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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:04
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/20 15:44
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Mettre à jour les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,732 +1,431 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
4 4  
5 -= Introduction =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +La gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
6 6  
9 +Qu’il s’agisse :
7 7  
8 -== Réglementation ==
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
9 9  
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
10 10  
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 -(((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
52 52  )))
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 -
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
58 -
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 -
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 -
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
65 -
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 -
68 -(% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 -)))
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
72 72  
73 -== Attention : le registre papier fait foi ==
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
74 74  
75 -
76 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
77 -
78 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
79 -
80 -(% class="box warningmessage" %)
81 -(((
82 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
83 83  )))
84 84  
32 += Exploiter les outils de Flora =
85 85  
86 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
34 +== Connaître les règles de base ==
87 87  
36 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
37 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
38 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
39 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
40 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
88 88  
89 -=== Nouvelles acquisitions ===
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
90 90  
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
91 91  
92 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
93 93  
94 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
48 +Ces grilles dédiées :
95 95  
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
96 96  
97 97  (% class="box infomessage" %)
98 98  (((
99 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
57 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
100 100  )))
101 101  
60 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 -=== Inventaire rétrospectifs ===
104 104  
63 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
107 107  
108 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
109 -
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
110 110  
111 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
112 112  
113 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
114 114  
115 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
116 -
117 -
118 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
119 -
120 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
121 -* le numéro de lot : 0
122 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
123 -
124 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
125 -
126 -
127 -[[image:1747723638621-244.png]]
128 -
129 -(% style="text-align: center;" %)
130 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
131 -
132 -
133 -
134 -[[image:1747723844014-278.png]]
135 -
136 -(% style="text-align: center;" %)
137 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
138 -
139 -
140 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
141 -
142 -
143 -(% class="box infomessage" %)
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
78 +)))
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
81 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
83 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
144 144  (((
145 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
146 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
147 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
86 +
148 148  )))
149 149  
89 +(((
90 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
150 150  
151 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
92 +- Joindre un document descriptif
152 152  
94 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 +)))
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
153 153  
154 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
99 +
100 +)))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
102 +Ensemble : 2011.3.0
155 155  
104 +1er bien : 2011.3.1
156 156  
157 -=== Récolement décennal ===
106 +2eme bien : 2011.3.2
107 +)))
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
110 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
113 +Entrée : D2025.1
114 +)))
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
158 158  
119 +
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
123 +- Saisie immédiate ou différée
124 +- Joindre un document descriptif
159 159  
160 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
126 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
128 +Entrée : D2011.1
129 +)))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
131 +Ensemble : D2011.1.0
161 161  
162 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
133 +1er bien : D2011.1.1
163 163  
164 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
165 -
166 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
167 -
168 -
169 -=== Ensembles complexes ===
170 -
171 -
172 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
173 -
174 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
175 -
176 -(% class="box successmessage" %)
177 -(((
178 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
135 +2eme bien : D2011.1.2
179 179  )))
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
139 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
141 +Entrée : 2011.0
142 +
143 +)))
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
146 +Ensemble : 2011.0.36.0
147 +)))
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
149 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
153 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
180 180  
181 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
156 +== Garantir la complétude des données ==
182 182  
183 -* 2011.0.1               bien simple
184 -* 2011.0.2               bien simple
185 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
186 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
187 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
188 -* 2011.0.4               bien simple
189 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
190 -* etc.
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
191 191  
192 -= Saisie des données nécessaires au registres =
160 +En cas d’information absente :
193 193  
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
194 194  
195 -== Champs obligatoires en saisie ==
165 +=== Table Entrées ===
196 196  
197 -
198 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
199 -
200 -(% class="box warningmessage" %)
201 -(((
202 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
203 -)))
204 -
205 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
206 -
207 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
208 -
209 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
210 -
211 -* Mode acquisition (thésaurus)
212 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
167 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
168 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
213 213  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
214 214  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
215 215  * Référence de l’acte
216 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
217 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
172 +* Date de l’acte d’acquisition
173 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
218 218  
219 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
175 +=== Table Biens ===
220 220  
177 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
178 +
221 221  * Numéro d’inventaire
222 -* Date d’affectation
223 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
224 -* Prix d’achat
180 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
225 225  * Domaine (thésaurus)
226 226  * Dénomination (thésaurus)
227 227  * Matières/techniques (thésaurus)
228 228  * Dimensions
229 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
230 -* Date du constat état (assistant datation)
231 -* État de conservation (liste de contrôle)
185 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
186 +* Prix d’achat
187 +* Inscriptions (thésaurus)
188 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
232 232  
233 -(% class="box infomessage" %)
234 -(((
235 -(% style="text-align: center;" %)
236 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
237 -)))
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
238 238  
239 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
240 240  
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
241 241  
242 -== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
196 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
243 243  
244 -
245 -=== Entrées : nouvelle acquisition ===
246 -
247 -
248 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
249 -
250 -
251 -[[image:1747723969669-261.png]]
252 -
253 -(% style="text-align: center;" %)
254 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
255 -
256 -
257 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
258 -
259 -
260 -[[image:1747724102358-210.png]]
261 -
262 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
263 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
264 -
265 -
266 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
267 267  (((
268 -(% style="text-align: left;" %)
269 -//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
270 270  )))
271 271  
203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 272  
273 -=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
205 +== Terminer la saisie de chaque notice ==
274 274  
207 +(((
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
275 275  
276 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
277 277  
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
278 278  
279 -[[image:1747724180433-782.png]]
280 280  
281 -(% style="text-align: center;" %)
282 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
283 283  
219 +
220 +)))
284 284  
285 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
286 -
287 -Renseigner, à minima, le statut juridique.
