immédiate ou différée
++- Joindre un document descriptif
--Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
++- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
++- Numérotation :
++• Ensemble : Dannée.numérolot.0
++• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : D2011.1
++Ensemble : D2011.1.0
--=== Récolement décennal ===
++1er bien : D2011.1.1
++2eme bien : D2011.1.2
++)))
++|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
--**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
++Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
++)))|(% style="width:302px" %)(((
++- Entrée liée : année.0
++Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
--Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
--Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
++- Numérotation biens :
++• Bien simple : année.0.numérobien
++• Ensemble : année.0.numérolot.0
++• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
++)))|(% style="width:257px" %)(((
++Entrée : 2011.0
--Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
++Bien : 2011.0.35
--=== Ensembles complexes ===
++**Ensembles complexes **:
++Entrée : 2011.0
--Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
++Ensemble : 2011.0.36.0
--Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
++Bien remarquable : 2011.0.36.1
  )))
++|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
++Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
++)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
++- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
++|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
++Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
++)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
++= Champs obligatoires pour le registre =
--* 2011.0.1               bien simple
--* 2011.0.2               bien simple
--* 2011.0.3.0           ensemble complexe
--* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
--* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
--* 2011.0.4               bien simple
--* 2011.0.5.0           ensemble complexe
--* etc.
++La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
++Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
--= Saisie des données nécessaires au registres =
++En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
++* **néant **: en l’absence avérée d’information,
++* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--== Champs obligatoires en saisie ==
++== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
--
--Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
--)))
--
--En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
--
--Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
--
--**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
--
--* Mode acquisition (thésaurus)
--* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
++* Mode d’acquisition (thésaurus)
++* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
  * Référence de l’acte
--* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
--* Mention des concours publics (liste de contrôle)
++* Date de l’acte d’acquisition
++* Mention des concours publics (AS / ANS)
--**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
++== Champs obligatoires dans la table Biens ==
  * Numéro d’inventaire
--* Date d’affectation
--* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
--* Prix d’achat
++* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
  * Domaine (thésaurus)
  * Dénomination (thésaurus)
  * Matières/techniques (thésaurus)
  * Dimensions
--* Type d’inscriptions (thésaurus)
--* Date du constat état (assistant datation)
--* État de conservation (liste de contrôle)
++* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
++* Prix d’achat
++* Inscriptions (thésaurus)
++* Constat d’état initial (date + état de conservation)
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--(% style="text-align: center;" %)
--//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
  )))
--Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
++
++
++
++
++
  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==

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