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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 21.3
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:04
Commentaire de modification : Update document after refactoring.
À la version 12.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -= Introduction =
5 += **Introduction** =
6 6  
7 7  
8 8  == Réglementation ==
... ... @@ -70,6 +70,16 @@
70 70  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 71  )))
72 72  
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
73 73  == Attention : le registre papier fait foi ==
74 74  
75 75  
... ... @@ -148,7 +148,7 @@
148 148  )))
149 149  
150 150  
151 -==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
161 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
152 152  
153 153  
154 154  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -499,11 +499,15 @@
499 499  = Édition des registres =
500 500  
501 501  
502 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
503 503  
504 -[[image:1747734834496-206.png]]
505 505  
515 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
506 506  
517 +
518 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
519 +
520 +
507 507  (% class="box infomessage" %)
508 508  (((
509 509  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -520,23 +520,25 @@
520 520  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
521 521  
522 522  
523 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
537 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
524 524  
525 -[[image:1747734875829-175.png]]
539 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
526 526  
527 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
528 528  
529 -[[image:1747734980868-601.png]]
542 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
530 530  
531 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
544 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
532 532  
533 -[[image:1747735028293-815.png]]
534 534  
547 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
535 535  
549 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
536 536  
551 +
552 +
537 537  Résultat :
538 538  
539 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
555 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
540 540  
541 541  
542 542  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -548,28 +548,29 @@
548 548  
549 549  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
550 550  
567 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
568 +
551 551  (% class="box successmessage" %)
552 552  (((
553 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
571 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
554 554  )))
555 555  
556 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
557 557  
575 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
576 +
558 558  (% class="box successmessage" %)
559 559  (((
560 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
579 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
561 561  )))
562 562  
563 563  
564 -[[image:1747735219379-682.png]]
583 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
565 565  
566 566  
567 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
586 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
568 568  
569 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
570 570  
571 571  
572 -
573 573  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
574 574  
575 575  
... ... @@ -589,13 +589,13 @@
589 589  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
590 590  
591 591  
592 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
609 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
593 593  
594 594  
595 -[[image:1747739157175-278.png]]
612 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
596 596  
597 597  
598 -[[image:1747739231189-417.png]]
615 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
599 599  
600 600  
601 601  
... ... @@ -602,44 +602,9 @@
602 602  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
603 603  
604 604  
605 -==== Attachement unitaire ====
622 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
606 606  
607 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
608 608  
609 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
610 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
611 -
612 -[[image:1747740793119-487.png]]
613 -
614 -
615 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
616 -
617 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
618 -
619 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
620 -
621 -* Sélectionner les notices à rattacher
622 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
623 -
624 -[[image:1747740946609-961.png]]
625 -
626 -
627 -Première association à effectuer :
628 -
629 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
630 -* Lancer le traitement
631 -
632 -[[image:1747741015186-251.png]]
633 -
634 -
635 -Seconde association à effectuer :
636 -
637 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
638 -* Lancer le traitement
639 -
640 -[[image:1747741041295-431.png]]
641 -
642 -
643 643  == Radiation du registre des dépôts ==
644 644  
645 645  
... ... @@ -648,17 +648,20 @@
648 648  
649 649  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
650 650  
651 -[[image:1747739687774-731.png]]
652 652  
634 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
653 653  
636 +
637 +
654 654  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
655 655  
656 656  
657 657  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
658 658  
659 -[[image:1747739728922-844.png]]
660 660  
644 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
661 661  
646 +
662 662  (% class="box successmessage" %)
663 663  (((
664 664  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -665,7 +665,7 @@
665 665  )))
666 666  
667 667  
668 -[[image:1747739870875-332.png]]
653 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
669 669  
670 670  
671 671  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -676,10 +676,9 @@
676 676  
677 677  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
678 678  
679 -[[image:1747739908497-919.png]]
680 680  
665 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
681 681  
682 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
683 683  
684 684  
685 685  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -687,21 +687,21 @@
687 687  
688 688  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
689 689  
690 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
691 691  
675 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
692 692  
693 -[[image:1747740027614-948.png]]
694 694  
678 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
695 695  
696 -[[image:1747740075472-359.png]]
697 697  
681 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
698 698  
683 +
699 699  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
700 700  
686 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
701 701  
702 -[[image:1747740216286-288.png]]
703 703  
704 -
705 705  (% class="box warningmessage" %)
706 706  (((
707 707  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -711,22 +711,13 @@
711 711  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
712 712  
713 713  
714 -(% class="box warningmessage" %)
715 -(((
716 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
717 -)))
698 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
718 718  
719 -[[image:1747740258746-408.png]]
720 720  
701 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
721 721  
722 -[[image:1747740398485-927.png]]
723 723  
724 -
725 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
726 -
727 -[[image:1747733815373-706.png]]
728 -
729 -
730 -Résultat :
731 -
732 -[[image:1747740624210-211.png]]
704 +(% class="box warningmessage" %)
705 +(((
706 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
707 +)))
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