288 -
289 -
290 -[[image:1747724251875-618.png]]
291 -
292 -(% style="text-align: center;" %)
293 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
294 -
295 -
296 -(% class="box infomessage" %)
297 297  (((
298 -//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
223 +
299 299  )))
300 300  
226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -=== Biens ===
303 303  
229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
306 306  
233 +=== Valider la saisie ===
307 307  
308 -[[image:1747724329047-588.png]]
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
309 309  
310 -(% style="text-align: center;" %)
311 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
312 312  
240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
315 315  
243 +=== Refuser la saisie ===
316 316  
317 -(% class="box infomessage" %)
318 -(((
319 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
320 -)))
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
321 321  
322 -[[image:1747724385543-970.png]]
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
323 323  
324 -(% style="text-align: center;" %)
325 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 326  
327 -
328 -(% class="box warningmessage" %)
329 329  (((
330 -//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
254 +
331 331  )))
332 332  
333 -
334 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
335 -
336 -Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
337 -
338 -
339 -[[image:1747725032932-364.png]]
340 -
341 -
342 -=== Biens : Ensembles complexes ===
343 -
344 -
345 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
346 -
347 -
348 -[[image:1747725129124-544.png]]
349 -
350 -
351 -La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
352 -
353 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
354 -
355 -
356 -[[image:1747725362450-684.png]]
357 -
358 -
359 -(% class="box infomessage" %)
360 360  (((
361 -//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362 362  )))
363 363  
364 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
365 365  
366 -[[image:1747725317402-667.png]]
262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 368  
369 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
265 +== Lancer l’intégration au registre ==
370 370  
371 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
372 372  
269 +(((
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
373 373  
374 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
375 375  
376 376  
377 -=== Entrée ===
378 378  
379 -
380 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
381 -
382 -
383 -[[image:1747725797202-722.png]]
384 -
385 -
386 -=== Biens ===
387 -
388 -
389 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
390 -
391 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
392 -
393 -
394 -[[image:1747725926983-893.png]]
395 -
396 -
397 -
398 -[[image:1747727404840-527.png]]
399 -
400 -
401 -= Intégration des notices biens au registre =
402 -
403 -
404 -=== Validation de la saisie d'un Bien ===
405 -
406 -
407 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
408 -
409 -
410 -[[image:1747732762213-559.png]]
411 -
412 -
413 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
414 -
415 415  (% class="box infomessage" %)
416 416  (((
417 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
418 -
419 -* Avis des instances scientifiques
420 -* Prix
421 -* Inscriptions
422 -* Constat d’état initial
423 -
424 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
425 -
426 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
427 427  )))
284 +)))
428 428  
429 -[[image:1747732693654-638.png]]
286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 430  
431 431  
432 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
433 433  
434 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
437 437  
294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
438 438  
439 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 440  
441 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
442 442  
299 +== Confirmer l’intégration ==
443 443  
444 -[[image:1747733244856-550.png]]
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
445 445  
446 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
447 -.
448 448  
449 -[[image:1747733341634-347.png]]
450 450  
451 -(% class="wikigeneratedid" %)
452 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
454 454  
455 -[[image:1747733457810-510.png]]
310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 456  
457 457  
458 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 460  
316 += Consulter et éditer les registres =
461 461  
462 -[[image:1747734678656-824.png]]
318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
463 463  
320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
464 464  
465 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
322 +== Consulter le registre ==
466 466  
467 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 +1. (((
326 +Renseignez les critères de filtrage :
468 468  
469 -
470 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
471 -
472 -
473 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
474 -
475 -
476 -
477 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
478 -
479 -[[image:1747733892872-758.png]]
480 -
481 -
482 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
483 -
484 -[[image:1747733938343-251.png]]
485 -
486 -(% class="box warningmessage" %)
487 -(((
488 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
328 +* **Année d’inscription au registre**
329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
489 489  )))
332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
490 490  
491 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
492 492  
493 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
494 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
336 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 495  
496 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
497 497  
339 +== Éditer le registre ==
498 498  
499 -= Édition des registres =
341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
500 500  
343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
501 501  
502 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
503 -
504 -[[image:1747734834496-206.png]]
505 -
506 -
507 507  (% class="box infomessage" %)
508 508  (((
509 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
510 510  )))
511 511  
512 -Il est possible de sélectionner :
353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +)))
513 513  
514 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
515 -* L’année d'inscription au registre
516 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
517 517  
518 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
519 519  
520 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
521 521  
522 522  
523 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
360 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 524  
525 -[[image:1747734875829-175.png]]
526 526  
527 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
363 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
528 528  
529 -[[image:1747734980868-601.png]]
530 530  
531 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
366 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 532  
533 -[[image:1747735028293-815.png]]
534 534  
369 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
535 535  
371 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
536 536  
537 -Résultat :
373 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
374 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
538 538  
539 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
376 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 540  
541 -
542 -(% class="wikigeneratedid" %)
543 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
544 -
545 -
546 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
547 -
548 -
549 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
550 -
551 -(% class="box successmessage" %)
552 -(((
553 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
378 +
554 554  )))
555 555  
556 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
557 -
558 -(% class="box successmessage" %)
559 559  (((
560 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
561 -)))
382 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 562  
563 -
564 -[[image:1747735219379-682.png]]
565 -
566 -
567 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
568 -
569 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
570 -
571 -
572 -
573 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
574 -
575 -
576 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
577 -
578 -(% class="box successmessage" %)
579 -(((
580 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
384 +
581 581  )))
582 -
583 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
584 -
585 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
586 -* Radier le bien du registre des dépôts
587 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
588 -
589 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
590 -
591 -
592 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
593 -
594 -
595 -[[image:1747739157175-278.png]]
596 -
597 -
598 -[[image:1747739231189-417.png]]
599 -
600 -
601 -
602 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
603 -
604 -
605 -==== Attachement unitaire ====
606 -
607 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
608 -
609 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
610 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
611 -
612 -[[image:1747740793119-487.png]]
613 -
614 -
615 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
616 -
617 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
618 -
619 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
620 -
621 -* Sélectionner les notices à rattacher
622 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
623 -
624 -[[image:1747740946609-961.png]]
625 -
626 -
627 -Première association à effectuer :
628 -
629 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
630 -* Lancer le traitement
631 -
632 -[[image:1747741015186-251.png]]
633 -
634 -
635 -Seconde association à effectuer :
636 -
637 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
638 -* Lancer le traitement
639 -
640 -[[image:1747741041295-431.png]]
641 -
642 -
643 -== Radiation du registre des dépôts ==
644 -
645 -
646 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
647 -
648 -
649 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
650 -
651 -[[image:1747739687774-731.png]]
652 -
653 -
654 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
655 -
656 -
657 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
658 -
659 -[[image:1747739728922-844.png]]
660 -
661 -
662 -(% class="box successmessage" %)
386 +)))|(% style="width:300px" %)(((
387 +(% class="box" %)
663 663  (((
664 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
665 -)))
389 +**Sommaire**
666 666  
667 -
668 -[[image:1747739870875-332.png]]
669 -
670 -
671 -(% class="box warningmessage" %)
672 -(((
673 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
391 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
674 674  )))
675 675  
676 -
677 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
678 -
679 -[[image:1747739908497-919.png]]
680 -
681 -
682 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
683 -
684 -
685 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
686 -
687 -
688 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
689 -
690 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
691 -
692 -
693 -[[image:1747740027614-948.png]]
694 -
695 -
696 -[[image:1747740075472-359.png]]
697 -
698 -
699 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
700 -
701 -
702 -[[image:1747740216286-288.png]]
703 -
704 -
705 -(% class="box warningmessage" %)
394 +(% class="box" %)
706 706  (((
707 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
396 +**Aller plus loin***
397 +
398 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
399 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
400 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
401 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
402 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
403 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
404 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
708 708  )))
709 709  
710 -
711 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
712 -
713 -
714 -(% class="box warningmessage" %)
407 +(% class="box" %)
715 715  (((
716 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
409 +**Icônes principales**
410 +
411 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
412 +
413 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
414 +
415 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
416 +
417 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
418 +
419 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
424 +
425 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
426 +
427 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
717 717  )))
429 +)))
718 718  
719 -[[image:1747740258746-408.png]]
720 -
721 -
722 -[[image:1747740398485-927.png]]
723 -
724 -
725 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
726 -
727 -[[image:1747733815373-706.png]]
728 -
729 -
730 -Résultat :
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